Location : comment établir un état des lieux ?

Le propriétaire a sélectionné votre dossier de location, félicitations ! Il est temps maintenant de réaliser les formalités d'entrée dans les lieux : la signature et l'état des lieux.

Un état des lieux : qu'est-ce que c'est ?

Il s'agit d'une description minutieuse de l'état du logement et de ses équipements pièce après pièce, du sol au plafond, sur un document réservé à cet usage. Deux états des lieux distincts sont réalisés, l'un à l'entrée dans les lieux, l'autre au départ du locataire, lorsqu'il rend les clés, à la fin du bail. Il est possible de faire l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie sur un document unique, à condition, toutefois, de bien séparer les annotations relatives à chacun !

Est-il obligatoire de faire un état des lieux ?

Pour les logements loués vides ou meublés comme résidence principale, oui. Depuis l'entrée en vigueur de la loi Alur, le 27 mars 2014, la location meublée est soumise à la loi du 6 juillet 1989 qui encadrait jusque-là la location vide. L'article 3-2 de la loi Alur prévoit qu'un état des lieux doit être rédigé et annexé au contrat lors de la remise des clés au locataire, et qu'un autre sera effectué au moment de la restitution des clés.

Pour les autres types de locations : en saisonnier, pour une résidence secondaire, etc., bien que la loi n'impose pas cette formalité, elle est toujours vivement conseillée !

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Réservé aux particuliers

Le contenu du contrat de location et de ses annexes :
✔️ Le loyer et les charges : règles de fixation du loyer et fonctionnement des charges
✔️ Les conditions : clauses indispensables et clauses interdites
✔️ Les annexes au contrat : état des lieux et diagnostics immobiliers

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Quel est l'objectif de l'état des lieux ?

Grâce aux états des lieux, le bailleur comme le locataire peuvent attester de l'état du logement en début et en fin de location, et justifier d'une demande de remise en état, le cas échéant. Cela permet donc de faire la part des choses et de limiter le risque de litiges, le document faisant foi. C'est pourquoi vous avez intérêt à procéder à une visite très attentive avec votre locataire et à noter minutieusement vos observations sur le formulaire-type d'état des lieux.

Quand faut-il faire un état des lieux et à quoi sert-il ?

Comment réaliser un état des lieux d'entrée ?

La signature du bail coïncide souvent avec le début de la location. Vous allez dans ce cas signer le bail et faire l'état des lieux avec votre locataire dans la foulée, le même jour. Vous remettez ensuite les clés à votre locataire qui prend immédiatement possession des lieux. Mais l'état des lieux n'est pas toujours signé en même temps que le contrat de location.

Le jour de l'entrée dans le logement

Il arrive souvent aux propriétaires de passer une annonce pour louer le logement dès réception du congé du locataire en place, sans attendre son départ effectif. Pour conclure la location avec l'un des candidats qui se présentent, le plus simple est de signer aussitôt un contrat de location avec une date de prise d'effet différée. Le contrat de location va prendre effet pour le nouveau locataire à la date de départ du locataire « sortant ».

Dans cette hypothèse, l'état des lieux d'entrée avec le nouveau locataire va être établi ce jour-là, au moment de la remise des clés, et non le jour de la signature du contrat.

Intérêt de l'état des lieux d'entrée pour le locataire

A l'entrée, l'état des lieux permet d'inscrire dans quel état le locataire reçoit les locaux. Si cette formalité n'est pas remplie, il existe une présomption défavorable au locataire. Il est présumé avoir reçu les lieux en bon état d'usage et de réparation. Une exception de taille toutefois qui s'applique aussi bien aux locations dites « vides » que meublées : la loi prévoit que celui qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux ne peut invoquer cette présomption. Le bailleur ne pourrait donc pas invoquer cette présomption s'il a refusé de faire un état des lieux à l'entrée du locataire dans le logement, ou s'il l'a fait, mais a refusé de lui en remettre un exemplaire.

Si l'état des lieux d'entrée indique que le logement est en mauvais état car certains équipements ou revêtements sont vétustes, le locataire peut vous demander de faire les travaux de remise en état en s'appuyant sur cet état des lieux.

