Comment faire un état des lieux d'entrée et de sortie ?

L'état des lieux : mode d'emploi

L'état des lieux doit être établi lors de la remise des clés à l'entrée des lieux et au départ du locataire. Il est établi par le locataire et le propriétaire, mais le recours à un huissier est possible.

Ce constat, signé des deux parties, est destiné à faire la preuve, soit que le locataire a rendu les lieux en bon état, soit, au contraire, qu'il y a eu des dégradations ou des pertes survenues pendant la location. Pour les logements d’habitation loués en tant que résidence principale du locataire, la loi encadre les modalités d’établissement des états des lieux.

👉 Faire une description minutieuse

L’état des lieux consiste en une description précise de chaque pièce du logement, incluant les murs, sols, plafonds, fenêtres, robinetterie, installations électriques, et électroménager. Chaque élément doit être noté avec soin, en particulier si le logement est équipé d’une cuisine avec appareils spécifiques. Il est recommandé d’utiliser un modèle type pour les états des lieux d’entrée et de sortie, afin de faciliter la comparaison et de relever toute évolution de l’état du bien.

👉 L'état des lieux en location meublée

Si le logement est équipé de meubles, une description précise de chaque équipement est nécessaire. L'état des lieux en location meublée rajoute à l'état du logement celui du mobilier présent dans le logement. Un inventaire de tous les meubles doit être joint au formulaire d'état des lieux. Il faut s'assurer que les meubles obligatoires sont bien présents dans le logement et préciser dans quel état ils sont au moment où l'état des lieux est réalisé.

Il est recommandé d'indiquer la marque et le prix des meubles lorsqu'ils appartiennent à une gamme élevée afin que si la question de la réparation ou du remplacement se posait il y ait une base d'évaluation.

👉 Signer l'état des lieux pour qu'il soit contradictoire

Le bailleur et le locataire établissent et signent ensemble l’état des lieux, chacun conservant un exemplaire. Ce document contradictoire est valide seulement s’il est signé par les deux parties. En cas de désaccord, ils peuvent faire appel à un huissier, dont les frais sont partagés également après convocation préalable de sept jours.

👉 Illustrer l'état des lieux

Depuis le 1er juin 2016, il est possible de compléter les états des lieux par des photos pour illustrer des taches, trous ou autres défauts. Ces photos, datées et indiquant leur emplacement, peuvent être envoyées par mail aux deux parties. Un plan peut aussi être ajouté pour mieux localiser les éléments observés.

👉 Choisir une grille de vétusté

Lors de la signature du contrat, les parties peuvent convenir d’utiliser une grille de vétusté approuvée collectivement. Cette grille fixe une durée de vie et des abattements annuels pour les équipements, facilitant l’évaluation des réparations à la charge du locataire en cas de dégradation.

Qui peut assister à un état des lieux ?

Les parties au contrat de location : le locataire et le bailleur doivent assister à l'état des lieux pour que l'on puisse parler d'état des lieux contradictoire. Si l'une des parties n'était pas en mesure d'être là, il lui faudra donner une procuration à un tiers chargé de le représenter. Le mandataire devra être muni d'une procuration et d'une pièce d'identité. Sa signature engage bien le mandant qui ne pourra pas contester l'état des lieux ainsi réalisé.

À quel moment faut-il faire un état des lieux d'entrée ?

C’est à l’arrivée et au départ du locataire qu’il faut faire des états des lieux du logement et de ses annexes éventuelles.

👉 L'état des lieux entrant

L’état des lieux doit être fait à la remise des clés, lorsque le locataire prend réellement possession du logement. Le réaliser par anticipation est déconseillé, car des dommages pourraient survenir avant l’entrée effective, engageant ainsi la responsabilité du locataire.

👉 La modification de l'état des lieux après signature

Après avoir signé l’état des lieux d’entrée, le locataire peut demander des compléments dans les dix jours pour des omissions ou, durant le premier mois de chauffe, pour tout dysfonctionnement constaté.

Quand faire l'état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie est à faire au moment où le locataire quitte le logement, donc au moment de la remise des clés au propriétaire. Cela permet d’avoir une description très précise de l’état du logement au départ du locataire. L'état des lieux de sortie constate si le locataire a laissé le logement et ses équipements en bon état de réparations.

L'état des lieux de sortie est-il obligatoire ?

