Location : les documents que le propriétaire peut exiger

Les propriétaires bailleurs doivent, pour choisir leur locataire, se limiter à une liste de documents fixée par décret, à l’exclusion de tout autre sous peine de sanction. Cette liste exhaustive de justificatifs à fournir, tant par le locataire que par sa caution, s'impose en matière de location nue et meublée à usage de résidence principale du locataire ainsi que dans le cadre du bail meublé étudiant et du bail mobilité. Elle doit être obligatoirement respectée aussi bien par les propriétaires bailleurs qui louent de particulier à particulier que par ceux qui utilisent les services d'un intermédiaire.

La liste des documents pouvant être exigés d’un candidat locataire

Peuvent notamment être exigés de chacun des candidats à la location les documents suivants (pour connaître la liste exhaustive, il faut consulter le décret 2015-1437) : 

Une pièce justificative d'identité en cours de validité, comportant la photographie du titulaire

Il peut s'agir d'une carte nationale d'identité française ou étrangère, d'un passeport français ou étranger, d'un permis de conduire français ou étranger ou d'un document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger.

Depuis le 6 octobre 2019, il n'est plus possible d'exiger que la pièce justificative comporte la signature de son titulaire. Cette modification découle du fait « que les pièces justificatives de l'identité délivrées par des autorités étrangères ne comportent pas systématiquement la signature de leur titulaire, conformément à leur législation nationale ». Par ailleurs, l'exigence de cette signature sur la pièce justificative d'identité ne permettait « ni d'établir l'authenticité de ce document ni de certifier l'identité du signataire du contrat de location ». Cette nouvelle règle s’applique également à l'égard de la caution.

Une seule pièce justificative de domicile

Il peut notamment s'agir des trois dernières quittances de loyers ou, à défaut, de l'attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges. Ce peut également être l'attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile.

Un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles

Il peut notamment s'agir du contrat de travail ou de stage ou, à défaut, d'une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai. Ce peut également être la copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ou, pour un étudiant, la carte d'étudiant ou le certificat de scolarité pour l'année en cours.

Un ou plusieurs documents attestant des ressources

Il peut notamment s'agir du dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition, des trois derniers bulletins de salaires, d'un justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou du justificatif de l'ouverture des droits, établi par l'organisme payeur, de l'attestation de simulation établie par l'organisme payeur ou de la simulation établie par le locataire relative aux aides au logement, de l'avis d'attribution de bourse pour les étudiants boursiers, du justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

La liste des documents pouvant être exigés d’une caution

Peuvent notamment être exigés de chacune des cautions (on parle aussi souvent de « garant ») les documents suivants (pour connaître la liste exhaustive, il faut consulter le décret 2015-1437) :

Pour les cautions personnes physiques, une pièce justificative d'identité en cours de validité, comportant la photographie du titulaire

Il s'agit, au choix, de la carte nationale d'identité française ou étrangère, d'un passeport français ou étranger ou du permis de conduire français ou étranger.

Pour les cautions personnes morales, deux justificatifs d'identité

Il peut notamment s'agir d'un extrait K bis original de moins de trois mois de la société ou des statuts. Peut également être exigé un justificatif d'identité du représentant de la personne morale figurant sur l'extrait K bis ou les statuts.

Une pièce justificative de domicile

Il peut notamment s'agir de la dernière quittance de loyer, d'une facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, d'une attestation d'assurance logement de moins de trois mois, du dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, du titre de propriété de la résidence principale.

Un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles

Il peut notamment s'agir du contrat de travail ou de stage ou, à défaut, d'une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et le cas échéant la durée de la période d'essai. Ce peut également être un extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés datant de moins de trois mois pour une entreprise commerciale, de l'extrait D 1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan, de la copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant ou de la copie de la carte professionnelle pour une profession libérale.

Un ou plusieurs documents attestant des ressources

Il peut notamment s'agir du dernier avis d'imposition ou de non-imposition, du titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière, des trois derniers bulletins de salaires, des deux derniers bilans ou, à défaut, d'une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées, d'un justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou du justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur, d'un justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Une forte amende en cas d'exigence d'un document non prévu

La liste des pièces exigibles est exhaustive, limitative et cette notion n’est surtout pas à prendre à la légère ! En effet, la loi prévoit que l’exigence d’une ou plusieurs pièces non prévues par le décret est punie d’une amende administrative pouvant atteindre en fonction de la gravité des faits 3 000 € pour un particulier (et 15 000 € pour une personne morale, une société civile immobilière par exemple).
Pour ne pas se tromper, il faut prendre l'habitude de demander des pièces habituelles (pièce d'identité, contrat de travail, fiches de paie, avis d'imposition) et, dans le doute, de toujours se référer à la liste fixée par décret pour vérifier qu'un document peut être exigé du locataire et/ou de sa caution.

Un peu d'histoire

Le décret fixant la liste des pièces, qui date du 5 novembre 2015 et découle de la loi dite « Alur » de mars 2014, a inversé la logique précédente. En effet, jusqu'en 2015, il existait seulement une liste de pièces interdites, ce qui laissait une certaine liberté au-delà des interdits. Mais la loi, censée protéger le locataire, était parfois contournée et inefficace et les abus, certes rares, persistaient. C'est pour y mettre définitivement fin qu'une liste exhaustive a été créée.

Fondamentalement, cela ne change guère la pratique. En effet, les documents pouvant être demandés aux candidats locataires sont exactement ceux que la quasi-totalité des bailleurs demandent depuis bien longtemps...et les candidats locataires doivent bien évidemment continuer de justifier de leur identité et de leur solvabilité au travers d'un « dossier » à remettre au bailleur ! Seul véritable changement : une lourde sanction en cas de demande d'une pièce non prévue. Il convient donc d’être prudent !