Charges locatives : locataire, propriétaire, qui paie quoi ? 

Quelles sont les charges imputables au locataire ?

D'une manière générale, le locataire est responsable de l'entretien et des menues réparations du logement alors que le propriétaire doit supporter les réparations plus importantes. Cette règle concerne le logement proprement dit. Ainsi, s'il faut remplacer le joint d'un robinet, c'est le locataire qui doit s'en charger. Si, en revanche, il faut changer le robinet, c'est au propriétaire de s'en occuper. Dans le contrat de location, le bailleur inscrit :

• d'une par le loyer « hors charges » ;
• et d'autre part le montant des charges dites « récupérables » sur le locataire. 

🏢 Les charges locatives en copropriété

À partir du moment où le logement est situé dans un immeuble collectif, qu'en est-il des dépenses concernant les parties communes (cage d'escalier, espaces verts, etc.) ? Car, dans la plupart des cas, les logements se situent dans des immeubles collectifs, en copropriété. Dans ces cas, l'entretien et les réparations des parties communes sont prises en charge par le syndic. Les dépenses correspondantes sont facturées au propriétaire, en fonction de sa quote-part de charges de copropriété.

Or, certaines dépenses sont relatives à l'utilisation des parties communes et aux services dont profite directement le locataire. Ainsi, par exemple, le locataire se sert de l'ascenseur et de l'escalier qui sont entretenus, nettoyés et éclairés. Le locataire profite également des services du gardien qui distribue le courrier, de la personne qui s'occupe de sortir les ordures ménagères ou d'entretenir les espaces verts, etc.

Il est donc normal que ces dépenses puissent être répercutées par le propriétaire sur le locataire. À l’inverse, les charges qui profitent uniquement au propriétaire, comme les honoraires du syndic, ne sont pas récupérables et restent à la charge du propriétaire.

Les charges locatives en monopropriété

On désigne sous le terme de monopropriétaire la personne qui est seul propriétaire d'un immeuble collectif, comportant plusieurs logements donnés en location. Dans ce cas, il n'y a pas de syndic et c'est le propriétaire lui-même qui s'occupe de l'entretien et des réparations de l'immeuble. Il peut ici aussi répercuter les dépenses dont profite directement le locataire.

Mais se pose alors pour ce monopropriétaire le problème de la répartition des charges entre les locataires, dans la mesure où il n'y a pas de tantièmes de copropriété. La loi ne fixe pas de règle à suivre pour leur mode de répartition. Ce sont les tribunaux qui ont fixé les règles en la matière : la répartition doit être équitable et elle ne doit pas être modifiée d'une année sur l'autre. Autrement dit, une fois que le bailleur a choisi son mode de répartition, il ne doit plus en changer.

🏠 Les charges locatives en maison individuelle

Dans ce cas, il n'y a pas de parties communes, ni en principe d'espaces communs. Par conséquent, les charges locatives se limitent aux services dont profite le locataire. En pratique, cela recouvre essentiellement la taxe d'enlèvement des ordures ménagères qui fait partie des charges locatives récupérables sur le locataire.

👉 Dans ce cas, le propriétaire prévoit dans le bail que les charges locatives sont récupérables ponctuellement, à la demande du bailleur, sur justificatif de la dépense engagée.

La liste des charges locatives 

Toutes les dépenses, toutes les charges relatives à un logement ne sont pas récupérables sur le locataire.

Comment connaître le caractère récupérable ou non d'une dépense ?

En location vide, comme en location meublée, la réglementation fixe la liste des charges locatives. Il suffit de se référer au décret n°87-713 du 26 août 1987. Il s'agit d'une liste exhaustive des charges récupérables, ce qui signifie que les dépenses ne figurant pas dans cette liste ne peuvent pas être récupérées sur le locataire. Schématiquement, les charges locatives sont :

• les dépenses d'entretien : le ménage des parties communes, l'entretien des espaces verts par exemple ; 
• les menues réparations ;
• les services dont le locataire profite directement tel que la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Cette taxe figure sur l'avis de taxe foncière que reçoit le propriétaire. Il s'agit donc bien d'une charge locative puisque le redevable auprès des impôts est le bailleur mais qu'il peut se faire rembourser cette taxe par le locataire au prorata temporis.

🗑️ La taxe d'enlèvement des ordures ménagères fait partie de cette liste des charges récupérables. Elle y figure au paragraphe 8 « Impositions et redevances. »

Location meublée : charges réelles ou forfaitaires ?