Le locataire peut aussi vous demander de compléter l'état des lieux d'entrée dans un délai de dix jours après l'avoir établi, s'il constate que certaines choses ont besoin d'être ajoutées ou précisées. Ça lui laisse un petit délai pour vous signaler des défauts qu'il n'aurait pas vus le jour de l'état des lieux, ou le dysfonctionnement de certains équipements qu'il ne pouvait découvrir qu'en les utilisant. En tant que bailleur, vous ne pouvez pas refuser de  rajouter ces remarques. Si vous n'êtes pas d'accord avec votre locataire, il peut alors saisir la commission départementale de conciliation pour en faire la demande.

Intérêt de l'état des lieux d'entrée pour le bailleur

Pour le bailleur, l'état des lieux d'entrée permet d'établir que le logement qu'il loue à son locataire est en bon état d'usage et de réparations, comme la loi le lui impose. Rappelons que le bailleur doit proposer à son locataire un logement propre et bien entretenu ainsi que des équipements qu'il met à sa disposition. Pour en savoir plus sur cette question, lire notre dossier : Qu'est-ce qu'un logement décent ?

Si le locataire réclame malgré cela une remise à neuf de certains équipements ou revêtements, il pourra faire valoir que le logement était en parfait état et ne nécessite pas de tels travaux.

Comment faire un état des lieux de sortie ?

Au départ du locataire, il est indispensable d'établir un nouvel état des lieux : un état des lieux de sortie, dans lequel le bailleur et le locataire vont noter en détail dans quel état se trouve le logement en fin de location, lors de la remise des clés par le locataire au propriétaire.

Il est désormais possible d'utiliser un document unique pour établir l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie. Mais nous le déconseillons car cela peut être source de confusion et, en cas de litige, il est préférable que la comparaison entre les deux documents ne prête à aucune confusion !

Intérêt de l'état des lieux de sortie pour le locataire

L'état des lieux va permettre au locataire qui a pris soin du logement et l'a bien entretenu tout au long de la location de noter qu'il le restitue en bon état d'entretien au propriétaire. Ce dernier ne pourra donc pas retenir de sommes sur le dépôt de garantie pour des travaux dans le logement. Rappelons que les travaux rendus nécessaires par la vétusté restent toujours à la charge du bailleur.

Et si le locataire part avant la fin de son préavis ?

Le locataire qui donne congé doit respecter un préavis. Il est de trois mois en location vide et peut être réduit à un mois dans certains cas : mutation, perte d'emploi... ou lorsque le logement est situé en zone tendue, et de un mois en location meublée. Pour en savoir plus sur le congé du locataire, lire notre dossier : Résilier son bail : quel préavis ?

Toutefois, il est fréquent que le locataire envoie tardivement sa lettre de congé par rapport à sa date de départ. Et rien ne l'empêche de quitter définitivement le logement avant la fin du délai de son préavis. Cela ne l'exonère pas du paiement du loyer jusqu'à la fin du préavis, mais il laisse ainsi la possibilité au propriétaire de trouver un nouveau locataire et de relouer plus facilement.

Si le propriétaire reloue le logement avant la fin du préavis du locataire sortant, cela l'exonère du paiement du loyer pour la partie restant à courir de son préavis, à compter de la relocation. C'est pourquoi le locataire sortant qui se retrouve dans cette situation a tout intérêt à dresser l'état des lieux de sortie avec le propriétaire le jour où il quitte matériellement les lieux, et à remettre ce jour-là les clés au propriétaire, sans attendre la fin officielle de son préavis.

Le propriétaire y trouve son compte aussi puisqu'il va pouvoir très vite trouver un nouveau locataire. Et puis cela lui évite d'avoir à réclamer le loyer pendant la fin de son préavis au locataire sortant qui, déjà installé ailleurs, doit également faire face au loyer de son nouveau logement !

Intérêt de l'état des lieux de sortie pour le bailleur

C'est en comparant l'état des lieux d'entrée avec celui de sortie que le bailleur peut mettre en évidence les éventuelles dégradations dont la réparation incomberait au locataire. Le propriétaire va alors pouvoir faire procéder aux réparations et retenir les sommes sur le dépôt de garantie correspondant aux factures de remise en état.

