Qu'est-ce que le propriétaire peut retenir sur la caution ?

Le propriétaire peut retenir tout ou partie de la somme du dépôt de garantie au départ du locataire lorsque ce dernier a manqué à ses obligations et uniquement sur justificatifs.

Comment fonctionne le dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie, que l'on appelle aussi caution, constitue une somme d'argent versée par le locataire au propriétaire bailleur au moment de la signature du contrat de bail. Ce montant est encaissé et conservé durant toute la durée de la location par le propriétaire. Il est destiné à couvrir les éventuels loyers et charges impayés par le locataire au moment de son départ ou des éventuelles dégradations dans le logement.

👉 Notez que le dépôt de garantie peut en réalité être versé par le locataire, mais également par un tiers, à savoir le FSL (Fonds de solidarité pour le logement) ou Action Logement, dans le cadre d'un accompagnement pour les locataires jeunes et/ou modestes, lorsqu'un dossier a été déposé et que la demande d'aide a été validée par les différents organismes. Comme cité précédemment, le dépôt de garantie doit pallier d'éventuelles défaillances de la part du locataire, à savoir :

• les loyers ou charges impayés constatés au moment du départ du locataire ;
• des dégradations dans le logement qui engendrent des frais de réparation ;
• un défaut d'entretien du logement, puisque le locataire doit se charger de l'entretien courant durant toute la location.

Et enfin, le terme « caution » est souvent utilisé à tort à la place de « dépôt de garantie ». La caution désigne un garant, tandis que le dépôt est une somme versée par le locataire pour couvrir d’éventuels impayés ou dégradations.

Combien de caution pour une location ?

Si tous les propriétaires demandent un dépôt de garantie pour assurer leur sécurité durant la location, cette somme est néanmoins encadrée et ne peut pas être fixée arbitrairement. Le montant doit d'ailleurs être inscrit dans le contrat de bail et il est calculé différemment selon le type de bail.

Type de location	Montant maximum du dépôt de garantie	Révision possible
Location vide	1 mois de loyer hors charges	❌ Non, ni en cours ni au renouvellement
Location meublée	1 à 2 mois de loyers hors charges	❌ Non, versé une seule fois

La retenue pour la remise en état du logement

L'état des lieux va donc servir, selon le cas, soit au locataire pour justifier qu'il rend le logement en bon état d'entretien, soit au propriétaire pour justifier du mauvais état du logement, notamment par des photos dans un premier temps. Pour justifier de l'état du logement loué à l'entrée dans les lieux comme à la sortie du locataire, des états des lieux sont établis par le bailleur et le locataire.

👉 L'entretien du logement par le locataire

Le locataire doit prendre à sa charge l'entretien courant du logement, des équipements mentionnés au contrat, les menues réparations ainsi que l'ensemble des réparations locatives (par exemple : le graissage des serrures et des gonds, les menus raccords de peinture ou de tapisserie, le remplacement des joints des robinets et des canalisations d'eau, le nettoyage des dépôts de calcaire, le remplacement des flexibles de douches si besoin...). La liste de ces réparations est fixée par le décret n° 87-712 du 26 août 1987. Cette liste est indicative mais pas limitative.

Le locataire doit par ailleurs réparer les dégâts qu'il aurait causés, comme des trous de cigarette dans la moquette, un papier peint arraché, une vitre cassée...

Si le logement est équipé d'une chaudière individuelle alimentée par des combustibles gazeux, liquides ou solides (gaz, fioul, bois, granulés, charbon, etc.), le locataire doit faire faire un contrôle et un entretien annuels par un professionnel qualifié.

👉 Un état des lieux de sortie pour justifier des dégradations

C'est en comparant le document de l'état des lieux d'entrée avec l'état des lieux de sortie que le bailleur peut mettre en évidence les éventuelles dégradations dont la réparation incombe au locataire. Si le locataire a entretenu le logement et procédé aux réparations courantes pendant qu'il était locataire, l'état des lieux de sortie va lui permettre de démontrer qu'il l'a rendu en bon état d'entretien et de réparations.

Les dégradations imputables à la vétusté, c'est-à-dire à l'usure normale du temps, sont à la charge du bailleur. Si, par exemple, un logement est loué avec des peintures refaites à neuf et que le locataire le quitte au bout de huit ans, à son départ, la remise à neuf des peintures normalement usées par le temps est à la charge exclusive du propriétaire.