L'état des lieux de sortie est obligatoire. Il peut arriver qu'il ne soit pas réalisé et dans ce cas cela a surtout une incidence pour le bailleur. En effet, en l'absence d'état des lieux de sortie,

L'état des lieux de sortie a une vraie importance pour le propriétaire. Si le propriétaire ne fait pas d'état des lieux de sortie, il ne pourra faire aucune retenue sur le dépôt de garantie du locataire. Le propriétaire absent et non représenté à l'état des lieux des sorties a tout à perdre surtout s'il constate après coup que le logement a été dégradé.

Quel délai pour l'état des lieux de sortie ?

Il n'y a pas de délais légaux pour faire l'état des lieux de sortie. Il se fait au moment de la restitution des clefs au bailleur. Il peut donc se faire à tout moment après que le préavis ait été donné à condition que le locataire prenne la peine de prévenir le bailleur de la date choisie. Par défaut il doit être fait au dernier jour du préavis de bail.

• La réalisation d'un état des lieux avant la fin du préavis ne dispense pas le locataire de devoir s'acquitter de son loyer jusqu'au bout du préavis.
• L'état des lieux peut être réalisé après la fin du préavis, dans ce cas c'est celui qui est responsable qui devra supporter le loyer des jours supplémentaires.

Si le locataire quitte les lieux sans réaliser l’état des lieux de sortie, le propriétaire peut le faire avec un huissier. Bien qu’aucun délai légal ne soit imposé, il est conseillé de le réaliser rapidement avant toute nouvelle occupation pour prévenir toute contestation de l’ancien locataire.

Un état des lieux de sortie pour comparer l'état du bien à l'arrivée et au départ du locataire

La comparaison entre l’état des lieux d’entrée et de sortie permet de constater les évolutions dans l’état du logement. Les dégradations dues au locataire peuvent justifier une retenue sur le dépôt de garantie, tandis que l’usure normale reste à la charge du propriétaire, d’où l’application d’un taux de vétusté pour les équipements selon leur ancienneté.

🙋‍♀️ Si le propriétaire a laissé un logement impeccable au locataire et que celui-ci a installé sur l’un des murs une importante bibliothèque et laisse à son départ de très nombreux trous à cet emplacement, cela permet au propriétaire de facturer au locataire la réparation du mur.

👉 Pour dénombrer les clés et bips

On doit également indiquer sur les états des lieux le nombre et la destination de chaque clé, bip ou télécommande permettant l’accès au logement, à la boite aux lettres et aux annexes (parking, cave, remise.). S'il en manque au départ du locataire, à lui de les remplacer. Dans certaines hypothèses, le propriétaire voudra un remplacement de la serrure plutôt qu'une réfection des clefs, lorsqu'il estime que garder la même serrure présenterait une insécurité pour le nouveau locataire.

👉 Pour connaître la nouvelle adresse du locataire

Sur l'état des lieux de sortie, il faut préciser l'adresse du nouveau domicile du locataire ou son lieu d'hébergement afin de permettre au bailleur de lui restituer le dépôt de garantie ou le solde du montant versé avec le détail des sommes retenues si nécessaire. Si le montant du dépôt de garantie ne couvre pas les réparations locatives, le bailleur peut aussi le poursuivre en paiement.

Modèle de lettre : Restitution partielle du dépôt de garantie en cas de dégradations

Qu'est-ce qu'un état des lieux non conforme ?

Un état des lieux non conforme c'est celui qui fait apparaître des disparités entre l'état du logement à l'entrée et à la sortie. Il faut comprendre qu'on parle de dégradations, transformations non autorisées du logement, disparitions d'équipements qui étaient présents lors de l'entrée dans les lieux. Ceci n'est pas à confondre avec la simple usure du temps.

Qu'est-ce qui se passe si le propriétaire ne fait pas d'état des lieux ?

A la fin du bail c'est le propriétaire qui a un réel intérêt à réaliser un état des lieux. S'il ne s'y soumet pas, on considère par défaut que le logement a été remis en bon état de réparations . Aucune retenue ne peut dont être faite sur le dépôt de garantie du locataire.

Que faire en cas de désaccord ?

Il est courant que le locataire et le propriétaire divergent sur l’état des lieux de sortie, notamment sur la nature des dégradations. Si aucun accord n’est trouvé et que l’une des parties refuse de signer, le bailleur peut faire appel à un huissier pour établir un état des lieux imposé.

