Vous ne participez pas à l'assemblée générale ?

Marthe Gallois
Mis à jour par Marthe Gallois
le 2 février 2022
Juriste chez PAP.fr

En assemblée générale de copropriété, les questions examinées et discutées sont décidées à des majorités différentes selon l'importance des sujets. L'absence de nombreux copropriétaires entraîne des situations de « blocage ». Quelles solutions pour pouvoir adopter ces résolutions malgré tout ? Quelles conséquences pour le copropriétaire absent et non représenté ?

© pixabay

Les copropriétaires reçoivent tous les ans une convocation pour participer à l'assemblée générale. Chaque copropriétaire est invité à y participer afin de voter les questions qui sont inscrites à l'ordre du jour. Indispensables à la bonne gestion de l'immeuble, les décisions prises par les copropriétaires lors de l'assemblée portent aussi bien sur la comptabilité, l'élection du syndic ou encore sur les différents travaux nécessaires à l'entretien de l'immeuble. Pourtant beaucoup de copropriétaires font l'impasse sur cette réunion. Heureusement il existe plusieurs moyens qui permettent aux copropriétaires de prendre les résolutions malgré tout.

Les solutions pour lutter contre l'absentéisme

Voter sans aller à l'assemblée générale de copropriété

Pour permettre aux copropriétaires de voter sans se rendre physiquement à l'assemblée générale, il existe désormais une palette de solutions. Vous pouvez voter sans être présent soit :

  • en vous faisant représenter ;
  • en votant par correspondance avant la tenue de l'AG. Ce nouveau moyen de vote permet à tout copropriétaire qui le souhaite de se prononcer sur les décisions sans assister à l'assemblée ;
  • si les copropriétaires l'ont décidé en assemblée générale et que le syndic l'a mis en place, vous pouvez également assister à l'assemblée générale de copropriété par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique.

Temporairement, jusqu'au 31 juillet 2022, le syndic peut organiser l'assemblée générale sans présence physique des copropriétaires : soit en l'organisant par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant de réunir les copropriétaires à distance, soit, si cela n'est pas possible, et après avis du conseil syndical, en prévoyant que les décisions seront prises uniquement au moyen du vote par correspondance.

Voter une deuxième fois les décisions en AG

Par ailleurs, pour permettre aux décisions d'avoir de meilleures chances d'être adoptées malgré l'absentéisme, un système de « passerelles » offre une deuxième chance à des décisions soumises à une majorité renforcée d'être prises. Lorsqu'elles n'ont pu être adoptées lors d'un premier vote, la plupart des décisions peuvent désormais être soumises à un deuxième vote au cours de la même assemblée générale, cette fois à une majorité moins contraignante.

Les différentes majorités

Pour bien comprendre le mécanisme et l'enjeu du vote en AG, voici les différentes majorités auxquelles sont soumises les décisions. Elles sont plus ou moins fortes selon leur importance. C'est la loi du 10 juillet 1965 qui fixe le cadre juridique de la copropriété qui détermine ces différentes majorités et les décisions qui doivent y être soumises.

Majorité de l'article 24

Les décisions les plus courantes concernant, par exemple, l'administration courante ou l'entretien de l'immeuble sont prises à la majorité simple, c'est-à-dire à la majorité des voix exprimées des copropriétaires qui sont présents, représentés ou ayant voté par correspondance. On ne tient compte ni des abstentions ni des copropriétaires absents ou non représentés.

Exemple de vote à la majorité simple. Dans une copropriété partagée entre 10 copropriétaires représentant au total 1 000 millièmes : Lors de l'assemblée générale, 4 copropriétaires sont présents représentant 380 millièmes, 3 autres sont représentés, ils représentent 410 millièmes. Les 3 autres copropriétaires absents représentent, quant à eux, 210 millièmes, soit 70 millièmes chacun. Ils ne se sont pas faits représenter et n'ont pas non plus voté par correspondance.

La décision recueille 390 millièmes de voix « pour » et 400 millièmes « contre ». Le nombre de voix « contre » étant supérieur au nombre de voix « pour », la décision n'est pas adoptée. Il aurait suffi du vote favorable d'un seul des copropriétaires absents pour faire basculer le vote.
S'ils n'étaient pas en mesure de se rendre à l'assemblée générale, il aurait suffi à ces copropriétaires absents de se faire représenter en remplissant le mandat prévu pour cela, reçu avec la convocation à l'assemblée générale, ou de voter par correspondance en renvoyant leurs intentions de vote au syndic avant l'assemblée générale.

Majorité de l'article 25

C'est la majorité des voix de tous les copropriétaires, qu'ils soient présents, absents, représentés, ou qu'ils votent à distance. Les décisions qui doivent être prises à cette majorité sont énumérées pour la plupart à l'article 25 . Il s'agit, par exemple, de la désignation ou de la révocation du syndic, de l'autorisation pour certains copropriétaires d'effectuer, à leurs frais, des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble...