Si au départ du locataire, il se contente d'accepter la restitution des clés sans faire d'état des lieux, il ne pourra rien retenir sur le dépôt de garantie, ni rien réclamer au locataire sortant s'il s'aperçoit ultérieurement de dégradations. En revanche, les dégradations imputables à la vétusté, c'est-à-dire à l'usure normale du temps, restent à la charge du bailleur.

On ne peut jamais facturer une valeur à neuf d'un élément à réparer au locataire, à moins qu'il ne soit resté qu'un très court moment dans le logement. On doit au contraire appliquer un coefficient de vétusté en fonction du nombre d'années pendant lesquelles le locataire est resté dans le logement, car la vétusté reste à la charge du propriétaire. La loi Alur du 24 mars 2014 avait prévu qu'un décret instaurerait une grille de vétusté sur laquelle le bailleur et le locataire pourraient s'appuyer pour appliquer un coefficient officiel de vétusté. Mais le décret attendu et entré en vigueur le 1er juin, ne propose aucune grille de vétusté ! Il laisse au contraire le soin aux bailleurs et aux locataires de se débrouiller afin de trouver une grille validée par un accord collectif, même si le logement ne relève pas du secteur concerné. Dommage, car en l'absence d'une grille de vétusté de référence, les retenues sur le dépôt de garantie restent aléatoires, et cela est source de conflits potentiels.

Qui rédige l'état des lieux ?

L'état des lieux doit être établi et signé par le bailleur et le locataire, ensemble, pour être « contradictoire ». C'est ce qui le rend « opposable ». En d'autres termes, cela signifie qu'il a une valeur juridique qui lui permet d'être utilisé comme justificatif aussi bien par le bailleur que par le locataire pour une demande de réparation notamment. Une fois l'état des lieux établi et signé, le bailleur et le locataire ne peuvent plus remettre son contenu en question.

il est possible de dresser l'état des lieux sous forme électronique et de le remettre par voie dématérialisée à chacune des parties. Vous pouvez compléter l'état des lieux d'entrée ou de sortie par des photos. Nous vous conseillons d'inscrire sur l'état des lieux le nombre de photos prises pour chacune des pièces concernées, et d'indiquer sur chaque photo la pièce où elle a été prise et la date.

Une description minutieuse du logement

Pour établir l'état des lieux d'entrée et, ultérieurement, l'état des lieux de sortie, vous allez passer en revue toutes les pièces, et inscrire en détail dans le document l'état de conservation du logement : moquette, murs, carrelage, peinture, robinetterie, électricité, huisserie, etc., en précisant chaque fois l'état : état neuf, bon état, état d'usage, mauvais état et, le cas échéant, présence de taches, déchirures, trous, fissures, fuites ...

Pour éviter des états des lieux litigieux, ne vous contentez pas d'une description sommaire, n'utilisez pas des termes vagues ou imprécis du style « rien à signaler » ou « logement en bon état d'usage », cela ne permet pas de se faire une idée précise des lieux.

Pensez également à vérifier les équipements. N'hésitez pas à les actionner pour vous assurer de leur bon fonctionnement : robinetteries, chasses d'eau, plaques chauffantes, réfrigérateurs, convecteurs électriques, stores ou volets...

Il faut également indiquer sur l'état des lieux, en présence d'une installation de chauffage ou d'eau chaude ou froide sanitaire individuelle, ou collective avec un comptage individuel : les relevés des index pour chaque énergie. Il faut également préciser le nombre de clés, de bip, badges... remis au locataire à l'arrivée et qu'il rend à son départ et préciser à quoi chacun est destiné.

Outre la description détaillée de chaque pièce du logement, doivent être écrites sur l'état des lieux de sortie, les mentions obligatoires suivantes :

• la nouvelle adresse du locataire ou son lieu d'hébergement ;
• la date à laquelle l'état des lieux d'entrée a été réalisé ;
• l'évolution de l'état de chaque pièce et partie du logement constatée depuis la tenue de l'état des lieux d'entrée.