🙋‍♀️ D’autres litiges, tels que les délais de restitution ou le montant des retenues, peuvent être soumis à la Commission départementale de conciliation, et, en cas de désaccord persistant, portés devant le tribunal judiciaire.

💰 Quel est le prix d'un état des lieux ?

Le coût d'un état des lieux fait sans intermédiaire

L'état des lieux fait de manière amiable en l'absence de tout litige est gratuit lorsqu'il est fait entre le propriétaire et le locataire.

Le prix d'un état des lieux amiable fait par un intermédiaire

Si le propriétaire a recours à un intermédiaire, un professionnel pour réaliser l'état des lieux d'entrée, la facturation imputable au locataire ne peut excéder 3 €/m² de surface du logement. A condition que le locataire ne paie pas plus que le propriétaire. Une des parties (souvent le bailleur) peut mandater un huissier pour réaliser cet état des lieux amiable. Dans ce cadre, ses tarifs sont libres.

La facturation d'un état des lieux non amiable fait par huissier

La question du prix et de la facturation de l'état des lieux se pose plus au moment de la sortie du logement. Lorsque, suite à un désaccord, voire un litige entre les parties, il est nécessaire de faire intervenir un huissier. La partie qui souhaite faire intervenir un huissier doit prévenir l'autre minimum une semaine avant la date de la tenue de l'état de lieux, par courrier recommandé avec accusé de réception.

La tarification des actes d'huissier a été réglementée par un décret et un arrêté du 28 février 2020. Le coût de l'état des lieux varie selon la surface du logement et sa localisation, il faut y rajouter des frais liés au courrier de convocation et des frais de déplacement. Le coût de l'état des lieux est de :

• 158,58 €, pour un logement dont la surface est inférieure à 50 m² ;
• 180,28 €, pour un logement dont la surface est comprise entre 50 et 150 m² ;
• 256,89 €, pour un logement dont la surface est supérieure à 150 m². 

Quelles sont les dégradations imputables au locataire ?

Lors de la remise des clés, le locataire doit rendre le logement en bon état. L’état des lieux d’entrée sert de référence pour évaluer l’évolution du logement ; l’usage d’un même modèle facilite cette comparaison.

🙋‍♀️ La vétusté est d'emblée à écarter des dégradations imputables au locataire, elle est toujours supportée par le propriétaire. Sont imputables au locataire : les dégradations survenues du fait de sa négligence (trous dans les murs , tâches, moquette et parquet abîmés, équipements cassés ou abîmés, etc.). Le locataire a une obligation d'entretenir le logement, donc les manques d'entretien constatés à la sortie sera à sa charge : manque d'entretien de la chaudière, des espaces extérieurs, etc.

Est-ce que le locataire doit refaire les peintures ?

❌ Le locataire n'a pas une obligation de refaire les peintures, surtout lorsque la réfection est rendue nécessaire par le temps. Par contre s'il a causé des dégradations sur les peintures il doit y remédier ou alors le propriétaire sera en droit de considérer qu'il y a dégradations et lui faire une retenue sur le dépôt de garantie. La retenue devra prendre en compte l'état d'usage.

Qu'est-ce que le propriétaire peut retenir sur la caution ?

• Le montant des réparations de dégradations notées dans l'état des lieux de sortie justifié par des devis ou des factures ;
• Le coût des remplacements d'équipements manquants (clefs, meubles, etc.). Le remplacement doit être d'une gamme équivalente à l'équipement d'origine. Par exemple vous n'allez pas remplacer un meuble de luxe par un meuble en kit, ou une clé de haute sécurité par une simple clef, etc. ;
• Les impayés au jour de la fin du contrat de location tels que les impayés de loyers ;
• La régularisation des charges non faite au moment de la fin du contrat (au maximum 20 % du dépôt de garantie) ;
• Les entretiens non réalisés (entretien annuel de la chaudière, entretien des jardins et équipements extérieurs, etc.).

🙋‍♀️ Le délai de restitution court à partir de la date de signature de l'état des lieux de sorties. Le propriétaire dispose d'un mois en l'absence de dégradations et deux mois lorsque des dégradations ont été notées, pour restituer le dépôt de garantie après la tenue de l'état des lieux de sortie.