Gestion locative : déléguer à une agence ou gérer soi-même ?

Cécile Nlend
Mis à jour par Cécile Nlend
le 13 avril 2023
Juriste chez PAP.fr

Une fois la mise en location du logement faite, le propriétaire doit se poser la question : gérer la location lui-même ou bien la confier à un administrateur de biens ? Des pistes pour trouver la solution qui vous conviendra le mieux.

Assurer soi-même la gestion locative permet d'économiser entre 6 et 8 % sur les loyers.
Assurer soi-même la gestion locative permet d'économiser entre 6 et 8 % sur les loyers. © MorsaImages/GettyImages

La gestion locative, c'est l'ensemble des démarches à effectuer une fois que le locataire est dans les lieux. Autrement dit, il s'agit de gérer au quotidien tout ce qui est nécessaire au bon déroulement de la location : perception des loyers, délivrance des quittances, réparations, régularisation des charges. Le bailleur a le choix après avoir trouvé son locataire d'assumer lui-même la gestion locative de son bien ou de la confier à un professionnel. Le bailleur ou le professionnel qui prennent en charge la gestion locative devront s'acquitter de tâches précises.

Qu'est-ce que la gestion locative ?

Pour la gestion courante du logement locatif, le gestionnaire particulier ou professionnel devra :

  • percevoir les loyers et charges chaque mois ;
  • procéder à la révision annuelle du loyer et le cas échéant à la régularisation des charges ;
  • envoyer gratuitement au locataire ses quittances de loyer ;
  • procéder à la déclaration fiscale des revenus locatifs.

Le cas échéant, il devra prendre en charge :

  • les réparations autres que locatives du logement ;
  • la gestion des sinistres non couverts pas l'assurance habitation du locataire ;
  • les relances impayées, recouvrement des impayés, et toute procédure nécessaire en impayé contre le locataire ;

Il devra gérer les formalités de fin de contrat et s'assurer qu'elles respectent bien la réglementation en vigueur :

  • le congé du locataire (préavis, état des lieux de sortie, restitution du dépôt de garantie, etc.) ;
  • le congé du bailleur (préavis, état des lieux de sortie, restitution du dépôt de garantie...),

Locataire : quel est votre préavis ?

Qu'est-ce qu'un mandat de gestion locative ?

Lorsque le bailleur veut avoir recours à un professionnel pour la gestion de son logement locatif, il doit signer avec ce dernier un contrat : le mandat de gestion locative. En contrepartie d'une rémunération, l'administrateur de biens s'occupera à la place du bailleur de toutes les tâches listées dans les actes de gestion locative.

Notez que la gestion locative par un professionnel n'a rien d'incompatible avec le fait de passer des annonces sur notre site : un bailleur peut s'occuper de trouver un locataire lui-même et ensuite confier la gestion de la location à un administrateur de biens. Le gestionnaire prendra alors le relais et s'acquittera de toutes les obligations du bailleur.

Vous êtes propriétaire d'un studio dans Paris, mais vous habitez une ville de province. Vous pouvez alors mettre sur internet, via PAP, une annonce pour la location du logement, prévoir des visites pour le jour de votre venue à Paris et, dans la foulée, confier la gestion à une agence du quartier. La gestion prendra immédiatement effet et vous repartirez sans ne plus avoir à vous soucier de la location.


Déposez une annonce de location sur PAP.fr

Quelles démarches concernées par le contrat de gestion locative d'un mandataire ?

Le mandataire d'un contrat de gestion locative peut s'occuper de démarches qui vont au-delà de la seule gestion locative :

  • représenter le mandant dans les assemblées générales de copropriété ;
  • payer les charges, impôts et services en respectant les délais légaux ou d'usage ;
  • souscrire une assurance sur l'immeuble ou au titre des pertes de loyers et dégradations locatives ;
  • préparer les éléments permettant au mandant d'établir ses déclarations fiscales.

Notez que, pour se voir confier un mandat de gestion locative, l'agence doit y être habilitée : elle doit être en possession d'une carte professionnelle sur laquelle figure la mention « Gestion immobilière ». Le mandat de gestion doit faire apparaître une liste exhaustive des missions du professionnel.

Qui s'occupe de trouver un locataire ?

L'administrateur de biens peut s'occuper de trouver un locataire. Cela vous sera fréquemment proposé, notamment si vous faites appel, pour gérer votre bien, à une agence immobilière. Dans ce cas, l'agence a un pôle location qui s'occupe de la commercialisation (trouver un locataire) et un pôle gestion qui prend le relais une fois le bail de location signé.

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Tous nos contrats de location

Quels sont les frais de gestion locative ?