Majorité de l'article 26

Les décisions les plus importantes du syndicat sont prises à la majorité (article 26) de tous les copropriétaires représentant au moins deux tiers de voix (par exemple la modification du règlement de copropriété ; l'achat d'un lot privatif pour installer, par exemple, un ascenseur ou créer un local à vélos ; la vente de parties communes...). Il s'agit d'une double majorité, puisque c'est une majorité en nombre de copropriétaires et en voix. Pour que la décision soit prise, il faut donc à la fois que la majorité des copropriétaires votent pour et que le total de leurs voix représente au moins les deux tiers des voix de tous les copropriétaires présents ou non à l'assemblée.

L'unanimité

Toutes les décisions concernant l'aliénation des parties communes dont la conservation est nécessaire au respect de la destination de l'immeuble ou entraînant une atteinte aux conditions de jouissance des parties privatives ne peuvent être prises qu'à l'unanimité des copropriétaires (articles 26).

Assemblée générale : comment se faire représenter ?

Au cours de l'assemblée générale sont prises des décisions relatives à l'entretien courant de l'immeuble, mais aussi des décisions plus importantes. Or, si un copropriétaire est absent et n'a pas pris le soin de se faire représenter à l'assemblée générale, ni d'envoyer son vote par correspondance à temps, son vote risque de cruellement faire défaut. Cela peut empêcher certaines décisions d'être prises par manque de voix, alors que ce n'était pas l'intention du copropriétaire absent. C'est pourquoi il est très important de se faire représenter.

Désigner un mandataire qui votera en votre nom

Si vous ne pouvez pas participer à une assemblée générale et que vous ne votez pas par correspondance, vous pouvez demander à un copropriétaire qui doit assister à l'assemblée s'il peut vous y représenter. C'est la solution la plus courante. Mais vous pouvez aussi choisir une personne extérieure à la copropriété, parmi vos proches, par exemple, car vous êtes libre de désigner la personne : le « mandataire » de votre choix. Il vous suffit d'en indiquer le nom, sur le mandat ou « pouvoir » que vous trouverez parmi les annexes de la convocation à l'assemblée générale.

Votre choix est libre mais ne peut cependant pas porter sur le syndic et son entourage, sous peine de nullité de la décision prise. Il en est ainsi :

  • du syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité et de son concubin ;
  • des ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;
  • des préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité et de leur concubin ;
  • des ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.

Une fois que vous avez indiqué le nom de votre mandataire et avez signé le pouvoir, vous remettez ce mandat à la personne qui y est désignée. Elle va à son tour le remettre au syndic en début d'assemblée générale. A l'occasion de chacune des questions, elle votera à votre place selon vos instructions de vote.

Il est toujours conseillé de faire part au mandataire de vos intentions de vote. Vous trouverez un document prérempli permettant de le faire en annexe de la convocation à l'assemblée générale, avec le mandat. Il vous suffit d'y indiquer, pour chaque question prévue à l'ordre du jour, si vous y êtes favorable ou non.

Le mandataire ne peut recevoir qu'un nombre limité de pouvoirs

Si les copropriétaires peuvent librement choisir leur mandataire, chaque représentant ne peut, quant à lui, cumuler plus de trois délégations de vote, sauf exception ci-dessous. Cette mesure vise à empêcher qu'une seule personne n'influe trop lourdement sur les décisions de l'assemblée.

Ainsi, un administrateur de biens gérant plusieurs appartements dans un même immeuble ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Cela évite qu'un gérant ne se retrouve, grâce aux nombreux mandats de gestion qu'il détient dans un immeuble, à cumuler plus de trois pouvoirs ou 10% (ou 15 %) des votes à lui seul.

Par exception, le mandataire peut recevoir plus de trois mandats

Dans deux cas, le mandataire a le droit de recevoir plus de trois pouvoirs :

  • lorsque la somme des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants ne représente pas plus de 10% des voix de tous les copropriétaires (100 millièmes, par exemple). Ce taux est cependant porté à 15 % entre le 1er juin 2020 et le 31 juillet 2022 pour encourager les copropriétaires à voter en délégant leur vote dans un contexte de pandémie ;
  • si un syndicat secondaire est constitué et que les copropriétaires de ce syndicat secondaire sont convoqués à l'assemblée générale du syndicat principal : l'un d'entre eux peut alors détenir un nombre illimité de mandats des membres de ce syndicat secondaire pour les représenter à l'assemblée générale du syndicat principal.