👉 Des factures ou devis pour justifier du montant des travaux

Une fois les dégradations inscrites sur l'état des lieux de sortie, le propriétaire va procéder à leur réparation. Pour pouvoir retenir une somme sur le dépôt de garantie, il doit pouvoir justifier du montant par la production d'un devis ou d'une facture, soit de l'artisan ayant réalisé les travaux, soit des matériaux qu'il a lui-même utilisés pour la remise en état.

👉 Retenue sur le dépôt de garantie : devis ou facture ?

Cette question fait toujours débat et les décisions de justice sont mitigées sur ce point. Cependant, une réponse ministérielle datant de 2010 précise que « la loi ne prévoit pas que le bailleur doit être en mesure de produire des factures pour justifier la réalisation des travaux. »

Pour éviter les discussions et si le propriétaire est en mesure de le faire, il lui est conseillé de produire une facture, mais le locataire ne peut cependant pas le lui imposer.

Le bailleur peut-il déduire toute la facture ?

• ✅ Oui, s'il s'agit d'une réparation ou de l'entretien d'un équipement que le locataire aurait négligé de faire.
• ❌ Non, s'il faut remplacer l'élément dégradé (moquettes, papiers peints, robinets, par exemple), car le propriétaire ne peut facturer au locataire une valeur à neuf. Le propriétaire doit tenir compte de la vétusté, souvent évaluée au bon sens, mais il peut aussi s’appuyer sur une grille pour plus d’objectivité.

Opter pour une grille de vétusté

L'intérêt ? C'est de vous permettre de limiter les hésitations pour apprécier la vétusté. Vous pourrez ainsi évaluer facilement la quote-part pouvant être retenue sur le dépôt de garantie pour les travaux à réaliser au départ du locataire.

🙋‍♀️ Il n'existe pas de grille officielle de vétusté à laquelle on doit se référer, mais il y a la possibilité d'en choisir une parmi les différentes grilles de vétusté ayant fait l'objet d'un accord collectif de location. Vous pouvez aussi opter pour la grille de vétusté proposée par PAP.

Élément	Durée de vie moyenne
Peintures et tapisseries	Environ 10 ans
Moquettes	Environ 8 ans
Petit électroménager	Environ 5 ans
Gros électroménager / mobilier	Environ 8 ans

Et si le logement est rendu très sale ?

C'est une appréciation qui reste très subjective. Et la première étape consiste à faire apparaître clairement sur l'état des lieux de sortie que le logement a été rendu très sale. Ensuite, le bailleur doit faire appel à un professionnel pour faire le ménage, puisqu'il lui faut une facture. Par conséquent, si le bailleur décide de retrousser ses manches et de s'en occuper lui-même, il ne pourra retenir que... les produits ménagers et non le temps passé !

La retenue pour les charges locatives

Lorsque les charges sont au réel et que le locataire quitte le logement alors que le propriétaire ne dispose pas de l'arrêté annuel des comptes du syndic, le bailleur a la possibilité de conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie dans l'attente de la régularisation annuelle des charges. La retenue dépend cependant du type de charges prévu au bail.

🏠 En location vide : les charges sont au réel

Il s'agit toujours de charges au réel, car il n'est pas possible de prévoir de forfait de charges pour ce type de location, sauf en cas de colocation pour les contrats de location signés depuis le 27 mars 2014. Le locataire verse une provision de charges chaque mois. C'est un montant fixe estimé par le bailleur selon la quote-part des charges dites « récupérables ». Il s'agit des charges liées à l'utilisation du logement qui ne concernent que les seules dépenses profitant directement au locataire. La liste de ces charges est fixée par le décret du 26 août 1987 et le bailleur doit estimer le montant de la provision de charges à partir de cette liste.

La régularisation des charges est annuelle

Une fois par an, le propriétaire doit effectuer la régularisation des charges, c'est-à-dire le décompte précis par catégories de charges. Pour les logements situés en copropriété, c'est à l'occasion de l'arrêté des comptes de la copropriété par le syndic que le propriétaire peut procéder à son tour au décompte des charges récupérables auprès de son locataire.

Une retenue de charges est possible

Or, la plupart du temps, le locataire quitte le logement avant que l'arrêté des comptes de charges de copropriété n'ait eu lieu. C'est dans cette attente que le propriétaire est autorisé à conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie.

