Voter par correspondance aux AG de copropriété

Malgré le contexte sanitaire, la vie de la copropriété continue. Il faut voter le budget prévisionnel, approuver les comptes, décider des travaux nécessaires, élire le syndic, les membres du conseil syndical, etc.

Cependant, même si les assemblées générales peuvent avoir lieu en présentiel en respectant les consignes sanitaires, les syndics peuvent temporairement, jusqu'au 31 juillet 2022, décider d'organiser les AG sans présence physique des copropriétaires. Pour cela, ils ont le choix entre deux solutions : avoir recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique ou, si cela est impossible pour des raisons techniques et matérielles, et après avis du conseil syndical, avoir recours au vote par correspondance.

Le but initial n'était pas de remplacer les AG par un vote à distance de tous les copropriétaires, mais de permettre à ceux d'entre eux qui ne pouvaient pas se rendre à l'AG ni y participer par visioconférence de pouvoir prendre part au vote, malgré tout.

Depuis le 4 juillet 2020, toutes les convocations aux AG adressées aux copropriétaires doivent contenir un formulaire de vote par correspondance afin de permettre à tout copropriétaire qui le souhaite de voter par correspondance, quel que soit le contexte. Mais avec la pandémie, les syndics ont été autorisés à recourir temporairement à ce mode de scrutin en lieu et place des AG habituelles.

Le formulaire de vote par correspondance est établi selon un modèle fixé par arrêté reprenant la liste des résolutions avec un emplacement prévu sous chacune d'elles avec les intentions de vote à compléter : pour, contre ou abstention.

Comment voter par correspondance aux AG de copropriété ?

Pour permettre au syndic de prendre vos votes en compte, le formulaire de vote par correspondance complété avec vos consignes doit lui parvenir au moins trois jours francs avant la date prévue pour l'assemblée générale. Après avoir indiqué votre vote pour chaque résolution en cochant la case requise, n'oubliez pas de parapher chaque page et de dater et signer la dernière. Même s'il n'est pas obligatoire d'envoyer votre formulaire par courrier recommandé avec accusé de réception, nous vous conseillons de le faire, sans oublier d'en conserver une photocopie.
En revanche, si vous transmettez ce formulaire par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic, celui-ci est présumé l'avoir reçu le jour même où vous l'envoyez.

Pour ces assemblées générales sans réunion des copropriétaires, c’est le président du Conseil syndical ou, à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic qui assure les missions du président de séance.

Sa tâche est particulière dans cette situation de vote exclusivement par correspondance. C'est à lui de certifier exacte la feuille de présence. Il doit vérifier que le nom et l'adresse des copropriétaires votant par correspondance y ont bien été inscrits par le syndic, ainsi que la date à laquelle leurs consignes de vote sont parvenues au syndic. Il vérifie également le nombre de voix pour, contre, ou les abstentions aux résolutions. Pour cela, le président de séance devra participer au dépouillement des bulletins de vote par correspondance et signer le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la date de l'assemblée générale.

Avantages et inconvénients du vote par correspondance

Voter par correspondance, c'est une solution qui permet aux copropriétaires, faute de mieux, de pouvoir prendre les décisions en AG. L'avantage, c'est de pouvoir prendre part au vote en toute circonstance. L'inconvénient, c'est que les copropriétaires votent sans avoir pu débattre collectivement des résolutions, et sans avoir pu profiter de l'éclairage apporté par le conseil syndical ou le syndic en cours de séance, ce qui est tout l'intérêt de ces réunions.

Qu'en est-il du mandat du syndic en place ?

La loi du 22 janvier 2022 permet de prolonger les mandats des syndics qui expirent entre le 1er janvier et le 15 février 2022 inclus lorsque l'AG n'a pas pu ou ne peut pas se tenir. Leur mandat est prolongé jusqu'à la prochaine assemblée générale qui devra les désigner et qui doit se tenir au plus tard le 15 avril 2022. Pour les mandats qui se terminent après le 16 février 2022, il est donc indispensable de recourir aux AG dématérialisées, ou non, et d'y prévoir l'élection du syndic pour éviter aux copropriétaires de se retrouver dépourvus de syndics.

Comment élire les membres du conseil syndical par correspondance ?

La difficulté du vote par correspondance réside dans les résolutions habituellement complétées en cours de séance, comme l'élection des membres du conseil syndical. Le syndic doit donc être vigilant sur ce point, en particulier si l'AG est remplacée par un vote exclusivement par correspondance.
La loi du 22 janvier 2022 prolonge temporairement jusqu'au 15 avril 2022 au plus tard, la durée de mandat des membres du conseil syndical expirés ou qui expireraient entre le 1er janvier et le 15 février 2022, lorsque l'AG n'a pas pu ou ne peut pas se tenir.
Il est donc indispensable de prévoir l'élection de ceux dont le mandat arrive à expiration à partir du 16 février. Si l’AG a lieu uniquement via le vote par correspondance, les syndics devront donc prévoir de mentionner les candidatures des nouveaux membres du conseil syndical ou de ceux dont le mandat est arrivé à terme. Pour cela, il est nécessaire d'anticiper et de demander aux copropriétaires intéressés de faire part de leur candidature afin de compléter les résolutions avant d'envoyer les convocations.
Certains syndics ont, quant à eux, prévu que le conseil syndical en place serait d'office reconduit dans ses fonctions. 

Vote à distance et vente du logement

Lors de la vente d'un logement, lorsque l'AG a lieu entre le compromis de vente et l'acte de vente, les notaires prévoient toujours une clause par laquelle le vendeur donne pouvoir à l'acheteur de le représenter. C'est alors l'acheteur qui s'engage à prendre à sa charge les travaux qui seraient votés lors de cette assemblée. Or il n'est théoriquement pas possible de se faire représenter pour voter par correspondance. Avant de signer le compromis, n'hésitez pas à en parler avec votre notaire afin qu'il prévoit les modalités dans cette hypothèse. Si le compromis est déjà signé et que rien n'a été prévu concernant un vote par correspondance, parlez-en au plus vite avec votre notaire pour définir la marche à suivre : par exemple en vous mettant formellement d'accord avec l'acheteur sur ses intentions de vote et en mettant le notaire en copie, et en demandant à l'acheteur de confirmer qu'il prend en charge les travaux votés dans ces conditions.

Peut-on décider d'aller à l'AG quand on a voté par correspondance ?

Si vous décidez finalement d'assister à une AG en présentiel après avoir envoyé votre formulaire de vote par correspondance au syndic, votre participation physique est privilégiée.

Sachez d'autre part que si une résolution est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Sources :

Loi n°2022-46 du 22 janvier 2022 renforçant les outils de gestion de la crise sanitaire
Loi n° 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire
Ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021
Ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020
Arrêté du 2 juillet 2020, NOR : JUSC2016025A