Qui peut assister à l'état des lieux ?

L'état des lieux a la fonction de dire l'état précis dans lequel un logement destiné à la location est remis au locataire à l'entrée et au propriétaire à la sortie. Pour être valide, il doit respecter un formalisme qui tient notamment au fait qu'il doive être contradictoire.

Le locataire et le propriétaire doivent être présents pour l'état des lieux

Pour être valide, l'état des lieux, à l'entrée comme à la sortie, doit être contradictoire, c'est-à-dire qu'il doit se faire en présence des signataires du bail : le(s) locataire(s) et le bailleur. Les parties prenantes à l'état des lieux doivent physiquement être présentes dans les lieux remis en location et au même moment. Elles doivent remplir ensemble l'état des lieux, et consigner les remarques de chacune des parties au fur et à mesure de la tenue de l'état des lieux.

Une partie ne peut donc pas remplir son état des lieux seule et de son côté, une seule entorse à ce principe pour l'état des lieux d'entrée puisqu'il est permis au locataire de pouvoir le compléter seul jusqu'à dix jours après la tenue de l'état des lieux.

Le locataire

À l'entrée dans les lieux, il doit être présent pour prendre possession des clefs et du logement. Il pourra voir si le logement est conforme à ce qu'il en avait vu lors de la visite. Il pourra faire noter dans l'état des lieux les anomalies qu'il aura notées en vue d'éventuelles réparations par le bailleur, mais surtout pour que des dégradations notées lors de l'entrée ne lui soit pas reprochées lors de la sortie.

À la sortie, l'état des lieux est l'occasion de restituer les clefs et le logement au propriétaire et faire le point de l'état dans lequel il est rendu.

Lorsqu'il y a plusieurs locataires, tous doivent être présents. Les colocataires (concubins, amis, proches, etc.) doivent tous y assister et signer l'état des lieux. Si l'un des locataires devait être absent, il devra se faire représenter par son colocataire ou un proche.

Le propriétaire

À l'entrée dans les lieux, il doit être présent pour permettre au locataire d'accéder au logement par la remise des clefs. C'est l'occasion pour lui d'attester qu'il remet au locataire un logement et des équipements aux normes et en bon état.

L'état des lieux de sortie lui permet de reprendre possession des clefs et du logement et de constater dans quel état le logement lui est restitué, et si des dégradations sont imputables au locataire. La validité de l'état des lieux est la condition pour pouvoir le cas échéant faire des retenues sur le dépôt de garantie inhérentes aux dégradations notées.

Le garant doit-il assister à l'état des lieux ?

La question est souvent posée de la nécessité de la présence du garant lors de l'état des lieux. Le garant n'a pas à assister à l'état des lieux sauf en tant qu'accompagnant du locataire et de dans ce cas, il ne signe pas l'état des lieux.

Il peut avoir à représenter le locataire absent, dans ce cas, il n'agit pas en tant que garant, mais en tant que personne mandatée par le locataire.

Le locataire/le propriétaire mandate un tiers à l'état des lieux

Il peut arriver que le locataire ou le propriétaire ne puisse pas assister à l'état des lieux d'entrée ou de sortie, il y a alors la possibilité de se faire représenter. Le tiers représentant le locataire ou le propriétaire doit être mandaté en bonne et due forme : soit il dispose d'une procuration signée du mandant, soit il dispose de tout document lui donnant légalement titre de mandaté.

Le tiers mandaté est un proche

Le locataire est absent. Dans une colocation par exemple, le colocataire absent peut déléguer son pouvoir au colocataire présent. Sinon, le locataire peut donner procuration à un parent, un proche, un ami, etc. Il devra prévenir le bailleur en amont et lui communiquer l'identité de la personne qui le représentera pour l'état des lieux.

La procuration doit faire apparaître le nom, l'adresse complète et l'opération précise faisant l'objet de la procuration. Il doit y figurer une durée de validité. Le jour de l'état des lieux, cette personne devra être munie de la procuration signée du locataire et d'une pièce d'identité pour que le propriétaire puisse vérifier son identité.

Le propriétaire est absent. Il est indispensable qu'il se fasse représenter : à l'entrée, pour que le locataire puisse prendre possession du logement et la sortie pour qu'il reprenne possession son logement.

Sa présence ou sa représentation est d'autant plus nécessaire à la sortie que, en l'absence d'état des lieux, il lui sera impossible de faire une quelconque retenue sur le dépôt de garantie.

Il peut se faire représenter par un proche. S'il se fait représenté par un proche, il est soumis au même formalisme que le locataire. Il doit prévenir ce dernier qu'il sera représenté et lui donner l'identité du représentant. Le représentant devra être muni d'une procuration et d'une pièce d'identité le jour de la tenue de l'état des lieux.

Le propriétaire peut faire le choix d'avoir recours à un mandataire professionnel.

Le tiers mandaté est un professionnel

Pour les biens mis en gestion locative, le propriétaire est souvent représenté par le gestionnaire. L'état des lieux est payant dans ce cas. Le coût en est librement fixé pour le propriétaire mais plafonné à 3 €/m² pour le locataire. Le locataire ne peut jamais payer plus de 3 €/m² à et jamais plus que le propriétaire.

🙋‍♀️ Par exemple pour un logement de 25 m² 

• Si un état des lieux est facturé 200 €, la contribution du locataire ne peut dépasser (3 € x 25 m²) soit 75 €. Il doit donc rester à la charge du propriétaire 125 €.
• Si l’état des lieux est facturé 120 €, les frais supportés par le locataire ne pourront excéder 60 €, car cela serait supérieur au montant imputé au propriétaire.

L'état des lieux est fait par un huissier de justice

Le recours à un huissier n'est pas obligatoire, cela peut être à l'entrée dans les lieux et/ou à la sortie. A la sortie, c'est utile pour prévenir un litige entre le locataire et le propriétaire, pallier l'absence de l'une des parties ou, le cas le plus fréquent, permettre au propriétaire d'avoir un état des lieux valide lorsque le locataire a refusé de signer l'état des lieux amiable ou lorsqu'il ne s'est pas présenté à la tenue de l'état des lieux.

Dans ce cas, l'état des lieux fait par l'huissier en l'absence du locataire, du propriétaire ou des deux est valable et opposable aux parties.

Si l'une des parties décide de faire appel à un huissier, les parties devront être prévenues au moins sept jours à l'avance par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce n'est qu'à cette condition, et en cas de litige avéré, que la partie ayant eu recours à l'huissier pourra demander une participation par moitié à l'autre protagoniste.

En l'absence de tout litige, l'une des parties peut prendre l'initiative de faire appel à un huissier pour faire l'état des lieux. Dans ce cas, les frais lui incombent entièrement.

Les frais d'huissier sont fonction de la superficie du logement. Il faut y rajouter les frais liés aux lettres de convocation et l'indemnité de frais de déplacement.