Par conséquent, dans les immeubles collectifs, la plupart des locataires, même à jour du paiement de leurs loyers et charges, ne récupèrent pas l'intégralité de leur dépôt de garantie à la date butoir prévue pour sa restitution. Le propriétaire fait les comptes quelques mois plus tard, lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a approuvé les comptes annuels de la copropriété. Il restitue alors, le cas échéant, le solde de son dépôt de garantie au locataire, dans le mois qui suit cet arrêté annuel des comptes de l'immeuble.

👉 La retenue de 20 % est un maximum, le propriétaire peut donc retenir moins, car le montant retenu doit être adapté. Le propriétaire doit tenir compte du nombre de mois pour lesquels la régularisation reste à effectuer et de la régularisation des années précédentes. Il doit donc adapter le montant retenu à l'arriéré éventuel de charges qu'il estime. Si les provisions se sont avérées suffisantes, voire excessives, l'année précédente, il est inutile de retenir un montant élevé !

Une fois l'arrêté annuel des comptes effectué par le syndic, le propriétaire doit procéder à la régularisation définitive des charges de son logement dans le mois qui suit et restituer le solde du dépôt de garantie à son locataire.

🪑 En location meublée

Tout dépend du type de charges qui a été convenu dans le bail, car en location meublée, l'option se fait à la signature du contrat : soit pour des charges forfaitaires, soit pour des provisions de charges.

👉 Les charges au réel

Si vous avez prévu des provisions, la règle est la même qu'en location vide : le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu'à la régularisation annuelle des charges de l'immeuble par le syndic.

Les règles de restitution du dépôt de garantie sont alignées sur celles de la location vide avec la loi Alur, pour les contrats de location meublée. Le propriétaire a la possibilité d'effectuer une retenue partielle (20 % maximum), si cela est justifié, jusqu'à l'arrêté des comptes annuels par le syndic.

👉 Les charges forfaitaires

En revanche, si vous avez opté pour des charges forfaitaires, celles-ci ne donnant pas lieu à régularisation, il n'y a donc pas de possibilité pour le bailleur de conserver une quote-part du dépôt de garantie au départ du locataire en attendant la régularisation annuelle. Quel que soit le montant de charges réellement supporté par le bailleur, celui-ci ne pourra rien réclamer au locataire, puisque, par définition, le forfait est sensé recouvrir toutes les charges récupérables.

Peut-on récupérer le dépôt de garantie ?

Lorsque le locataire n'a aucune dette locative envers le propriétaire et qu'aucune dégradation ni négligence ne sont observées dans le logement, le dépôt de garantie est restitué au locataire, et ce cas constitue la majorité des cas. Sachez que pour pouvoir retenir tout ou partie de cette somme, le propriétaire doit appuyer cette retenue et fournir des justificatifs comme des photos des dégradations. En l'absence de justificatifs, il est dans l'obligation de restituer la somme au locataire.

Le dépôt de garantie peut être restitué en main propre ou par virement bancaire, et si le logement loué a été vendu en cours de bail et qu'un nouveau propriétaire a pris le relai de la location, ce nouveau propriétaire doit lui-même restituer la somme.

Dépôt de garantie : que se passe-t-il en cas de désaccord ?

Il peut arriver que des désaccords, voire des litiges, s'immiscent entre le propriétaire et le locataire au sujet de la restitution ou non du dépôt de garantie.

Le locataire peut notamment contester la retenue du dépôt de garantie si celle-ci n'est pas appuyée par des justificatifs tels que des photos, idem lorsque le propriétaire demande une rallonge du dépôt de garantie pour pallier des négligences, sans motiver cette demande.

👉 Enfin, le dépôt de garantie ne doit couvrir que les dépenses liées aux réparations locatives et aux dettes locatives. Toute demande pour un autre motif est illégitime et peut être contestée.

Lorsque le litige s'enlise, il est possible dans un premier temps de saisir la commission départementale de conciliation ou le conciliateur de justice pour commencer. Ils vont agir comme des médiateurs et essayer de trouver un terrain d'entente ainsi qu'une solution avant d'envisager le recours au juge.

🙋‍♀️ Si la commission ou le conciliateur de justice échouent et qu'aucune solution n'est trouvée, le locataire peut saisir le juge des contentieux de la protection au sein du tribunal judiciaire. Le locataire dispose d'un délai maximal de 3 ans à partir du jour de versement du dépôt de garantie. C'est alors le juge qui tranchera définitivement le litige.