En meublé, les charges locatives peuvent être fixées forfaitairement ou au réel, au choix des parties.

👉 Au réel comme en location vide

En location meublée, le propriétaire peut fixer le montant de charges de deux façons : forfaitairement ou au réel. Si vous optez pour les charges au réel, la méthode est la même qu'en location vide. Vous pouvez donc vous reporter aux explications données sur les charges réelles en location vide.

Quand les charges sont au réel, le montant de la provision de charges est fixé en fonction de la part de charges récupérables sur le locataire. La liste en est fixé par le décret du 26 août 1987.

👉 Au forfait pour plus de simplicité

Très souvent en meublé, le propriétaire opte pour des charges forfaitaires. Pour cela, vous devez déterminer une somme fixe qui ne varie plus, quel que soit le montant réel des charges. Ce forfait peut être indexé chaque année, comme le loyer, si le contrat le prévoit. C'est le cas des contrats de location de PAP.fr.

Cette méthode du forfait est simple et pratique

Cependant, le montant des charges ne doit pas être « manifestement disproportionné » par rapport au montant de charges réellement récupérables sur le locataire. D'autre part, le forfait de charges locatives est réputé couvrir l'ensemble des charges. Vous ne pouvez donc pas demander de complément à votre locataire même si vous constatez, en cours de bail, que les provisions versées ne couvrent pas toutes les dépenses récupérables.

💡 Par exemple en cas de « surconsommation » d'eau, il est impossible d'être remboursé par le locataire, le forfait de charges ne pouvant faire l'objet d'une régularisation ! Par ailleurs, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères est comprise dans ce forfait. Le propriétaire ne peut donc pas la réclamer en complément, mais doit penser à la prendre en compte quand il calcule le montant de la provision de charges.

👉 Des charges au forfait avec un bail mobilité

Si vous signez un bail mobilité avec vos locataires, vous n'avez pas le choix : les charges sont nécessairement au forfait. Si elles étaient au réel, cela imposerait au propriétaire d'attendre la régularisation annuelle des comptes de l'immeuble par le syndic pour pouvoir ensuite faire à son tour la régularisation des charges de son locataire. S'agissant d'une location de courte durée, il serait compliqué d'attendre la régularisation des charges de la copropriété pour procéder à ce calcul, car elle intervient le plus souvent après le départ du locataire.

🙋‍♀️ De plus, le propriétaire ne peut pas demander de dépôt de garantie pour ce type de location. Il ne peut donc pas conserver de quote-part du dépôt de garantie au départ du locataire, en attendant la régularisation annuelle de charges, comme c'est le cas quand les charges sont au réel pour les baux classiques.

Avec le bail mobilité, sans cette réserve de trésorerie, ce ne serait pas simple pour le bailleur d'obtenir le paiement d'un éventuel complément de charges après le départ du locataire. Car les locataires ne laissent pas toujours leur adresse une fois partie, en particulier avec ce type de bail, puisqu'ils n'attendent pas de restitution de dépôt de garantie. Il serait donc le plus souvent impossible au bailleur de leur réclamer un éventuel différentiel de charges dans ces conditions.

Location vide : charges locatives réelles

En location vide, les charges locatives sont obligatoirement récupérables pour leur montant réel. Comme ce montant n'est pas connu au jour le jour, le locataire verse tous les mois une provision de charges.

La provision est fixée au départ en fonction des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation des charges et, lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété par le budget prévisionnel. Grâce à ces éléments comptables, le propriétaire calcule la part des charges qui sont récupérables sur son locataire pour le bien qu’il loue. Il établit ainsi un montant prévisionnel de charges récupérables pour l’année à venir, qu’il divise par 12 pour obtenir le montant de charges à demander au locataire chaque mois en même temps que le loyer. 

Ne sous-estimez pas la provision de charges

Lorsque vous effectuerez la régularisation de charges de votre locataire, il ne va pas comprendre pourquoi vous lui réclamez brusquement un complément de charges qu'il n'avait pas prévu d'avoir à vous verser. Cela peut le mettre en difficulté financière et dégrader vos relations avec lui. Il peut être tenté de saisir la justice pour vous demander des dommages et intérêts pour le préjudice qu'il estime subir.

