La régularisation des charges locatives

Le locataire qui paie chaque mois son loyer règle également des charges au propriétaire. C'est ce que l'on appelle les charges locatives qui sont liées à l'utilisation du logement. Elles comprennent entre autres l'entretien des parties communes et des espaces extérieurs, le chauffage lorsqu'il est collectif... Quand ces charges sont au réel, elles font l'objet d'une régularisation selon les dépenses réelles qu'elles couvrent. Le locataire peut, à cette occasion, demander à consulter les pièces justificatives que le propriétaire doit tenir à sa disposition pendant un délai de six mois à compter de l'envoi du décompte.

Quand les charges doivent-elles être régularisées ?

Les charges versées par le locataire ne font pas systématiquement l'objet d'une régularisation. Tout dépend s'il s'agit de charges réelles ou au forfait.

En location vide

Lorsque le logement est loué dans le cadre d'une location vide, les charges sont au réel. Seule exception : si le logement est loué à des colocataires, car le bailleur peut, dans ce cas, convenir avec le locataire de charges forfaitaires au moment de la signature du bail.

Pour établir le montant de la provision de charges, le propriétaire se base sur les résultats de l'année écoulée, et sur le budget prévisionnel lorsque le logement est en copropriété. Cette provision doit ensuite faire l'objet d'une régularisation, chaque année, à partir des dépenses réelles constatées. Le bailleur n'est pas tenu de le faire à la date anniversaire du bail. Le plus souvent, la régularisation est effectuée lors de la réception du décompte annuel des charges de copropriété. À cette occasion, il fait les comptes et vérifie si la provision a bien couvert les dépenses réelles. À défaut, il demande au locataire de verser le complément.

En location meublée pour un appartement ou une maison

Pour ce type de location, le bailleur a le choix. Il peut : soit demander une provision de charges à son locataire et s'engager alors une fois par an à régulariser les charges sur justificatifs, comme en location vide, soit demander à son locataire de verser des charges forfaitaires. Dans ce cas, les charges ne peuvent faire l'objet d'aucune régularisation.

Lorsque les charges sont forfaitaires, il est généralement prévu dans le bail qu'elles sont indexées chaque année en même temps et selon les mêmes modalités que le loyer, c'est-à-dire à l'aide de l'indice de référence des loyers.

En location meublée, il est donc indispensable de préciser dans le bail quelle est la nature des charges : soit au réel, soit au forfait. 

Quand le contrat de bail prévoit un forfait de charges pour le locataire, quel que soit le résultat des comptes, il ne peut lui être réclamé de différentiel si les charges versées ne couvrent pas les dépenses. De même, le bailleur n'est pas tenu de lui rembourser un éventuel trop-perçu. Le locataire ne peut pas réclamer de justificatifs au propriétaire ni lui demander de procéder à la régularisation de ses charges.

Qu'est-ce que les charges récupérables ?

La définition en est donnée par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, loi qui fixe le cadre juridique de la location vide et de la location meublée. Il s'agit d'une liste de dépenses relatives aux catégories de dépenses suivantes :

• les frais entraînés par les services rendus liés à l'usage du logement et de l'immeuble ; ou encore, lorsque le chauffage ou l'eau sont collectifs, aux dépenses qui s'y rapportent ;
• les dépenses d'entretien courant et de petites réparations sur les parties communes de l'immeuble et les équipements communs (comme les dépenses engagées dans le cadre d'un contrat d'entretien des ascenseurs, produits d'entretien, lampes d'éclairage) ;
• les taxes correspondant à des services dont le locataire bénéficie, telles que la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ou la taxe de balayage. Il s'agit donc de charges liées à l'utilisation du logement, et qui concernent les dépenses profitant directement au locataire.

Elles sont supportées par le bailleur qui en demande ensuite le remboursement au locataire. C'est pourquoi on parle de charges récupérables. La liste des charges locatives est fixée par un texte de référence : un décret du 26 août 1987. Cette liste est exhaustive, par conséquent, les postes de dépenses n'y figurant pas ne peuvent pas être récupérés sur le locataire.

C'est quoi la régularisation des charges ?

Lorsque les charges sont au réel : en location vide, ou en meublé lorsque le bailleur a opté pour ce type de charges dans le bail, il est tenu de procéder une fois par an à la régularisation de ces charges. Il procède à un décompte par nature de charges afin de faire le calcul du différentiel entre le montant de la provision versée par le locataire et le montant exact des charges.

Comme les charges sont exigibles sur justificatifs, le propriétaire doit adresser à son locataire, un mois avant la régularisation, un décompte par nature de charges, ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs. Désormais, cette note inclut la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement.

Ensuite, pendant les six mois qui suivent l'envoi de ce décompte, le bailleur tient les pièces justificatives à la disposition des locataires. Cependant, l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 qui fixe le principe des charges récupérables et les modalités de leur mise en œuvre ne précise pas ce que l'on entend par justificatifs. Il s'agit notamment des factures, contrats de fourniture et d'exploitation des quantités de consommables...

Comment calculer la régularisation des provisions pour charges ?

Lorsque vous avez déterminé le montant des charges récupérables auprès du locataire, vous allez réaliser un calcul relativement simple. Le montant à régulariser correspond à la différence entre les charges réelles et les provisions pour charges pour la période qui s'applique.

• Lorsque le résultat de la différence est positif, c'est le locataire qui vous doit de l'argent.
• Lorsque le résultat de la différence est négatif, vous allez devoir verser la somme obtenue au locataire qui aura réglé trop de charges.