Mais attention à la rétribution : en général, le fait de trouver un locataire n'est pas inclus dans le prix du contrat de gestion, l'agence est libre de fixer les honoraires dont doit s'acquitter le propriétaire du logement locatif. Elle a toutefois l'obligation depuis la loi Alur du 24 mars 2014, de les afficher en vitrine. Le montant de la commission qui peut être demandée au locataire doit satisfaire au double encadrement de la loi Alur :

  • il ne peut jamais être plus élevé que celui payé par le propriétaire ;
  • il doit être inférieur ou égal au plafond par mètre carré de surface selon la localisation du logement.

Pour éviter cela, vous pouvez toujours trouver le locataire vous-même, en passant une annonce sur nos supports. Vous n'avez alors que le prix de l'annonce à payer, et le locataire n'a pas de frais supplémentaires.

Consulter notre article : Comment calculer les frais d'agence ?

La gestion locative en direct

Une fois le locataire trouvé, le bailleur a tout à fait la possibilité de prendre en charge la gestion locative de son bien.

Les avantages 

Gérer soi-même son logement locatif suppose d'en avoir non seulement l'envie, mais également la disponibilité de le faire. Faire le choix de la gestion propre présente plusieurs avantages.

La gratuité

Le premier avantage de la gestion locative en direct c’est la gratuité. Le bailleur qui prend en charge sa gestion locative n’a aucuns frais à engager ni pour la recherche d’un locataire, ni pour l’établissement des actes juridiques (contrat, états des lieux, etc.), ni pour la gestion courante de son logement locatif. Pour la seule gestion courante, cela représente une économie d’environ un mois de loyer.

Une relation directe pour une gestion locative plus facile

Lorsque le bailleur s’occupe lui-même de sa gestion locative, il est en relation directe avec son locataire. Il est au courant en temps réel de tout ce qui concerne la gestion courante du logement, de tous les problèmes qui pourraient survenir pendant la location. Il pourra s’agir :

  • du retard de loyer à l’impayé caractérisé ;
  • de la nécessité de réparations ou de travaux lui incombant ;
  • de troubles de jouissances que subirait le locataire ;
  • de nuisances provoquées par le locataire, etc.

L’intérêt pour le propriétaire est de pouvoir se montrer très réactif. Dès lors qu’il est saisi par le locataire, ou qu’il constate des dysfonctionnements dans la location, le bailleur pourra prendre les mesures nécessaires afin de ne pas laisser s’installer le problème : envoi de relance pour le paiement du loyer, déplacement ou envoi d’un professionnel au domicile loué pour évaluer et entreprendre au besoin les réparations nécessaires, faire un rappel du contrat au locataire indélicat, etc. En plus de l’avantage de maîtriser sa gestion locative de bout en bout, cette relation directe revêt l’intérêt de limiter les coûts pour le bailleur.

Des coûts limités pour ces services

En privilégiant une gestion directe, le bailleur économise en plus du coût de la gestion courante, celui des prestations occasionnelles telles que :

  • la recherche d’un locataire (cette prestation est souvent comptabilisée à part, elle fait l'objet d'une tarification spécifique qui doit clairement être affichée par le professionnel) ;
  • la réalisation de travaux (en plus du coût des travaux, le professionnel va se faire rémunérer le suivi des travaux) ;
  • la rédaction d’actes juridiques (renouvellement de bail, état des lieux de sortie) ;
  • les déclarations fiscales ;
  • la souscription d’une assurance loyer impayé, etc.

Ces prestations occasionnelles doivent avoir été mentionnées dans le contrat, et leur rémunération définie. La rémunération peut être calculée sur la base d’un forfait (recherche de locataire, rédaction d’actes juridiques, déclarations fiscales) ou sur la base d’un pourcentage sur le budget de travaux par exemple.

Si la gestion locative propre présente des avantages certains, il ne faut pas non plus s’imaginer que c’est toujours un long fleuve tranquille. Si l’économie financière est un atout déterminant, il faut tout de même savoir qu’il faudra y consacrer un certain temps et ne laisser aucune place à la désinvolture.

Les inconvénients

Être bailleur, de surcroît en gestion locative propre, ne s’improvise pas. Avant de louer, le bailleur doit savoir ce qu’il a ou non le droit de faire. Ses droits et obligations.