Eviter de donner un pouvoir « en blanc »

On peut souhaiter se faire représenter sans savoir à qui donner son pouvoir et remettre alors un pouvoir en blanc au syndic. Cela est vraiment déconseillé car le syndic n'a pas le droit de choisir lui-même la personne qui va vous représenter, et encore moins de voter en votre nom. Or il ne peut théoriquement pas non plus conserver inutilement ce pouvoir. Plutôt que de rester dans cette impasse, la loi lui impose désormais de remettre les mandats en blanc qu'il a reçus au président du conseil syndical ou, à défaut, au président de séance. Si le conseil syndical n'a pas de président, le mandat est remis à un membre du conseil syndical.

Vous l'aurez compris, il est toujours mieux de désigner soi-même une personne à qui confier votre pouvoir.

Mais il y a d'autres moyens de participer au vote sans être présent :

  • soit de voter par avance par correspondance au moyen d’un formulaire établi : ce formulaire est joint à la convocation à l'assemblée générale et vous devez le renvoyer dûment complété avec toutes vos intentions de vote au syndic afin qu'il le réceptionne au plus tard trois jours francs avant la date de cette réunion. Pour être sûr que votre formulaire arrive à temps, vous pouvez répondre par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic. Dans ce cas, votre formulaire est présumé réceptionné le jour même où vous l'envoyez ;
  • soit de participer à distance à l'assemblée générale.

Ponctuellement, jusqu'au 31 juillet 2022, le syndic peut décider que l'assemblée générale se fera par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ou, si cela n'est pas possible, après consultation du conseil syndical, uniquement en votant par correspondance.

Au-delà de cette date, pour consacrer la possibilité de participer aux assemblées générales par visioconférence, il faudra que les copropriétaires en aient accepté les conditions lors d'un vote en assemblée générale.
En revanche, le vote par correspondance est désormais possible pour toute AG. Toutes les convocations aux AG depuis le 4 juillet 2020 doivent contenir un bulletin de vote par correspondance. Cela permet aux copropriétaires de voter malgré tout, sans avoir la contrainte d'être présents, ni celle de trouver un mandataire. Beaucoup de syndics proposent cette solution en cette période de pandémie, mais le recours au vote par correspondance devrait redevenir marginal en temps normal. Car l'intérêt des réunions de copropriétaires en assemblée générale, c'est de pouvoir débattre des résolutions. Et le vote par correspondance ne le permet pas, même si, pour compenser ce manque, beaucoup de syndics proposent aux copropriétaires de dialoguer sur les forums de discussion mis à leur disposition sur leur site. 

Pour en savoir plus :

Copropriété : récit d’une assemblée générale en visioconférence
Voter par correspondance aux AG de copropriété

Assemblée générale : quelles conséquences pour le copropriétaire absent ?

Accepter les décisions prises en assemblée

Les décisions prises lors de l'assemblée concernent aussi bien la désignation du syndic, des membres du conseil syndical que le budget prévisionnel de l'immeuble et les travaux envisagés. Une fois adoptées, les résolutions vont donc s'appliquer.

Le copropriétaire qui n'a pas pris soin de se faire représenter ni de voter à distance va peut-être découvrir, mais un peu tard... qu'un budget travaux conséquent a été adopté. Par conséquent, il va devoir y contribuer à hauteur de sa quote-part même si, somme toute, ces travaux ne lui paraissent pas indispensables, ou qu'il aurait préféré les voir différés pour une question de trésorerie !

Ce peut être le cas, par exemple, pour des travaux de peinture dans la cage d'escalier. Si la majorité requise a été obtenue en assemblée, le copropriétaire absent et non représenté ne peut refuser sa quote-part dans ces travaux sous prétexte qu'il ne les estime pas nécessaires !

Demander un paiement échelonné

Cette demande est réservée aux copropriétaires qui n'ont pas donné leur accord à la décision prise de réaliser des travaux d'amélioration. Il s'agit donc des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et des copropriétaires absents, non représentés qui n'ont pas voté par correspondance. Si les travaux sont décidés, malgré tout, par l'assemblée, ils ont la possibilité de demander un étalement de leur paiement sur dix ans.

Seuls les travaux d'amélioration peuvent faire l'objet de ce paiement échelonné, et non les travaux d'entretien de l'immeuble.

Le copropriétaire qui fait cette demande devra s'acquitter chaque année pendant dix ans du dixième de sa quote-part augmenté du taux de l'intérêt légal pour l'année en cours. Si la copropriété a dû souscrire un emprunt pour avancer sa part, le coût des intérêts sera alors inclus dans les annuités.

Pour formuler leur demande de paiement échelonné, les copropriétaires doivent faire part de leur décision au syndic dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal d'assemblée générale. Il est recommandé de faire cette demande par écrit en RAR adressé au syndic, même si la loi n'impose pas de forme particulière à cette demande.

Contester une décision d'assemblée générale

Les copropriétaires absents lors de l'assemblée, de même que les copropriétaires « opposants », peuvent engager une action en nullité de l'assemblée générale. Toutefois, cette contestation n'est possible que si une irrégularité a été commise.