Le cas particulier de la colocation

Toutefois, si le logement est loué en colocation, le bailleur peut proposer, et seulement dans cette hypothèse, un forfait de charges, dans les mêmes conditions qu'en meublé. Ce forfait est censé couvrir l'ensemble des charges locatives et ne peut pas faire l'objet d'une régularisation par le bailleur.

Information régulière sur la consommation énergétique

Depuis le 1er janvier 2022, le bailleur doit transmettre tous les mois à son locataire une évaluation de la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire de son logement dans une hypothèse : lorsque le logement loué est situé dans un immeuble équipé d'une installation centrale de chauffage, de froid (climatisation ...) ou d'eau chaude sanitaire et qu'il comporte des dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables.

En copropriété, ces informations sont en principe transmises au bailleur par le syndic. Il lui suffit donc de les transmettre au locataire.

📆 Charges locatives : une régularisation annuelle

Une fois par an, le syndic arrête les comptes de la copropriété et adresse aux copropriétaires un relevé de comptes faisant apparaître les dépenses réelles de la copropriété que l'assemblée générale est chargée d'approuver. Le propriétaire peut à son tour régulariser les charges de son locataire, puisqu'il est tenu, lui aussi, d'y procéder une fois par an.

Lorsqu'il reçoit son arrêté de charges de copropriété, le propriétaire fait les comptes et vérifie que la provision couvre bien les dépenses réelles. Pour cela, il compare le relevé de charges du syndic avec la liste de charges récupérables fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987 pour ne comptabiliser que les charges récupérables.

👉 Certains syndics indiquent le caractère récupérable ou non des charges sur les relevés de comptes de copropriété qu'ils adressent aux copropriétaires, ce qui simplifie la tâche des bailleurs.

Un mois avant de procéder à son tour, à la régularisation des charges de son locataire, le bailleur lui adresse le décompte par nature de charges ainsi que le mode de répartition entre les locataires, et, le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude. Désormais, cette note inclut la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement.

Modèle de lettre pour la régularisation des charges

Modèle de lettre : Régularisation des charges

Le bailleur doit mettre à la disposition du locataire les justificatifs des dépenses

À compter de l'envoi de ce décompte, le propriétaire doit tenir les pièces justificatives de charges à la disposition des locataires pendant six mois.

👉 Si la provision est supérieure au montant réel des charges locatives, le bailleur rembourse au locataire le trop-perçu. Si elle est insuffisante, le propriétaire réclame le complément au locataire et peut réajuster la provision à la hausse en justifiant également du budget prévisionnel. Concrètement, le bailleur doit établir et adresser au locataire un décompte de charges par voie postale. Toutefois, le bailleur peut également transmettre au locataire le récapitulatif de ses charges par voie dématérialisée si ce dernier lui en fait la demande.

👉 Si le bailleur omet de procéder en temps utile à l'arrêté des comptes de son locataire et le fait plus d'un an après l'année à régulariser et que les provisions versées par son locataire ne couvrent pas les charges locatives, le bailleur va lui demander de verser le complément. Mais dans ce cas, du fait de la demande tardive de son propriétaire, le locataire peut lui demander d'échelonner le paiement sur douze mois.

Départ du locataire : comment calculer la régularisation de charges ?

La loi fixe au propriétaire un délai de deux mois à compter de la remise des clés pour restituer le dépôt de garantie, à moins que l'état des lieux ne révèle aucune dégradation locative, auquel cas le bailleur doit le restituer dans un délai d'un mois. Cependant, les comptes de la copropriété étant annuels, les charges ne sont pas toujours arrêtées au jour du départ du locataire.

💡 Exemple : Votre locataire est parti en avril 2023. Si le syndic arrête les comptes au 31 décembre, le bailleur n'aura le relevé de comptes de la copropriété pour 2023 qu'au cours de l'année 2024. Il ne peut donc pas régulariser les charges 2023 de son locataire au moment où il part.

Pour pallier cette difficulté, le propriétaire peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie au-delà du délai de restitution prévu pour ce dépôt de garantie et ne restituer le solde éventuellement dû, sans intérêts, qu'après l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble collectif. Dans ce cas, il doit procéder à la régularisation définitive des charges du locataire et lui restituer le solde éventuel dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble.

🙋‍♀️ Cependant, le bailleur et le locataire peuvent aussi s'entendre et convenir de solder immédiatement l'ensemble des comptes au départ du locataire sans attendre.

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