Du temps à investir

La première chose que doit intégrer le bailleur c’est qu’il lui faudra consacrer du temps à sa gestion locative. Le temps de l’écoute du locataire, le temps d’être réactif et de prendre les dispositions adéquates à la situation. Sa disponibilité sera plus ou moins sollicitée, selon le locataire, l’état du logement, le nombre de logements loués, etc. Le propriétaire doit être organisé et disponible, pour suivre et être à jour de sa gestion locative courante :

  • s’assurer que les loyers sont acquittés à temps, ce qui lui permet de prendre les mesures nécessaires dès les premiers jours de retard de paiement ;
  • s’assurer de procéder aux révisions de loyer à la date anniversaire et les régularisations de charges à réception du décompte ;
  • être en mesure de constater rapidement les réparations et travaux qui requièrent son attention et surtout les faire effectuer rapidement ;
  • faire ses déclarations fiscales ;
  • pallier les vacances locatives, etc.

Des logiciels pour aider les bailleurs

Cela demande du temps et de l’organisation, mais ce n’est pas insurmontable. Des milliers de bailleurs font le choix chaque année de s’occuper eux-mêmes de leur gestion locative, preuve que c’est faisable. De plus, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de gestion locative qui les assistent dans leurs tâches de gestion.

Une certaine expertise à avoir

Une bonne gestion locative nécessite de connaître les règles applicables à la location, les règles relatives aux obligations fiscales du bailleur (déclaration des revenus locatifs) et les procédures à mettre en œuvre en cas de litige avec le locataire (impayés, troubles anormaux de voisinage, etc.). Il s'agit également des règles concernant l’organisation des relations bailleur locataire : leurs droits et obligations respectifs :

  • A l’entrée dans les lieux (la fixation du loyer, le choix du contrat, la durée du contrat, l’état du logement, etc.) ;
  • En cours de bail (les travaux et réparation, révision de loyer, récupération des charges, etc.) ;
  • A la sortie du locataire (le congé, état des lieux, restitution du dépôt de garantie, etc.).

Une documentation à disposition

Les bailleurs qui s’occupent eux-mêmes de leur gestion locative ne sont pas livrés à eux-mêmes. Toute la législation est disponible sur legifrance.fr. Ils disposent par ailleurs de nombreux canaux pour les accompagner (logiciels, sites, etc.). Vous avez également une documentation juridique (contrats et guides) à jour des dernières évolutions législatives. Vous pouvez également bénéficier de notre abonnement Bailleur qui vous facilite la gestion locative en vous fournissant une documentation adaptée à votre location.

Pour vos démarches auprès de votre locataire, vous pouvez avoir recours à nos modèles de lettre disponibles en téléchargement gratuit comme la lettre de résiliation de bail avec préavis réduit (logement situé en zone tendue).

Modèle de lettre : Lettre de résiliation de bail avec préavis réduit (logement situé en zone tendue)

PAP vous accompagne avec son service juridique

Lorsque vous êtes annonceur PAP, vous bénéficiez d’un accompagnement par le biais de son service juridique qui répond à vos questions du lundi au vendredi de 14 h à 17 h. Si toutefois cela ne vous suffisait pas et que vous ne vous sentiez pas en mesure de vous occuper vous-même de la gestion locative de votre logement, vous avez la possibilité de déléguer cette gestion à un professionnel.

À quoi sert une agence de gestion locative ?

En vous tournant vers un professionnel de l'immobilier, vous bénéficierez de ses conseils et de son expertise en la matière. Il vous aidera à rentabiliser au mieux votre investissement et pourra vous conseiller sur des questions immobilières, mais aussi fiscales, patrimoniales...

Quel est le rôle d'un gestionnaire locatif ?

Si vous déléguez la gestion de votre bien, bon nombre de démarches disparaîtront et vous aurez beaucoup moins de « travail ». En effet, l'agence ou l'administrateur de biens deviendra le seul intermédiaire entre vous et le locataire. Le locataire ne connaîtra alors que l'administrateur de biens. Il lui réglera son loyer, qui sera reversé mensuellement au propriétaire. Le gestionnaire enverra un avis d'échéance pour réclamer le loyer et une quittance une fois celui-ci payé. Il interviendra aussi en cas d'impayés. Pour finir, il vous fera un compte rendu à fréquence régulière.

Vous n'aurez jamais à vous déplacer ni à gérer les réparations dans le logement. En cas de problème, le gestionnaire mandatera des entrepreneurs pour se rendre sur les lieux, dresser des devis et effectuer les réparations nécessaires. Bref, vous n'avez rien à faire !

Tous les aspects un peu techniques et juridiques de la location vous seront également épargnés. Le gestionnaire se chargera d'établir les contrats de location, dresser les états des lieux, gérer les congés des locataires, payer les charges de copropriété et effectuer leur régularisation... En cas de défaillance du locataire, le gestionnaire utilisera tous les moyens de droit pour récupérer les sommes dues...

