Voter par correspondance aux AG de copropriété

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04 Mars 2021 - Avec l’état d’urgence sanitaire qui se prolonge, la tenue des assemblées générales en présence des copropriétaires reste quasiment impossible du fait des contraintes sanitaires. Mais les AG peuvent se tenir à distance, et en particulier avec le vote par correspondance. En pratique, comment ça se passe ?

La vie de la copropriété continue. Malgré le contexte sanitaire, il faut voter le budget prévisionnel, approuver les comptes, décider des travaux nécessaires, élire le syndic, les membres du conseil syndical, etc.

Plus question de reporter indéfiniment les assemblées générales comme cela a été le cas lors du premier confinement en mars 2020. Depuis, les syndics disposent de nouveaux outils : ils peuvent temporairement organiser des AG sans présence physique des copropriétaires. Pour cela, ils ont le choix entre deux solutions : le vote par visioconférence ou le vote par correspondance si le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible.

Pour l'essentiel, les AG se font via un vote par correspondance. Et cela devrait durer car une ordonnance du 10 février 2021 a prolongé le délai pendant lequel le syndic peut recourir aux AG dématérialisées : jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence, c’est-à-dire jusqu’au 1er juillet 2021.

Le but initial n'était pas de remplacer les AG par un vote à distance de tous les copropriétaires, mais de permettre à ceux d'entre eux qui ne peuvent pas se rendre à l'AG ni y participer par visioconférence de pouvoir prendre part au vote, malgré tout. Bref, cela devait rester marginal, mais le contexte de pandémie a institutionnalisé cette nouvelle pratique.

L’ordonnance du 10 février 2021 qui prolonge la possibilité pour les syndics de tenir des AG dématérialisées ne fixe pas de date buttoir calendaire à cette mesure comme cela avait été le cas précédemment. Cette possibilité leur est ouverte jusqu'à la fin de l’état d’urgence sanitaire plus un mois. Par conséquent, si l'état d’urgence sanitaire devait être prolongé, ces mesures le seraient automatiquement aussi.

Durant le premier confinement, le vote par correspondance était impossible car il manquait le texte pour fixer le contenu du formulaire à joindre aux convocations pour pouvoir voter par correspondance. C'est chose faite depuis le 4 juillet 2020 : toutes les convocations aux AG adressées aux copropriétaires doivent désormais contenir le formulaire de vote par correspondance afin de permettre à tout copropriétaire qui le souhaite de voter par correspondance, quel que soit le contexte.

Le formulaire de vote par correspondance est établi selon un modèle fixé par arrêté reprenant la liste des résolutions avec un emplacement prévu sous chacune d'elles avec les intentions de vote à compléter : pour, contre ou abstention.

Si le syndic a convoqué les copropriétaires à une AG "classique" et qu’il décide finalement de proposer uniquement le vote par correspondance alors que les copropriétaires ont déjà reçu leur convocation, il doit les prévenir de ce changement au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée.

Comment voter par correspondance aux AG de copropriété ?

Pour permettre au syndic de prendre vos votes en compte, le formulaire de vote par correspondance complété avec vos consignes doit lui parvenir au moins trois jours francs avant la date prévue pour l'assemblée générale. Après avoir indiqué votre vote pour chaque résolution en cochant la case requise, n'oubliez pas de parapher chaque page et de dater et signer la dernière. Même s'il n'est pas obligatoire d'envoyer votre formulaire par courrier recommandé avec accusé de réception, nous vous conseillons de le faire, sans oublier d'en conserver une photocopie.
En revanche, si vous transmettez ce formulaire par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic, celui-ci est présumé l'avoir reçu le jour même où vous l'envoyez.

Pour voter par correspondance plus simplement et rapidement encore, beaucoup de syndics proposent de voter directement sur leur plateforme en vous rendant dans votre espace personnel, après vous être identifié. Attention, une fois vos votes enregistrés et envoyés au syndic, il n'est pas possible de revenir en arrière !

Pour ces assemblées générales sans réunion des copropriétaires, c’est le président du Conseil syndical ou, à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic qui assure les missions du président de séance.

Sa tâche est particulière dans cette situation de vote exclusivement par correspondance. C'est à lui de certifier exacte la feuille de présence. Il doit vérifier que le nom et l'adresse des copropriétaires votant par correspondance y ont bien été inscrits par le syndic, ainsi que la date à laquelle leurs consignes de vote sont parvenues au syndic. Il vérifie également le nombre de voix pour, contre, ou les abstentions aux résolutions. Pour cela, le président de séance devra participer au dépouillement des bulletins de vote par correspondance et signer le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la date de l'assemblée générale.

