Départ de votre locataire : quand solder les comptes en toute légalité ?

Le solde de tout compte récapitule les montants dus ou à rembourser par le propriétaire à la fin du bail, incluant le dépôt de garantie ajusté selon l’état des lieux de sortie. Il formalise la clôture du bail en détaillant les retenues pour dégradations ou impayés éventuels. Une fois qu'il l'a réalisé, le propriétaire ne peut pas remettre le solde de tout compte.

Quand faire le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est établi une fois le locataire officiellement parti, après l’état des lieux de sortie et la remise des clés. Cela permet de vérifier l’état du logement, d’identifier les éventuelles réparations à charge du locataire et de fixer la date finale pour le calcul des loyers et charges.

👉 À compter de la réalisation de l'état des lieux et la remise des clefs, le propriétaire doit respecter un délai pour restituer le dépôt de garantie au locataire :

• 1 mois en l'absence de dégradations ;
• 2 mois en présence de dégradations.

Comment calculer le solde de tout compte ?

👉 Le dépôt de garantie

Initialement versé lors de la signature du bail, le dépôt de garantie doit être restitué intégralement si le logement est rendu en bon état et si toutes les obligations financières sont respectées. Si des réparations sont nécessaires, les frais peuvent être déduits du dépôt, à condition qu’ils soient justifiés par des devis ou factures.

👉 Les loyers et charges

Tout loyer impayé doit être régularisé avant le départ du locataire. Les charges locatives peuvent être ajustées selon les provisions versées et les dépenses réelles de l’année écoulée. Il est donc souvent nécessaire de calculer une régularisation des charges.

👉 Les éventuelles réparations ou travaux de remise en état

Si des dégradations sont constatées, le coût des réparations peut être déduit du dépôt de garantie. Attention, seules les dégradations au-delà de l’usure normale peuvent justifier ces retenues.

💡 Exemple de calcul du solde de tout compte

Comment formaliser le solde de tout compte ?

Il est recommandé de rédiger un document de solde de tout compte indiquant :

• le montant initial du dépôt de garantie ;
• les retenues justifiées (loyer, charges, réparations) ;
• le montant final à restituer.

✍️ Idéalement signé par les deux parties, ce document sert de preuve en cas de litige. En pratique, le solde de tout compte est souvent envoyé avec la lettre de restitution du dépôt de garantie et les justificatifs des retenues.

Quels sont les délais et obligations pour le propriétaire ?

Que faire en cas de litige ?

En cas de litige sur les retenues, le locataire peut contester ou négocier le montant du solde, d’autant qu’il est protégé par des délais légaux pour obtenir ce remboursement. Si le locataire conteste le solde de tout compte, il a plusieurs recours :

• tentative de conciliation : le locataire et le propriétaire peuvent chercher un arrangement amiable ;
• saisine de la commission départementale de conciliation qui peut intervenir pour régler les différends à l'amiable ;
• en dernier recours, le tribunal judiciaire peut être saisi pour trancher le litige si les parties n'arrivent pas à trouver un terrain d'entente.