Comment réussir l'état des lieux d'entrée ?

Michel Lechenault
Mis à jour par Michel Lechenault
le 20 mars 2024
Directeur éditorial web chez PAP.fr

Vous avez trouvé le locataire idéal pour votre appartement ? Au même titre que vous signerez le contrat de bail, vous devez faire un état des lieux en bonne et due forme. Voici la marche à suivre pour passer cette étape incontournable haut la main.

Découvrez comment réussir votre état des lieux avec nos conseils et les pièges à éviter.
Découvrez comment réussir votre état des lieux avec nos conseils et les pièges à éviter. © AzmanL/gettyimages

 C’est le grand jour, votre locataire arrive dans les lieux. Il vous reste une formalité à remplir afin de vous prémunir contre tout litige en cas d’usure anormale ou de dégradation de votre logement : l’état des lieux.

État des lieux : quelle définition en donner ?

L’état des lieux est un document écrit établi contradictoirement entre le propriétaire et le locataire, lors de l’entrée dans les lieux ainsi qu’à la sortie. Il fait mention de l’état de l’appartement ou de la maison ainsi que de ses équipements. C’est la comparaison des deux qui permettra de déterminer si l’occupant du logement doit répondre ou non de dégradations.

L'état des lieux d'entrée est-il obligatoire ?

Au début de toute location, votre locataire vous verse un dépôt de garantie. Cette somme d’argent lui sera remboursée s’il rend l’appartement en bon état ou tout du moins dans un état conforme à celui dans lequel il l’a reçu à son arrivée. C’est pourquoi, pour éviter les litiges au sujet d’éventuelles dégradations et usure anormale du logement, vous remplirez ensemble un état des lieux au début et à la fin de son séjour locatif. C’est donc le comparatif des deux documents au moment du départ de votre locataire qui déterminera si vous lui rendez ou non l'intégralité de son dépôt de garantie. Attention, pour être certain que l’état des lieux fasse foi, veillez à ce qu’il soit rempli avec rigueur et précision pour chacune des pièces qui composent le logement.

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🤷‍♀️ Absence d'état des lieux d'entrée : quelles conséquences ?

L'absence d'un état des lieux n'est pas sans conséquence… Si aucun état des lieux d'entrée n'a été réalisé, une présomption pèsera sur votre locataire : celle d'avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. Il devra par conséquent restituer le bien dans le même état. À défaut, vous serez en droit de conserver tout ou partie du dépôt de garantie. Le locataire a la possibilité de tenter d'apporter la preuve - au moyen de photographies, par exemple - que telle dégradation  existait avant l'état des lieux de sortie et aurait dû être consignée dans l'état des lieux d'entrée. Mais en pratique, le succès de cette démarche reste très aléatoire.

Un état des lieux doit être constaté par écrit, que ce soit sur support papier ou sous forme électronique. Il doit aussi être daté et signé.

Combien de temps dure un état des lieux ?

On entend souvent dire que la taille, ça ne compte pas… Sauf que dans le cas d'un état des lieux, si, la taille, ça compte ! S'il était venu à l'esprit de Louis XIV de louer le château de Versailles, on peut imaginer que l'état des lieux d'entrée aurait duré des jours et des jours… Pour un studio, comptez aux alentours de 3/5 heures max.

👉 Pour une maison disposant d'un extérieur, l'état des lieux devrait avoisiner les 3 heures. Là encore, la méticulosité de l'une ou de l'autre partie pourra faire s'éterniser l'état des lieux… Mais dites-vous bien que le temps passé à réaliser un état des lieux n'est jamais du temps perdu. Car si les choses sont carrées dès le début, les risques qu'un litige propriétaire vs locataire survienne par la suite s'en verront considérablement réduits.

L'état des lieux d'entrée coïncide avec la remise des clés à votre locataire.

Comment faire un état des lieux ? Les 7 règles d'or à suivre 

  1. Utiliser un modèle type conforme à la loi
  2. Remplir 2 états des lieux (entrée et sortie)
  3. Conserver précieusement un exemplaire de chaque
  4. Avoir le souci du détail
  5. Assurer les conditions matérielles propices le jour J (électricité, eau, gaz...)
  6. Prendre des photos de chaque pièce
  7. Relever les compteurs

1️⃣ Choisissez un « modèle type » d’état des lieux conforme à la loi

Le support que vous aurez choisi doit être conforme au décret qui en fixe le contenu obligatoire depuis le 1er juin 2016. Vous pouvez utiliser celui proposé en téléchargement sur PAP. fr.

⚠️ Rappelons que pour être valable et opposable, l’état des lieux, au même titre que tous les documents annexes, doit être paraphé à chaque page, daté et signé par le propriétaire et le locataire.

2️⃣ Remplissez 2 états des lieux distincts (entrée et sortie)

Même si ce n’est pas obligatoire, nous vous conseillons de faire 2 documents distincts pour plus de clarté et de lisibilité. Précisez donc le jour de l’état des lieux s’il s’agit de celui d’entrée ou de sortie. Sur le modèle PAP.fr, il vous suffit de cocher la case correspondant en haut à gauche. Indiquez ensuite la date.

Nous vous recommandons d’utiliser le même document type pour les deux états des lieux, la lecture et l’interprétation n’en seront que plus simples au moment du comparatif de fin de location.

