Locataire : quels documents le propriétaire peut-il exiger ?

Nathalie Giraud
Publié par Nathalie Giraud
le 14 novembre 2023
Juriste chez PAP.fr

À la recherche d'une location, vous vous interrogez sur la nature des documents qu'un propriétaire peut exiger de vous pour faire son choix. On vous aide !

La solvabilité du locataire doit être le seul critère de choix du propriétaire.
La solvabilité du locataire doit être le seul critère de choix du propriétaire. © Kajakiki/GettyImages

Les propriétaires sont tous à la recherche du locataire qui paiera son loyer à temps, prendra soin du logement et respectera les clauses du bail. Mais sur quels documents doivent-ils faire leur sélection ?

Quels sont les documents à remettre au propriétaire pour louer un appartement ?

Il est fondamental de rappeler qu'un propriétaire choisit toujours librement son locataire en vide comme en meublé, mais dans la limite de ce que la loi autorise et au regard de sa solvabilité. Il cherche avant tout à s'assurer de sa solvabilité, des garanties qu'il présente et de la pérennité de son emploi. Et pour ce faire, il se fait remettre par le candidat-locataire un certain nombre de pièces justificatives.

👉 Mais quelles sont-elles ? Depuis novembre 2015 : c'est clair : il existe une liste limitative des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution pour une location vide ou meublée à usage de résidence principale du locataire.

Aucun autre justificatif ne peut donc être demandé au-delà de cette liste.

Quelle est la liste officielle des documents autorisés ?

Les documents pouvant être exigés de chacun des futurs locataires sont ceux prévus par le décret N° 2015-1437 du 5 novembre 2015

👉 Une pièce justificative d'identité

Elle doit être en cours de validité et comporter la photographie et la signature du titulaire. Il peut s'agir d'une carte nationale d'identité française ou étrangère, d'un passeport français ou étranger, d'un permis de conduire français ou étranger ou d'un document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger.

👉 Une seule pièce justificative de domicile

Il peut notamment s'agir des trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, de l'attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges. Ce peut également être l'attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile.

👉 Un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles

Il peut notamment s'agir du contrat de travail ou de stage ou, à défaut, d'une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposés, la date d'entrée en fonction et, le cas échéant, la durée de la période d'essai. Ce peut également être la copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ou, pour un étudiant, la carte d'étudiant ou le certificat de scolarité pour l'année en cours.

👉 Un ou plusieurs documents attestant des ressources

Il peut s'agir du dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition, des trois derniers bulletins de salaire. On peut également remettre un justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois. Nous vous invitons à étudier tous les documents admis dans le décret du 5 novembre 2015.

⚠️ Le relevé d'identité bancaire (RIB), peu utile, mais jusqu'ici souvent demandé, ne figure plus au nombre des documents pouvant être demandés au candidat-locataire.

Un propriétaire ne peut pas demander n'importe quel document à un locataire. © PAP/GettyImages

Est-ce les mêmes documents que l'on demande à un garant pour garantir le bail ?

✅ Oui ! Peuvent être exigés de chacun des garants (on parle aussi souvent de « cautions ») les documents suivants :

  • pour les cautions personnes physiques, une pièce justificative d'identité en cours de validité, comportant la photographie et la signature du titulaire ;
  • pour les cautions personnes morales, deux justificatifs d'identité ;
  • une pièce justificative de domicile ;
  • un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles ;
  • un ou plusieurs documents attestant des ressources.

Est-ce qu'un propriétaire peut demander de fournir des « originaux » ?

Non ! Le décret du 5 novembre 2015 dans son article 1-III est clair sur ce point. Les pièces produites peuvent être des copies des documents originaux.

Un propriétaire peut-il exiger de voir les originaux pour s'assurer de l'authenticité ?

✅ Oui ! Les documents originaux doivent pouvoir être présentés à la demande du propriétaire bailleur. Pour chaque visite, assurez-vous d'avoir toujours les originaux afin d'en laisser un exemplaire au propriétaire. L'idéal est de remettre au propriétaire un mini-dossier propre, organisé et bien présenté.

Comment faire lorsqu'un locataire ne dispose que des documents en langue étrangère ?

Les documents doivent être rédigés ou traduits en langue française et les montants inscrits convertis en euros. Faute de quoi un propriétaire pourrait refuser les documents.

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Quels documents le bailleur ne peut-il exiger du locataire ?

Un propriétaire ne peut jamais demander au candidat-locataire de lui fournir les documents attentatoires à la vie privée (copie de relevé de compte bancaire ou postal, etc.) et/ou sans rapport avec la location (carte d'assuré social, extrait de casier judiciaire, etc.). Voici une petite liste non exhaustive des documents discriminatoires ou attentatoires à la vie privée :

  • photographie d'identité, hormis celle de la pièce justificative d'identité ;
  • carte d'assuré social ;
  • copie de relevé de compte bancaire ou postal ; attestation de bonne tenue de compte bancaire ou postal ;
  • attestation d'absence de crédit en cours ;
  • autorisation de prélèvement automatique ;
  • jugement de divorce, à l'exception du paragraphe commençant par l'énoncé : "Par ces motifs" ;
  • attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges, dès lors que le locataire peut présenter d'autres justificatifs ;
  • dossier médical personnel, sauf en cas de demande de logement adapté ou spécifique ;
    extrait de casier judiciaire.

Toute demande de justificatifs non prévus s'expose à une sanction ?

✅ Oui ! La liste des pièces exigibles est limitative et cette notion n'est surtout pas à prendre à la légère ! En effet, la loi prévoit que l'exigence d'une ou plusieurs pièces non prévues par le décret est punie d'une amende administrative pouvant atteindre en fonction de la gravité des faits 3 000 € pour un particulier (15 000 € pour une personne morale, une SCI par exemple).

Comment préparer un bon dossier de location ?

Forts des documents à fournir, nous vous invitons à préparer votre dossier. Sachez que pour trouver un logement, outre une recherche efficace et intensive c'est votre dossier qui fera la différence. Un dossier complet qui les rassure et leur permet d'effectuer un choix réfléchi.

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Quels documents annexes le bailleur doit-il fournir au locataire ?

Le législateur n'impose pas au propriétaire de justifier de sa qualité de propriétaire avant de louer. Certains locataires en font la demande. Ce sera au bon vouloir du loueur. En revanche, pour signer le contrat de location, le bailleur doit fournir des documents. À ce jour, jusqu'à six diagnostics sont à remettre au locataire lors de la signature du contrat. En plus de ces diagnostics, le bail doit mentionner la surface habitable du logement.

⚠️ Attention aux pratiques discriminatoires

Si le choix du locataire se fait essentiellement selon le critère de solvabilité et non sur sa qualité d'étudiant, de salarié ou de retraité, le bailleur doit s'interdire toute discrimination (choisir en fonction de l'origine, du sexe, de l'âge, de l'apparence physique, du patronyme, etc.). Pour consulter la liste complète des critères qui constituent une discrimination (article 225-1 du Code pénal).

📃 Pour connaître les bonnes pratiques, vous pouvez vous référer au guide « Louer sans discriminer ».

Que risque un propriétaire en cas de discrimination ?

En cas de discrimination avérée, le propriétaire encourt des peines particulièrement sévères : 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (article 225-2 et suivants du Code pénal).


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