Régulariser les charges locatives soi-même : simple, rapide et sans frais inutiles !

Êtes-vous obligé de régulariser les charges de votre locataire ?

✅ Oui, si vos charges sont fixées sous forme de provision de charges. La provision de charges est une estimation prévisionnelle basée sur les charges réelles de l’année précédente pour leur partie récupérable sur le locataire. La liste des charges récupérables est fixée par le décret du 26 août 1987.

❌ Non, si vos charges sont fixées sous la forme d'un forfait de charges. Un forfait est une somme fixe et déterminée à l'avance par le propriétaire qui ne variera plus, quel que soit le montant réel des charges du logement. Le montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réelles !

Quand régulariser les charges ?

Une fois par an, idéalement. En copropriété, attendez la régularisation annuelle des comptes par le syndic. C’est à ce moment précis que vous aurez les informations nécessaires pour procéder à la régularisation des charges locatives avec votre locataire.

Comment faire la régularisation des charges ?

Commencez par rassembler vos documents nécessaires notamment le relevé des charges annuelles. Ce document contient une colonne intitulée « charges locatives » ou « charges récupérables » : c’est ici que vous trouverez le montant total des charges récupérables que vous pouvez réclamer au locataire. On dit qu'en général 70 % des charges du propriétaire sont « refacturables » ! Normal, c'est le locataire qui profite de services (chauffage, entretien, espaces verts, ascenseurs...)

⚠️ Aux charges de copropriété, vous devez rajouter la taxe d’ordures ménagères (TEOM) dont le montant figure sur votre avis de taxe foncière. Votre syndic ne connaît pas son montant !

Exemple de tableau de régularisation des charges locatives

👉 Pour éviter des écarts importants profitez de la régularisation pour ajuster le montant des provisions sur charges, en particulier si les charges augmentent sensiblement (ex : hausse du coût de l’énergie). Mais le locataire n'est pas obligé d'accepter !

Comment bien informer votre locataire ?

Envoyez au locataire une demande de régularisation par lettre recommandée avec accusé de réception, incluant un décompte détaillé et les justificatifs des charges. Ce document doit être transmis au moins un mois avant de réclamer un éventuel complément. Vous pouvez l’envoyer par voie postale ou dématérialisée. Un tableau clair est recommandé pour expliquer les calculs, évitant ainsi les incompréhensions.

Comment faire la régularisation si le locataire part en cours de bail ?

Si un locataire part en avril mais que les comptes de copropriété ne sont arrêtés qu’en décembre 2024, la régularisation des charges ne pourra en effet être effectuée. Pour gérer cette situation, le propriétaire peut :

• Conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie au-delà du délai légal. Ce montant sera restitué, après régularisation, dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes ;
• Ou s’entendre avec le locataire pour solder immédiatement les comptes, sans attendre l'arrêt annuel.

Et si vous oubliez de faire la régularisation ?

La régularisation des charges peut être demandée par le locataire ou le propriétaire. Si le propriétaire oublie de la faire, le locataire peut envoyer une demande par lettre recommandée avec accusé de réception.

 👉 Si la régularisation n’est pas effectuée avant la fin de l’année civile suivant leur exigibilité, le locataire endetté peut demander à payer en 12 mensualités.

 👉 En cas d’oubli ou de négligence, le propriétaire peut régulariser jusqu’à trois ans en arrière.