Location : les charges à facturer à votre locataire, c’est simple (oubliez les intermédiaires)

Quelles charges facturer à votre locataire ?

Quand on est propriétaire, on paie des charges liées au logement : entretien, eau, chauffage, taxes... Mais lorsqu’on loue son bien, on peut répercuter une partie de ces dépenses sur le locataire, selon une liste légalement établie et fixée par décret.

💡 Le principe de base

Vous ne pouvez refacturer que les dépenses dont le locataire profite directement. Les charges locatives regroupent tout ce dont le locataire profite au quotidien : chauffage, ménage, gardiennage, éclairage, entretien du jardin… En clair, il paie pour ce qu’il utilise vraiment. Exemples concrets :

• Chauffage collectif, eau chaude, eau froide
• Électricité et entretien des parties communes, ascenseur, sortie des poubelles
• Gardiennage, nettoyage, espaces verts
• Entretien du portail, interphone, éclairage extérieur

❌ En revanche : Tout ce qui relève de la gestion, de l’assurance ou des gros travaux (honoraires du syndic, ravalement, toiture, etc.) reste à la charge du propriétaire !

Comment fixer la provision de charges ?

🏢En copropriété : la méthode est simple

Chaque année, le syndic vous envoie le relevé de charges annuelles. Il distingue les dépenses récupérables (celles qui sont répercutables sur le locataire) du reste. Voici la méthode pour fixer votre provision de charges :

• Repérez le montant annuel des charges locatives ;
• Divisez-le par 12 pour obtenir le montant mensuel ;
• Ajoutez la TEOM (taxe d’enlèvement des ordures ménagères), indiquée sur votre avis de taxe foncière.

Si le syndic ne détaille pas les charges récupérables

Certains syndics ne font pas la distinction. Deux solutions :

1. Demander un décompte au syndic détaillé (parfois facturé) ;
2. Ou le faire vous-même, à partir du décret du 26 août 1987 et des factures du syndic. Mais soyons honnêtes : ce n’est pas simple.

🏠 En maison individuelle : c'est encore plus simple

Le locataire souscrit lui-même ses contrats d’eau, d’électricité et de gaz. Résultat : une seule charge à refacturer la TEOM, mentionnée sur votre taxe foncière. Et c’est tout !

👉Vous louez un immeuble entier sans syndic ?

Dans ce cas, aucun règlement de copropriété ni tantième n’existe. C’est donc à vous d’organiser une répartition juste des dépenses communes entre les différents locataires. Cette répartition peut se faire :

• Au prorata des surfaces occupées;
• Selon le nombre d’occupants;
• Ou via un mélange des deux critères.

⚠️ La loi ne fixe aucune méthode dans ce cas. Elle impose simplement que la répartition soit effectuée en équité. Il faut donc créer une grille de répartition claire, inspirée des principes du décret du 26 août 1987, et l’annexer à chaque bail pour garantir la transparence et éviter toute contestation future.

🔄 Comment régulariser les charges ?

Chaque année, vous devez régulariser les charges (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Autrement dit, comparer les provisions versées par le locataire avec les dépenses réellement engagées. 

• Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles : le locataire vous doit la différence ;
• Si les provisions sont supérieures aux dépenses : vous devez lui rembourser le trop-perçu.

👉 Le propriétaire doit transmettre au locataire un décompte détaillé par nature de charges. Pendant le mois qui suit, le locataire peut consulter tous les justificatifs (factures, relevés, avis de taxe foncière…).

Quand régulariser ?

La régularisation doit être faite au moins une fois par an. Et si vous avez oublié ? Pas de panique !

👉Vous pouvez remonter jusqu’à 3 ans en arrière, à l’initiative du propriétaire ou du locataire. Mais si la régularisation intervient plus d’un an après l’envoi du décompte, le locataire peut étaler le paiement sur 12 mois. Le forfait de charges : une autre option.

Boîte à outils du propriétaire

Le forfait de charges : une autre option

Le forfait de charges est un montant fixe payé chaque mois, sans régularisation en fin d’année. Il reste identique pendant toute la durée du bail, sauf si une indexation est prévue. Pratique pour le locataire, mais risqué pour le propriétaire, qui ne peut pas réclamer la différence si les dépenses augmentent. Ce système est autorisé uniquement :

• les locations meublées ;
• les colocations de logements vides.