L'état des lieux est-il gratuit ?

Tout dépend s'il est établi amiablement entre le bailleur et son locataire ou s'ils font appel à un huissier de justice. En dehors de tout conflit, il est conseillé d'établir l'état des lieux de gré à gré, entre le bailleur et le locataire. Dans ce cas, l'état des lieux ne peut donner lieu à aucuns frais. C'est ce que prévoit la loi aussi bien pour les locations « vides » que meublées : l'état des lieux effectué lors de la remise et de la restitution des clés est établi amiablement par les parties.

La loi « Alur » du 24 mars 2014 prévoit que lorsque des professionnels sont mandatés pour effectuer l'état des lieux, les frais sont partagés entre le bailleur et le locataire, avec au maximum la moitié à la charge du locataire. De plus, le montant que le locataire doit supporter est plafonnés par décret à 3 €/m2, quelle que soit la région où se trouve le logement loué. Il y a cependant des situations où il y a lieu de faire appel à un huissier de justice pour établir l'état des lieux.

Où se procurer un modèle d'état des lieux ?

Pour vous procurer un modèle d'état des lieux, conforme au décret qui en fixe le contenu obligatoire depuis le 1er juin 2016, nous vous conseillons d'utiliser le modèle d'état des lieux de PAP.fr, notre site d'annonces immobilières de particulier à particulier.

Peut-on compléter l'état des lieux ultérieurement ?

En principe non. Cependant, une exception est prévue pour le chauffage par l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 qui encadre la location vide et la location meublée. Il prévoit que « Pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage ». De fait, si la location prend effet en plein été, le locataire n'a pas la possibilité d'apprécier le bon fonctionnement du chauffage collectif.

Une deuxième exception est prévue au bénéfice du locataire qui peut demander à compléter l'état des lieux d'entrée dans les dix jours de son établissement, après son entée dans les lieux. Cela lui laisse le temps de se rendre compte, par exemple, du bon état de fonctionnement du logement et de ses équipements, et le cas échéant de signaler au bailleur d'éventuels dysfonctionnements ou dégradations qu'il n'aurait pas observés dès son arrivée. Si le bailleur refuse, le locataire est alors en droit de saisir la Commission départementale de conciliation pour faire valoir sa demande.

Quand fait-on appel à un huissier de justice ?

En location vide et en location meublée

Cette possibilité est prévue par l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 pour ces deux types de location. Il prévoit que si l'état des lieux ne peut être établi amiablement, « il est établi par un huissier de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire et à un coût fixé par décret. Dans ce cas, les parties en sont avisées par l'huissier au moins sept jours à l'avance, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ».

C'est donc dans le cas où le bailleur et le locataire n'arrivent pas à se mettre d'accord pour rédiger l'état des lieux de sortie ou d'entrée, ou bien s'ils n'arrivent pas à s'entendre afin de convenir d'un rendez-vous qu'ils font appel à un huissier de justice, à l'exclusion de tout autre professionnel. Celui-ci doit fixer une date et convoquer le bailleur et le locataire au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, et uniquement à ces conditions, la loi autorise le partage des frais d'huissier par moitié entre le bailleur et le locataire.

Lorsque l'huissier intervient dans le cadre de cette loi, ses frais sont tarifés :

Le coût d'un état des lieux pour un logement de moins de 50 m2 situé en métropole est plafonné à 113,30 € hors taxes. Si ce logement mesurait entre 50 m2 et 150 m2, le tarif de l'état des lieux établi par huissier serait alors de 132 € hors taxe.

En location saisonnière

Pour la location saisonnière, il n'y a pas de règle préétablie qui s'applique. Si les deux parties décident ensemble de faire appel à un huissier, les frais sont alors partagés par moitié. Ce partage peut également résulter d'une clause du bail qui prévoit d'office un partage par moitié des frais d'huissier quand il intervient pour l'état des lieux. Mais cela est n'est pas l'usage. A défaut de clause dans le bail et en cas de désaccord, c'est celui qui fait appel aux services de l'huissier qui prend en charge les frais.