Charges locatives : locataire, propriétaire, qui paie quoi ? 

Quelles sont les charges imputables au locataire ?

Le locataire prend en charge l’entretien et les petites réparations, tandis que les réparations majeures sont à la charge du propriétaire. Par exemple, le locataire remplace un joint, mais le propriétaire change le robinet. Le contrat de location précise le loyer « hors charges » et les charges « récupérables » dues par le locataire.

👉 Les charges locatives en copropriété

Dans un immeuble collectif, le syndic gère l’entretien des parties communes, et les dépenses sont facturées au propriétaire selon sa quote-part. Les frais liés à l’utilisation des parties communes (ascenseur, escalier, gardien, espaces verts) sont récupérables sur le locataire. En revanche, les charges profitant exclusivement au propriétaire, comme les honoraires du syndic, restent à sa charge.

👉 Les charges locatives en monopropriété

Un monopropriétaire, propriétaire unique d’un immeuble collectif, gère directement l’entretien et les réparations. Il peut répercuter les dépenses sur les locataires, mais sans tantièmes de copropriété, il doit respecter une répartition équitable, fixée au prorata des surfaces. Cette répartition doit rester inchangée d’une année sur l’autre.

👉 Les charges locatives en maison individuelle

Dans ce cas, sans parties ou espaces communs, les charges locatives se limitent aux services bénéficiant directement au locataire, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Le bail prévoit que ces charges sont récupérables ponctuellement sur justificatif.

La liste des charges locatives 

Toutes les dépenses, toutes les charges relatives à un logement ne sont pas récupérables sur le locataire. En location vide, comme en location meublée, la réglementation fixe la liste des charges locatives. Il suffit de se référer au décret n°87-713 du 26 août 1987. Il s'agit d'une liste exhaustive des charges récupérables, ce qui signifie que les dépenses ne figurant pas dans cette liste ne peuvent pas être récupérées sur le locataire.

Location meublée : charges réelles ou forfaitaires ?

En meublé, les charges locatives peuvent être fixées forfaitairement ou au réel, au choix des parties.

👉 Au réel comme en location vide

En location meublée, le propriétaire peut fixer le montant de charges de deux façons : forfaitairement ou au réel. Si vous optez pour les charges au réel, la méthode est la même qu'en location vide. Vous pouvez donc vous reporter aux explications données sur les charges réelles en location vide. La provision est calculée selon la part récupérable fixée par le décret du 26 août 1987.

👉 Au forfait pour plus de simplicité

Très souvent en meublé, le propriétaire opte pour des charges forfaitaires. Pour cela, vous devez déterminer une somme fixe qui ne varie plus, quel que soit le montant réel des charges. Ce forfait peut être indexé chaque année, comme le loyer, si le contrat le prévoit. C'est le cas des contrats de location de PAP.fr.

Les charges forfaitaires doivent rester proportionnées aux dépenses récupérables et couvrent toutes les charges. Aucune régularisation n’est possible, même en cas de surconsommation d’eau ou pour la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui doit être incluse dès le calcul initial.

👉 Les spécificités des charges locatives avec un bail mobilité

Avec un bail mobilité, les charges sont obligatoirement au forfait, évitant les complications liées à la régularisation annuelle des comptes de copropriété. Le propriétaire ne peut pas demander de dépôt de garantie, rendant difficile toute réclamation d’un éventuel complément de charges après le départ du locataire, souvent sans adresse laissée.

Location vide : charges locatives réelles

En location vide, les charges locatives sont récupérables au réel. Le locataire verse une provision mensuelle basée sur les résultats des charges précédentes ou sur le budget prévisionnel, pour couvrir les dépenses à venir. Le propriétaire divise ce montant annuel par 12 pour calculer les provisions mensuelles.

🙋‍♀️ Ne sous-estimez pas la provision de charges

Une provision trop faible peut entraîner une régularisation importante, compliquant la situation financière du locataire et détériorant les relations avec le propriétaire. Cela pourrait même aboutir à des demandes de dommages et intérêts.

Le cas particulier de la colocation

En colocation, le propriétaire peut proposer un forfait de charges, comme en location meublée. Ce forfait couvre toutes les charges locatives et n’est pas régularisable.

📊 Information régulière sur la consommation énergétique

Depuis le 1er janvier 2022, le propriétaire doit fournir chaque mois au locataire une évaluation de la consommation de chaleur, de froid et d’eau chaude sanitaire, si le logement dispose d’une installation centrale avec des dispositifs d’individualisation télé-relevables. En copropriété, le syndic transmet ces informations au propriétaire, qui les communique ensuite au locataire.

📆 Charges locatives : une régularisation annuelle

Une fois par an, le syndic arrête les comptes de copropriété et envoie un relevé aux copropriétaires, détaillant les dépenses réelles. Le propriétaire compare ces comptes à la liste des charges récupérables (décret n°87-713) pour régulariser les charges du locataire. Certains syndics précisent les charges récupérables sur les relevés, simplifiant ainsi la tâche des propriétaires.

Un mois avant la régularisation, le propriétaire doit transmettre un décompte des charges et leur répartition, accompagné d’une note incluant la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude.

Le bailleur doit mettre à la disposition du locataire les justificatifs des dépenses

Le propriétaire doit tenir les pièces justificatives des charges à disposition du locataire pendant 6 mois après l’envoi du décompte.

Modèle de lettre pour la régularisation des charges

Ce modèle de lettre vous permet de formaliser une demande de régularisation des charges auprès de votre locataire, en précisant les montants et justificatifs nécessaires.

Départ du locataire : comment calculer la régularisation de charges ?

La loi fixe au propriétaire un délai de deux mois à compter de la remise des clés pour restituer le dépôt de garantie, à moins que l'état des lieux ne révèle aucune dégradation locative, auquel cas le bailleur doit le restituer dans un délai d'un mois. Cependant, les comptes de la copropriété étant annuels, les charges ne sont pas toujours arrêtées au jour du départ du locataire.

Pour pallier cette difficulté, le propriétaire peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie au-delà du délai de restitution prévu pour ce dépôt de garantie et ne restituer le solde éventuellement dû, sans intérêts, qu'après l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble collectif. Dans ce cas, il doit procéder à la régularisation définitive des charges du locataire et lui restituer le solde éventuel dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble.

Exemple de régularisation des charges

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