Il est conseillé de faire la régularisation des provisions sur charges sur une année civile complète, bien qu'aucune règle ne vous l'impose. Notamment parce que la taxe d'enlèvement sur les ordures ménagères est calculée sur une année civile, cela va donc faciliter vos calculs. Si le locataire arrive en cours d'année, ce qui constitue le cas le plus fréquent, vous allez calculer au prorata de sa durée de présence dans les lieux sur l'année. Enfin, le seul élément qui peut compliquer le calcul sera les charges de copropriété qui ne sont pas calculées sur une année civile, mais vous pouvez, là encore, utiliser le système du prorata.

Comment faire quand on a laissé passer plus d'une année ?

En principe, la régularisation doit être effectuée une fois par an, mais il arrive que plus d'une année s'écoule et que le bailleur ne l'ait pas faite. S'il y procède tardivement et qu'il a des sommes à réclamer au locataire à ce titre, alors que la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut, dans ce cas, exiger le paiement échelonné de sa dette sur douze mois.

La limite ? La prescription de trois ans qui s'applique désormais en matière de loyers et de charges, et qui ne permet pas au bailleur de revenir plus de trois ans en arrière s'il a été négligent. Toutefois, même s'il est légalement possible de réparer un oubli dans ce délai, rappelons que la loi prévoit et impose une régularisation annuelle. Il est donc vivement conseillé d'y procéder régulièrement, cela évite au propriétaire comme au locataire d'avoir des arriérés de charges qui s'accumulent. Et puis la recherche des pièces comptables a posteriori peut s'avérer ardue !

Comment se fait la régularisation des charges locatives ?

Une fois par an, le bailleur procède donc à la régularisation des charges et envoie à ses locataires le décompte par nature de charges. Si le locataire lui en a fait la demande, il peut, depuis le 1er septembre 2015, lui transmettre le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée. Dans les immeubles collectifs, il y joint également le mode de répartition des charges entre les locataires, et, le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs. Désormais, cette note inclut la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement.

Lorsquei l'immeuble est en copropriété, cela résulte du règlement de copropriété qui précise le mode de répartition des charges. En revanche, lorsqu'un seul propriétaire possède tout l'immeuble, il précise à ses locataires la clé de répartition des charges qu'il a établie (celle-ci doit être équitable).

Ensuite, durant six mois à compter de l'envoi de ce décompte, le bailleur tient les pièces justificatives à la disposition de chacun de ses locataires. Si la provision est supérieure au montant réel des charges locatives, le bailleur rembourse au locataire le trop-perçu. Si elle est insuffisante, le propriétaire réclame le complément au locataire et réajuste la provision à la hausse en s'appuyant également sur le budget prévisionnel.

Qui s'occupe de la régularisation des charges ?

Le propriétaire bailleur peut tout à fait se charger lui-même de réaliser les calculs de régularisation des charges, à partir du moment où ces calculs sont effectués en bonne et due forme et qu'il transmet les pièces justificatives demandées par le locataire pour appuyer ses calculs.

Pour les propriétaires qui se sentent égarés face à ces démarches, notez qu'il est possible de se faire épauler par un comptable, d'autant que la tenue d'une comptabilité est nécessaire lorsque l'on opte pour le régime réel d'imposition. De plus, lorsque le logement se situe dans une copropriété, le syndic est apte à fournir ces éléments également, vous n'êtes donc jamais seuls face à la récupération des charges locatives.

Charges locatives mensuelles : la consultation des pièces

Si l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que les charges récupérables doivent pouvoir être justifiées par le bailleur, ce même article ne donne aucune précision quant aux moyens permettant une consultation des pièces. Il prévoit simplement que le bailleur doit tenir les pièces justificatives à la disposition de chacun de ses locataires dans des conditions normales durant six mois à compter de l'envoi du décompte de charges. Mais il n'est obligé ni de remettre des copies des factures à son locataire ni de les lui envoyer. Cela a été précisé par la jurisprudence et rappelé dans une réponse ministérielle du 27 avril 2010.

C'est donc au locataire de venir consulter les factures et pièces comptables, s'il le souhaite, auprès du bailleur.

Lorsque le bailleur détient l'immeuble en pleine propriété, il est en possession des pièces comptables que le locataire peut demander à consulter. Lorsqu'il est en copropriété, le bailleur s'appuie sur le décompte de charges du syndic, mais le locataire peut également demander à consulter les pièces comptables. Or il ne relève pas des obligations du syndic de tenir les pièces comptables à la disposition des locataires des copropriétaires de l'immeuble. En revanche, c'est au propriétaire d'intervenir auprès du syndic si le locataire lui demande à consulter les pièces, et d'organiser les modalités de leur communication.

Le copropriétaire bailleur peut, à la lecture de la dernière convocation à l'assemblée générale, s'assurer des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles ont été arrêtées par l'assemblée générale. Cela résulte de l'article 9 du décret du 17 mars 1967 qui régit la copropriété et qui prévoit que ces modalités de consultation sont notées pour mémoire sur les convocations.

Décompte de charges : les charges du loyer au départ du locataire

Il arrive fréquemment qu'un locataire quitte le logement avant que le bailleur soit en mesure de procéder à la régularisation des charges de l'année en cours. C'est le cas, en particulier, dans les immeubles situés en copropriété, où le bailleur doit attendre l'arrêté annuel des comptes pour procéder à son tour à la régularisation de ceux du locataire. Dans ce cas, le bailleur est en droit de conserver une quote-part du montant du dépôt de garantie, dépôt de garantie dont il est sensé restituer le solde dans un délai maximal d'un mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, et dans un délai de deux mois dans le cas contraire, après le départ du locataire. Il peut conserver au maximum 20 % du montant du dépôt de garantie après ce délai, dans l'attente d'être en mesure de procéder à la régularisation annuelle de charges et d'adresser alors le décompte au locataire en même temps que le solde du dépôt de garantie.