Comment l'assemblée générale prend-elle ses décisions ?

Dans toute copropriété, une assemblée générale doit être réunie au moins une fois par an. Tous les copropriétaires doivent être convoqués et sont à l'occasion de cette réunion invités à débattre et à voter sur les questions inscrites à l'ordre du jour. La majorité requise pour voter les décisions est fonction de l'importance des sujets sur lesquelles l'assemblée doit se prononcer.

Les copropriétaires qui votent contre une décision ou qui sont absents et non représentés bénéficient d'un recours. Ils peuvent agir en justice et demander la nullité d'une décision prise par l'assemblée lorsqu'ils estiment qu'elle est entachée d'une irrégularité, ou encore s'il s'agit d'une décision de travaux d'amélioration qui apparaît comme somptuaire. Habituellement, c'est le syndic qui se charge de la convocation. Mais dans certaines circonstances, le conseil syndical ou même un copropriétaire peut s'en charger. La convocation doit être faite selon une certaine procédure.

Le syndic convoque les copropriétaires à une assemblée générale au moins une fois par an. En dehors de cette assemblée obligatoire, le syndic peut convoquer les copropriétaires chaque fois qu'il le juge utile pour la bonne administration de l'immeuble. Le conseil syndical ou encore un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires peuvent demander la tenue d'une assemblée générale s'ils le souhaitent. Lorsqu'il n'existe pas de conseil syndical (bien que cet organe soit en principe obligatoire), tout copropriétaire peut alors prendre l'initiative de convoquer l'assemblée.Dans les toutes petites copropriétés ne comptant que deux copropriétaires, chacun peut convoquer l'autre à une AG en lui notifiant les points qu'il a prévus à l'ordre du jour.   

La demande doit alors être adressée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le syndic tarde trop à envoyer les convocations, une mise en demeure lui est adressée. Le syndic dispose alors de 8 jours pour convoquer l'assemblée. S'il n'obtempère pas, le président du conseil ou à défaut tout copropriétaire peut alors la provoquer.

La convocation à l'assemblée générale de copropriété est notifiée par écrit au dernier domicile des copropriétaires, soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par remise en mains propres contre récépissé ou émargement, soit par lettre recommandée électronique. Toutefois, le syndic ne peut vous adresser votre convocation par voie électronique que si vous lui avez donné préalablement votre accord.

La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée générale. Le décompte des 21 jours se calcule de la façon suivante, selon le type de transmission de la convocation à l'AG :

• si la convocation est faite par lettre RAR, le point de départ de ce délai est le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du copropriétaire ;
• Si la convocation est remise en main propre contre émargement, le délai court à compter du lendemain de la date de l'émargement ;
• si la convocation est adressée par lettre recommandée électronique, le point de départ court à compter du lendemain de la transmission de l'avis électronique vous informant d'un envoi électronique.

La convocation indique le jour, l'heure et le lieu de l'assemblée générale. Elle contient impérativement l'ordre du jour, et, en annexe, certains documents nécessaires au vote. La loi fixe en effet une liste de documents qui sont à adresser en même temps que la convocation à chacun des copropriétaires, en fonction des décisions portées à l'ordre du jour.

Parmi les documents que le syndic doit joindre à la convocation, pour permettre le vote des décisions, figurent par exemple le projet de budget avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, le projet de contrat de syndic si l'assemblée est chargée d'élire un nouveau syndic ou de réélire le syndic en place...

La convocation contient également un pouvoir qui vous permet d'être représenté par un autre copropriétaire ou l'un de vos proches si vous ne pouvez pas participer à l'assemblée générale des copropriétaires.

Depuis le 4 juillet 2020, toute convocation contient également un bulletin de vote par correspondance qui permet à tous les copropriétaires qui le souhaitent de voter par avance en renvoyant le bulletin complété au syndic.

Pour en savoir plus : voter par correspondance aux AG de copropriété