Comment régulariser les charges locatives ?

Le locataire paie des charges locatives liées à l’utilisation du logement, comme l’entretien des parties communes ou le chauffage collectif. Lorsque ces charges sont au réel, elles sont régularisées selon les dépenses. Le locataire peut demander à consulter les justificatifs, que le propriétaire doit garder pendant six mois après l’envoi du décompte.

Quand les charges doivent-elles être régularisées ?

Les charges versées par le locataire ne font pas systématiquement l'objet d'une régularisation. Tout dépend s'il s'agit de charges réelles ou au forfait.

👉 En location vide

En location vide, les charges sont au réel, sauf en colocation, où un forfait peut être convenu. La provision de charges est basée sur l’année précédente ou le budget prévisionnel en copropriété. Elle est régularisée annuellement selon les dépenses réelles, souvent après le décompte des charges de copropriété. En cas d’écart, le locataire paie le complément.

👉 En location meublée pour un appartement ou une maison

En location meublée, le bail doit préciser si les charges sont au réel ou au forfait. Avec une provision, le bailleur doit régulariser chaque année sur justificatifs. Avec un forfait, les charges sont fixes, indexées comme le loyer, sans régularisation ni justificatifs, et aucun différentiel ne peut être réclamé par l’une ou l’autre partie.

Qu'est-ce que les charges récupérables ?

La définition en est donnée par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, loi qui fixe le cadre juridique de la location vide et de la location meublée.

👉 Les charges récupérables, supportées par le bailleur puis remboursées par le locataire, sont définies par le décret du 26 août 1987. Toute dépense non prévue par ce texte ne peut être réclamée.

C'est quoi la régularisation des charges ?

Lorsque les charges sont au réel, le bailleur doit régulariser une fois par an en comparant les provisions versées aux dépenses réelles. Un mois avant, il fournit un décompte détaillé, les modalités de répartition (en immeuble collectif) et la consommation individuelle pour le chauffage et l’eau chaude. Les justificatifs (factures, contrats, etc.) sont consultables par le locataire pendant six mois. Cependant, l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 qui fixe le principe des charges récupérables et les modalités de leur mise en œuvre ne précise pas ce que l'on entend par justificatifs.

📩 Modèle de lettre à envoyer au locataire

Comment calculer la régularisation des provisions pour charges ?

Lorsque vous avez déterminé le montant des charges récupérables auprès du locataire, vous allez réaliser un calcul relativement simple. Le montant à régulariser correspond à la différence entre les charges réelles et les provisions pour charges pour la période qui s'applique.

• Lorsque le résultat de la différence est positif, c'est le locataire qui vous doit de l'argent.
• Lorsque le résultat de la différence est négatif, vous allez devoir verser la somme obtenue au locataire qui aura réglé trop de charges.

🙋‍♀️ Il est préférable de régulariser les charges sur une année civile, notamment pour simplifier le calcul de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Si le locataire arrive en cours d’année, le calcul se fait au prorata de sa présence. Les charges de copropriété, souvent non alignées sur l’année civile, peuvent aussi être ajustées au prorata.

Comment faire quand on a laissé passer plus d'une année ?

La régularisation des charges doit être annuelle, mais si elle est tardive et concerne une année antérieure, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois si elle dépasse l’année civile suivante. Une prescription de trois ans limite les réclamations du propriétaire. Respecter la régularisation annuelle évite des arriérés lourds et simplifie la gestion des pièces comptables.

Comment se fait la régularisation des charges locatives ?

Une fois par an, le propriétaire régularise les charges et transmet un décompte détaillé. Depuis le 1er septembre 2015, ce récapitulatif peut être envoyé par voie dématérialisée sur demande. En immeuble collectif, il inclut le mode de répartition et, le cas échéant, une note sur les calculs de chauffage et d’eau chaude, avec la consommation individuelle.

Si l’immeuble est en copropriété, le règlement fixe la répartition des charges ; sinon, le propriétaire établit une clé équitable. Les pièces justificatives restent accessibles six mois. En cas d’écart, le bailleur rembourse le trop-perçu ou réclame un complément et ajuste la provision selon les dépenses prévues.

👉 Qui s'occupe de la régularisation des charges ?

Le propriétaire bailleur peut tout à fait se charger lui-même de réaliser les calculs de régularisation des charges, à partir du moment où ces calculs sont effectués en bonne et due forme et qu'il transmet les pièces justificatives demandées par le locataire pour appuyer ses calculs.

Les propriétaires peuvent se faire aider par un comptable, particulièrement en régime réel d’imposition où une comptabilité est obligatoire. En copropriété, le syndic peut également fournir les éléments nécessaires. Vous n’êtes donc pas seuls pour gérer la récupération des charges locatives.

👉 Charges locatives mensuelles : la consultation des pièces

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de justifier les charges récupérables, mais sans préciser les moyens de consultation. Les pièces justificatives doivent être accessibles durant six mois après l’envoi du décompte, sans obligation de fournir des copies. C’est au locataire de les consulter auprès du bailleur.

En pleine propriété, le propriétaire détient les pièces comptables nécessaires. En copropriété, il s’appuie sur le décompte du syndic, mais reste responsable de l’organisation de leur consultation à la demande du locataire. Les modalités de consultation, décidées en assemblée générale, figurent dans la convocation, conformément à l’article 9 du décret du 17 mars 1967.

Décompte de charges : les charges du loyer au départ du locataire

Si le locataire quitte le logement avant la régularisation annuelle des charges, le propriétaire peut retenir jusqu’à 20 % du dépôt de garantie pour couvrir cette régularisation. Le solde doit être restitué sous un mois si l’état des lieux de sortie est conforme, ou sous deux mois sinon. Le décompte des charges est transmis avec le solde restant.

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