C’est le grand jour, votre locataire arrive dans les lieux. Il vous reste une formalité à remplir afin de vous prémunir contre tout litige en cas d’usure anormale ou de dégradation de votre logement : l’état des lieux.
De quoi s’agit-il ?
L’état des lieux est un document écrit établi contradictoirement entre le propriétaire et le locataire, lors de l’entrée dans les lieux ainsi qu’à la sortie. Il fait mention de l’état de l’appartement ou de la maison ainsi que de ses équipements. C’est la comparaison des deux qui permettra de déterminer si l’occupant du logement doit répondre ou non de dégradations.
Pourquoi il est indispensable de faire un état des lieux ?
Au début de toute location, votre locataire vous verse un dépôt de garantie. Cette somme d’argent lui sera remboursée s’il rend l’appartement en bon état ou tout du moins dans un état conforme à celui dans lequel il l’a reçu à son arrivée. C’est pourquoi, pour éviter les litiges au sujet d’éventuelles dégradations et usure anormale du logement, vous remplirez ensemble un état des lieux au début et à la fin de son séjour locatif. C’est donc le comparatif des deux documents au moment du départ de votre locataire qui déterminera si vous lui rendez ou non l'intégralité de son dépôt de garantie. Attention, pour être certain que l’état des lieux fasse foi, veillez à ce qu’il soit rempli avec rigueur et précision pour chacune des pièces qui composent le logement.
Les 7 règles d'or à suivre :
- Utiliser un modèle type conforme à la loi
- Remplir 2 états des lieux (entrée et sortie)
- Conserver précieusement un exemplaire de chaque
- Avoir le souci du détail
- Assurer les conditions matérielles propices le jour J (électricité, eau, gaz...)
- Prendre des photos de chaque pièce
- Relever les compteurs
1. Choisissez un « modèle type » d’état des lieux conforme à la loi. Le support que vous aurez choisi doit être conforme au décret qui en fixe le contenu obligatoire depuis le 1er juin 2016. Vous pouvez utiliser celui proposé en téléchargement sur PAP.fr en cliquant ici. Important : rappelons que pour être valable et opposable, l’état des lieux, au même titre que tous les documents annexes, doit être paraphé à chaque page, daté et signé par le propriétaire et le locataire.
Téléchargez notre modèle d'état des lieux
2. Remplissez 2 états des lieux distincts entrée et sortie. Même si ce n’est pas obligatoire, nous vous conseillons de faire 2 documents distincts pour plus de clarté et de lisibilité. Précisez donc le jour de l’état des lieux s’il s’agit de celui d’entrée ou de sortie. Sur le modèle PAP.fr il vous suffit de cocher la case correspondant en haut à gauche. Indiquez ensuite la date.
Nous vous conseillons d’utiliser le même document type pour les deux états des lieux, la lecture et l’interprétation n’en seront que plus simples au moment du comparatif de fin de location.
3. Conservez précieusement un exemplaire de l’état des lieux. Pour rappel, ledit document doit être établi en deux exemplaires (un par partie). Charge à vous et à votre locataire de bien conserver ce document. Pour plus de sécurité nous vous recommandons de le scanner et de le stocker sur un serveur distant, par exemple une boîte de messagerie électronique.
4. Ayez le souci du détail pour limiter les risques de litiges. Pour chaque pièce, chaque élément d’équipement, prenez le soin de préciser dans la case correspondante, si l’état est « neuf », « bon », « d’usage » ou encore « mauvais ». Soyez toujours précis dans les termes employés afin d’éviter les interprétations au moment du comparatif entre l’état des lieux d’entrée et de sortie.
Ajoutez des observations si nécessaire. Le nombre et l’emplacement des taches, des déchirures, des trous, une peinture écaillée, un carreau fêlé… Toutes ces précisions supplémentaires sont un gage de sérénité au moment de l’état des lieux de sortie. Plus un état des lieux est précis moins il pourra donner lieu à interprétation donc à contestation.
5. Assurez-vous que les conditions sont réunies pour l’état des lieux. Veillez à ce que l’eau et le gaz ne soient pas coupés le jour J. Les conditions d’éclairage doivent aussi être bonnes pour procéder à cette étape cruciale. En d’autres termes, même si l’appartement est vide, conservez suffisamment de lampes et d’ampoules au plafond, sinon vous pourriez passer à côté de défauts ou de dégradations à cause de la pénombre.
6. Prenez des photos du logement. C’est une astuce qui peut vous éviter bien des conflits et des contestations en fin de location. Il s’agit d’un moyen supplémentaire de prouver l’état du bien avant et après la période locative. Ces photos viendront s’ajouter aux observations figurant sur le document type. Elles constituent une preuve exploitable en cas de désaccords entre le propriétaire et le locataire, à condition qu’elles aient été signées par les deux parties.
7. Relevez les compteurs lors de l’état des lieux. Nous vous conseillons de noter précisément les relevés de compteurs d’eau, de gaz et d’électricité directement sur le document à l’entrée et à la sortie du locataire. Cette précaution vous évitera toute contestation ultérieure. Astuce : Vous pouvez prendre les compteurs en photo avec votre smartphone. A noter : la consommation du locataire ne commence qu’à compter du jour de son emménagement.
Sachez que le locataire dispose d’un délai de 10 jour après la signature de l’état des lieux pour vous signaler un problème ou une dégradation qu’il n’avait pas vu le jour J. Il le fera par lettre recommandée avec accusé de réception. Vous êtes dans l’obligation d’en tenir compte et de l’ajouter au document. Cas particulier : si le locataire rencontre des problèmes avec le mode de chauffage, il peut encore apporter une modification à l’état des lieux pendant le premier mois de chauffe, soit parfois plusieurs mois après l’emménagement.
Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées sur l'état des lieux, consultez le dossier complet concocté par nos juristes ici
Vous pouvez aussi visionner la vidéo de Charlie Cailloux sur le même thème :
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