Par conséquent, un copropriétaire absent et non représenté à l'assemblée générale ne peut contester une décision prise que s'il constate une irrégularité et doit pour cela faire appel à un avocat afin d'agir devant le tribunal de grande instance.

Alors, « mieux vaut prévenir que guérir » et prendre connaissance des questions qui vont être votées dès réception de votre convocation. Vous pouvez alors vous faire représenter ou utiliser l'un des moyens de vote à distance pour manifester votre volonté au cours de l'assemblée.

Une réglementation contre l'absentéisme à l'assemblée générale

Les différentes majorités de vote en assemblée générale de copropriété sont prévues aux articles 24, 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 qui fixe le cadre législatif de la copropriété. C'est pourquoi on parle de vote : à la majorité de l'article 24, à la majorité de l'article 25, à la double majorité de l'article 26 ou enfin à l'unanimité. Pour éviter qu'un certain nombre de décisions ne puissent être votées du fait de l'absentéisme, la loi a prévu un système de passerelles. Cela concerne les décisions pour lesquelles l'ensemble des voix des copropriétaires sont prises en compte pour le calcul des majorités à obtenir, y compris, donc, celle des absents non représentés. Il s'agit donc des décisions soumises aux majorités prévues aux articles 25 et 26.

Seules les décisions prises à la la majorité simple de l'article 24 ne souffrent pas de l’absentéisme des copropriétaires.

Le système des passerelles

Le décompte des voix des résolutions soumises aux majorités des articles 25 et 26 ou à l'unanimité de l'article 26 se calcule donc sur l'ensemble des voix de tous les copropriétaires, y compris ceux qui sont absents et non représentés. Par leur absence, les copropriétaires qui ne se sont pas faits représenter risquent donc de bloquer la prise de décisions de toutes les résolutions soumises à ces majorités. Pour contrer cela, la loi a prévu des passerelles en permettant aux copropriétaires, au cours de la même assemblée, de voter une deuxième fois à une majorité assouplie une décision soumise à une majorité plus forte. Pour cela, lors du premier vote, la décision doit avoir obtenu un certain nombre de voix.

Voici les deux hypothèses où le système de la passerelle s'applique :

Les décisions prises à la majorité de l'article 25 disposent d'une deuxième chance

Pour toutes les décisions soumises à la majorité des voix de tous les copropriétaires (pour l'essentiel, il s'agit des décisions prévues à l'article 25), la question des absences se fait ressentir, puisqu'il s'agit de la majorité absolue de tous les copropriétaires. Pour être adoptée, la décision doit avoir obtenu les voix de la majorité de tous les copropriétaires, y compris celles de ceux qui sont absents et non représentés, et qui n'ont pas voté à distance.

La décision qui n'a pas obtenu le nombre de voix requis peut avoir une deuxième chance. Une passerelle peut lui permettre d'être adoptée à la majorité simple de l'article 24, alors qu'elle était en principe soumise à la majorité absolue indiquée à l'article 25.

Pour pouvoir bénéficier de ce deuxième vote, la résolution soumise à la majorité absolue doit avoir obtenu au moins le tiers des voix. Si c'est le cas, les copropriétaires peuvent se prononcer à nouveau immédiatement au cours d'un second vote, cette fois à la majorité simple de l'article 24, qui ne tient compte que des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.

Ce système a été élargi depuis le 1er juin 2020 à toutes les décisions soumises à la majorité absolue et non plus uniquement à celles listées à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

Les décisions soumises à la double majorité de l'article 26 ont aussi une deuxième chance

Désormais, toutes les décisions devant être votées à la double majorité de l'article 26, (c'est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires, y compris celles des absents non représentés, représentant au moins deux tiers des voix) disposent aussi d'une deuxième chance. Si la résolution n'a pas été adoptée, elle pourra à nouveau être votée si elle a recueilli l'approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires.

Dans ce cas, la même assemblée se prononce immédiatement au cours d'un second vote sur cette même résolution, mais cette fois à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

Pas besoin de passerelle pour les décisions soumises à majorité de l'article 24

Rappelons qu'une décision soumise à cette majorité est adoptée si elle remporte le majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. On ne tient pas compte des abstentions, ni des copropriétaires absents et non représentés. L'absentéisme n'empêche donc pas que la décision soit prise par les copropriétaires impliqués dès lors qu'elle remporte la majorité.

Cette majorité dite simple est requise, par exemple, pour les travaux d'entretien courant de l'immeuble, pour les travaux d'accessibilité aux parties communes des personnes handicapées ou à mobilité réduite qui n'affectent pas la structure de l'immeuble, ou encore pour décider d'équiper les emplacements de stationnement individuels de bornes de recharge pour véhicules électriques et hybrides rechargeables...


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