3 profils de propriétaires compatibles avec la gestion locative

D'une manière générale, confier la gestion de votre location à un professionnel s'avère utile si :

  1. Vous vivez loin du logement que vous louez. Pour les personnes vivant à l'étranger par exemple... ;
  2. Vous êtes débordé et/ou que vous ne souhaitez pas du tout vous en occuper ;
  3. Vous détenez un parc immobilier très important : pour les bailleurs qui possèdent des dizaines d'appartements dans des villes différentes, gérer leurs locations demande un vrai travail et une grande organisation.

Qui peut faire la gestion locative de votre bien ?

Si vous choisissez de confier la gestion à un administrateur de biens, mettez en concurrence les différents acteurs de votre ville afin de trouver les tarifs les plus bas. Les honoraires de gestion étant libres, ils sont différents d'un établissement à un autre et leur négociation est toujours possible.

Combien coûte la gestion locative ?

Les administrateurs de biens n'étant pas bénévoles, leurs services vous seront bien évidemment facturés. D'un point de vue financier, il faut également différencier la commercialisation du bien et sa gestion. La commercialisation occasionnera des honoraires de location qui, selon les agences, se situent entre 15 et 19 % hors taxes des loyers annuels hors charges. Les professionnels sont libres de fixer leurs honoraires à l'égard des propriétaires. Attention ! Pour les honoraires liés à recherche de location, les professionnels ont deux obligations :

  • avoir affiché clairement le montant de leurs honoraires ;
  • s'assurer que le montant acquitté par le propriétaire ne soit pas inférieur à celui payé par le locataire.

La gestion vous coûtera, selon les administrateurs de biens, entre 6 et 8 % hors taxes des loyers annuels hors charges. À l'année, cela représente environ un mois de loyer.

Les coûts supplémentaires

Certains administrateurs proposent un tarif de base autour de 6 et 8 % mais qui comprend uniquement l'encaissement des loyers, la délivrance des quittances, le paiement des charges et leur régularisation. Ce prix est complété par une grille tarifaire établissant le coût des autres prestations.

Pour les travaux

En cas de travaux, certains gestionnaires prennent un pourcentage en fonction de leur montant. Ce pourcentage est évolutif : plus les travaux coûtent cher et moins les honoraires sont élevés.

Exemple : dans les enseignes de gérance que nous avons interrogées, certaines réclament, pour des travaux entre 250 € et 7 650 €, 6 % du montant total. Entre 7 650 et 30 000 €, 5,50 %...

Pour les actes juridiques

La rédaction d'un bail peut être payante, de même que son renouvellement. Par exemple, dans certaines agences, la rédaction d'un bail peut vous être facturée 200 €. La déclaration fiscale des revenus locatifs peut également être un service payant.

Lorsque vous souhaitez donner congé à votre locataire, certains gestionnaires mandateront automatiquement un huissier de justice pour le signifier, alors qu'un simple courrier recommandé suffit. La prestation vous sera alors facturée près de 200 € TTC.

Si vous décidez de confier la gestion à un administrateur de biens, renseignez-vous sur l'étendue de chaque prestation et leurs coûts. Demandez également à voir la grille tarifaire de toutes les prestations payantes.

Comment résilier un contrat de gestion locative ?

Avant que le contrat de gestion locative soit renouvelé automatiquement, le professionnel doit vous prévenir un à trois mois avant la date de fin du mandat. Il vous suffira d'envoyer une lettre recommandée avec accusé réception en indiquant la référence du mandat, l'adresse du bien.

Solliciter d'autres intermédiaires

Même en ayant recours à une gestion déléguée, dans certaines hypothèses, le propriétaire pourrait solliciter d'autres expertises que celle du gestionnaire.

Les actes juridiques

Concernant les actes juridiques à fournir au locataire, contrat, acte de caution, procès-verbal d'état des lieux, quittances, il vous est possible de vous en procurer dans le commerce. Le site PAP met d'ailleurs à disposition des internautes des modèles d'actes à télécharger : il n'y a plus qu'à remplir les informations sur la situation de l'immeuble, du bailleur et du locataire.

L'assurance loyers impayés

Les administrateurs de biens proposent souvent une garantie loyers impayés, occasionnant un coût supplémentaire. Si vous souhaitez en prendre une, il n'est pas indispensable de passer par un administrateur de biens, il vous suffit de vous adresser à un assureur. PAP, par le biais de son partenaire, vous propose une assurance loyers impayés !

Les conseils juridiques

En matière d'impôts, l'administration fiscale peut vous aider à déclarer vos revenus locatifs. Vous pouvez également solliciter un comptable, au moins la première année, afin de connaître la méthode à utiliser pour vous acquitter de vos obligations fiscales. Pour finir, PAP propose des guides destinés à aider les propriétaires bailleurs en matière de baux d'habitation et de revenus locatifs...

 


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