Avantages et inconvénients du vote par correspondance

Voter par correspondance, c'est une solution qui permet aux copropriétaires, faute de mieux, de pouvoir prendre les décisions en AG. L'avantage, c'est de pouvoir prendre part au vote en toute circonstance. L'inconvénient, c'est que les copropriétaires votent sans avoir pu débattre collectivement des résolutions, et sans avoir pu profiter de l'éclairage apporté par le conseil syndical ou le syndic en cours de séance, ce qui est tout l'intérêt de ces réunions.

Certains syndics proposent cependant des solutions pour y remédier, comme des forums pour permettre aux copropriétaires d'échanger avant l'AG sur la plateforme du syndic.

Qu'en est-il du mandat du syndic en place ?

L'ordonnance du 18 novembre 2020 avait permis de prolonger les mandats des syndics qui expiraient entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 alors que l'AG n'avait pas encore eu lieu. Ils ont été renouvelés d'office jusqu'à la tenue de l’assemblée générale suivante qui devait avoir lieu au plus tard le 31 janvier 2021. Cela a permis à beaucoup de syndics en place de rester en fonction légalement en attendant d’être réélus dans leur fonction.

Mais contrairement à cette précédente ordonnance, celle du 10 février 2021 ne prolonge plus les mandats des syndics en place. Pour ceux dont le mandat arrive prochainement à expiration il est donc indispensable de recourir aux AG dématérialisées et d'y prévoir l'élection du syndic pour éviter aux copropriétaires de se retrouver dépourvus de syndics.

Comment élire les membres du conseil syndical par correspondance ?

La difficulté du vote par correspondance réside dans les résolutions habituellement complétées en cours de séance, comme l'élection des membres du conseil syndical. Le syndic doit donc être vigilant sur ce point. D'autant que l’ordonnance du 10 février 2021 ne prolonge pas non plus d'office la durée de mandat des membres du conseil syndical. Si l’AG a lieu uniquement via le vote par correspondance, les syndics devront donc prévoir de mentionner les candidatures des nouveaux membres du conseil syndical ou de ceux dont le mandat est arrivé à terme. Pour cela, il est nécessaire d'anticiper et de demander aux copropriétaires intéressés de faire part de leur candidature afin de compléter les résolutions avant d'envoyer les convocations.
Certains syndics ont, quant à eux, prévu que le conseil syndical en place serait d'office reconduit dans ses fonctions. 

De même, pour les décisions n'ayant pas obtenu la majorité requise mais pouvant faire l'objet d'un deuxième vote à une majorité allégée, il n'y a pas de solution clés en main pour l'instant. Les syndics prévoiront peut-être cette hypothèse dans le formulaire de vote par correspondance.

Vote à distance et vente du logement

Lors de la vente d'un logement, lorsque l'AG a lieu entre le compromis de vente et l'acte de vente, les notaires prévoient toujours une clause par laquelle le vendeur donne pouvoir à l'acheteur de le représenter. C'est alors l'acheteur qui s'engage à prendre à sa charge les travaux qui seraient votés lors de cette assemblée. Or il n'est théoriquement pas possible de se faire représenter pour voter par correspondance. Avant de signer le compromis, n'hésitez pas à en parler avec votre notaire afin qu'il prévoit les modalités dans cette hypothèse. Si le compromis est déjà signé et que rien n'a été prévu concernant un vote par correspondance, parlez-en au plus vite avec votre notaire pour définir la marche à suivre : par exemple en vous mettant formellement d'accord avec l'acheteur sur ses intentions de vote et en mettant le notaire en copie, et en demandant à l'acheteur de confirmer qu'il prend en charge les travaux votés dans ces conditions.

Vous pouvez aussi contacter votre syndic afin de lui indiquer que vous transmettez le formulaire de vote par correspondance à l'acheteur avec une lettre à l'intention du syndic l'informant que s'agissant d'une vente, vous donnez tous pouvoirs à votre acheteur de vous remplacer. Dans ce cas, le formulaire de vote à votre nom et signé par vous est complété par l'acheteur.

Peut-on décider d'aller à l'AG quand on a voté par correspondance ?

Sachez qu'en temps normal, quand il est possible de se rendre à l'assemblée générale, si vous décidez finalement d'y assister après avoir envoyé votre formulaire de vote par correspondance au syndic, votre participation physique est privilégiée.

Sachez d'autre part que si une résolution est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Sources :
Ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021
Ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020
Arrêté du 2 juillet 2020, NOR : JUSC2016025A

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