AG de copropriété : comment voter par correspondance ?

 ⚖️ Le cadre légal du vote par correspondance

Les assemblées générales (AG) rythment la vie d’une copropriété. C’est lors de ces réunions que les copropriétaires approuvent les comptes, votent le budget prévisionnel, décident des travaux à réaliser ou encore élisent le syndic et les membres du conseil syndical. Si la participation physique reste la norme, il est désormais possible de voter par correspondance dans toutes les copropriétés, et ce sans justification particulière.

Depuis le 4 juillet 2020, toutes les convocations aux AG doivent impérativement comporter un formulaire de vote par correspondance. Par défaut, la notification est électronique. Ce formulaire permet à chaque copropriétaire d’exprimer ses choix, résolution par résolution, sans être présent à l’assemblée. Cette mesure, pérenne, a été instaurée pour faciliter la participation de tous, notamment ceux qui résident loin ou ont des contraintes personnelles ou professionnelles.

Comment remplir et transmettre le formulaire ?

Le formulaire doit parvenir au syndic au moins trois jours francs avant la date de l’AG. Il est essentiel de :

• Parapher chaque page ;
• Dater et signer la dernière ;
• Vérifier que vos intentions de vote sont bien cochées.

📄 Exemple de formulaire simplifié

Nom : ________ Lot n° : _______ Adresse _______

1. Résolutions :
   Approbation des comptes de l’exercice écoulé : ☐ POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION
2. Budget prévisionnel pour l’année N+1 : ☐ POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION
3. Travaux de ravalement de façade : ☐ POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION
4. Élection du syndic (cabinet Durand) : ☐ POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION
5. Élection des membres du conseil syndical : Candidats proposés : Mme Legrand – M. Mercier – Mme Bouvier
   ☐ POUR ☐ CONTRE ☐ ABSTENTION

Paraphe de chaque page : __ Date : ___

Signature du copropriétaire : _________

Peut-on changer d’avis après l’envoi ?

• En cas de participation à l’AG en personne, votre présence annulera le vote par correspondance ;
• Vous ne pourrez pas modifier vos votes une fois le formulaire reçu ;
• Si une résolution est modifiée lors de l’AG, votre vote sur celle-ci ne sera pas pris en compte.

Les spécificités du vote par correspondance

Pas d’interaction ni de débats

Le principal inconvénient de ce mode de vote est l'absence de discussion collective. Le copropriétaire vote sans avoir écouté les arguments des autres ou les réponses du syndic. Certains syndics proposent des forums de discussion en ligne ou des espaces d’échanges sur leur plateforme pour compenser cette limitation.

Déroulement de l’AG sans présence physique

Dans les AG sans réunion, un président de séance est désigné (généralement un membre du conseil syndical ou un copropriétaire). Ce dernier a pour missions de :

• Vérifier la feuille de présence, remplie par le syndic ;
• Participer au dépouillement des votes ;
• Signer le procès-verbal dans un délai de 8 jours après l’AG.

🚨 Cas particulier : vente d’un logement et vote par correspondance

Lorsque l’AG intervient entre la signature du compromis de vente et l’acte définitif, une clause est généralement prévue dans le compromis pour autoriser l’acheteur à voter à la place du vendeur. Cependant, le vote par correspondance ne permet pas de se faire représenter directement.

Que faire dans ce cas ?

1. Anticiper dans le compromis : prévoir une clause spécifique de représentation.
2. À défaut, établir une lettre au syndic indiquant que le formulaire est complété par l’acheteur avec l’accord du vendeur.
3. Signer le formulaire à votre nom et le transmettre à l’acheteur.

L’élection du syndic et du conseil syndical par correspondance

👉 Élection du syndic

Le renouvellement du mandat du syndic est soumis à un vote classique, même par correspondance. Il doit figurer dans les résolutions envoyées avec la convocation.

Élection des membres du conseil syndical

Cette élection est plus complexe car elle nécessite d’avoir la liste des candidats au moment de l’envoi de la convocation. À anticiper :

• Le syndic doit demander aux copropriétaires de se porter candidats avant l’envoi de la convocation.
• Les candidatures doivent figurer dans les résolutions pour que les votes soient valables.

Certains syndics, par simplification, prévoient la reconduction tacite des membres déjà en place si aucun renouvellement n’a été demandé.

Et si une résolution est modifiée pendant l’AG ?

Dans le cas rare où une résolution est amendée en cours de séance, le vote initial d’un copropriétaire par correspondance n’est plus valable pour cette résolution. Il est alors considéré comme défaillant, ce qui peut impacter les résultats du vote.

En conclusion

Le vote par correspondance représente une solution simple, accessible et sécurisée pour participer pleinement à la vie de votre copropriété, même à distance. Il garantit votre voix dans les décisions importantes tout en s’adaptant à vos contraintes personnelles. Nous vous invitons à compléter ce formulaire avec soin et à respecter les délais de transmission afin d’assurer la validité de votre vote. En cas de doute ou pour toute précision, votre syndic reste à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche. Votre implication est essentielle pour le bon fonctionnement de la copropriété.