3️⃣ Conservez précieusement un exemplaire de l’état des lieux

Pour rappel, ledit document doit être établi en deux exemplaires (un par partie). Charge à vous et à votre locataire de bien conserver ce document. Pour plus de sécurité, nous vous recommandons de le scanner et de le stocker sur un serveur distant, par exemple une boîte de messagerie électronique.

4️⃣ Ayez le souci du détail pour limiter les risques de litiges

L'état des lieux est une étape cruciale dont l'importance ne saurait être sous-estimée. Rigueur, objectivité et sens de l'observation sont autant de qualités dont l'utilité n'est plus à prouver lorsque l'on réalise un état des lieux et qu'on appréciera tant chez le propriétaire que chez le locataire.

Neuf, usagé, en bon état… Que vérifier lors d'un état des lieux ?

Pour chaque pièce, chaque élément d’équipement, prenez le soin de préciser dans la case correspondante, si l’état est « neuf », « bon », « d’usage » ou encore « mauvais ». Soyez toujours précis dans les termes employés afin d’éviter les interprétations au moment du comparatif entre l’état des lieux d’entrée et de sortie. N'hésitez pas à formuler des observations si nécessaire. Le nombre et l’emplacement des taches, des déchirures, des trous, une peinture écaillée, un carreau fêlé… Toutes ces précisions supplémentaires sont un gage de sérénité au moment de l’état des lieux de sortie. Plus un état des lieux est précis, moins il pourra entraîner interprétation et contestation.

5️⃣ Assurez-vous que les conditions sont réunies pour l’état des lieux

Veillez à ce que l’eau et le gaz ne soient pas coupés le jour J. Les conditions d’éclairage doivent aussi être bonnes pour procéder à cette étape essentielle. En d’autres termes, même si l’appartement est vide, conservez suffisamment de lampes et d’ampoules au plafond, sinon vous pourriez passer à côté de défauts ou de dégradations à cause de la pénombre.

6️⃣ Prenez des photos du logement

C’est une astuce qui peut vous éviter bien des conflits et des contestations en fin de location. Il s’agit d’un moyen supplémentaire de prouver l’état du bien avant et après la période locative. Ces photos viendront s’ajouter aux observations figurant sur le document type. Elles constituent une preuve exploitable en cas de désaccords entre le propriétaire bailleur et le locataire, à condition qu’elles aient été signées par les deux parties.

7️⃣ Relevez les compteurs lors de l’état des lieux

Nous vous conseillons de noter précisément les relevés de compteurs d’eau, de gaz et d’électricité directement sur le document à l’entrée et à la sortie du locataire. Cette précaution vous évitera toute contestation ultérieure. À noter : la consommation du locataire ne commence qu’à compter du jour de son emménagement.

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Qui paie les frais d'état des lieux d'entrée ?

👉 S'il est effectué entre particuliers, c'est-à-dire entre vous et votre locataire, l'état des lieux - qu'il soit d'entrée ou de sortie - est gratuit. En revanche, l'intervention d'un professionnel change la donne.

👉 Lorsque l'état des lieux d'entrée est réalisé par le locataire et par un professionnel (agence immobilière, mandataire, notaire…), une partie des frais est à la charge du locataire.

👉 Si l'état des lieux de sortie implique un professionnel, les frais sont à la charge du propriétaire et le locataire n'a rien à payer. Et toute clause du contrat de location qui prévoirait le contraire serait abusive.

👉 En cas de litige (le locataire ou le propriétaire décide de « boycotter » l'état des lieux, par exemple), on fera appel aux services d'un commissaire de justice (ex-huissier de justice). Les frais seront alors partagés entre le propriétaire et le locataire.

Comment savoir si un état des lieux est conforme ?

Si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, alors vous devrez restituer à votre locataire - dans les 30 jours suivant son départ - son dépôt de garantie. Quand dit-on d'un état des lieux de sortie qu'il est conforme à l'état des lieux d'entrée ? Cette conformité - et la restitution du dépôt de garantie qui s'ensuit - suppose que la description du logement qui a été faite à l'arrivée du locataire corresponde en tout point à la description qui en est faite à son départ.

Une modification de l'état des lieux est-elle possible ?

✅ Sachez que le locataire dispose d’un délai de 10 jours après la signature de l’état des lieux pour vous signaler un problème ou une dégradation qu’il n’avait pas vu le jour J. Il le fera par lettre recommandée avec avis de réception. Vous êtes dans l’obligation d’en tenir compte et de l’ajouter au document. Cas particulier : si le locataire rencontre des problèmes avec des éléments de chauffage, il peut encore apporter une modification à l’état des lieux pendant le premier mois de chauffe, soit parfois plusieurs mois après l’emménagement. Dans tous les cas, un avenant au contrat de location sera alors signé.

Comment contester un état des lieux de sortie ?

✅ Que vous soyez propriétaire bailleur ou locataire, vous pouvez contester un état des lieux de sortie litigieux. Voici la marche à suivre :

  • envoyez à l'autre partie - par courrier recommandé avec accusé de réception - un courrier listant les éléments litigieux et auquel seront - éventuellement - joints des documents (factures, photos, témoignages…) ;
  • en cas de refus ou d'absence de réponse, un conciliateur de justice tentera de résoudre le litige à l'amiable ;
  • si la tentative de conciliation échoue, le juge des contentieux de la protection pourra être saisi dans les 3 années suivant la survenance du litige.

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