Notification électronique des AG de copropriété : ce qui change (et ce que vous devez savoir)

La convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant l'AG 

La convocation à l’assemblée générale (AG) doit être envoyée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date prévue. Elle mentionne obligatoirement le lieu, la date, l’heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour. Plusieurs documents y sont joints, parmi lesquels figurent l’état financier de la copropriété, le projet de budget prévisionnel et le formulaire de vote par correspondance.

Toute irrégularité peut entraîner l’annulation de l’AG

Le respect de ce formalisme est crucial : toute irrégularité peut entraîner l’annulation de l’AG et des décisions votées. Pour éviter ce risque, les syndics privilégient généralement l’envoi par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR), bien que la remise en main propre contre récépissé soit également légale. Si l’envoi par voie postale reste la pratique la plus courante, la lettre recommandée électronique (LRE) est autorisée depuis une dizaine d’années, et tend aujourd’hui à s’imposer comme une alternative sécurisée.

🛜 La lettre recommandée électronique devient la norme

Jusqu’ici, la convocation à l’AG devait être envoyée par lettre recommandée papier, sauf accord exprès du copropriétaire pour une version électronique. Mais la loi du 9 avril 2024 sur l’habitat dégradé a inversé cette logique : désormais, la notification dématérialisée est automatique, sauf si vous demandez explicitement à rester au format papier (article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965).

👉 De vraies économies

Dans une copropriété de 50 lots à Toulouse, le passage à la LRE (lettre recommandée électronique) a permis d’économiser environ 350 € sur les frais d’envoi en 2024. Le syndic a utilisé ces économies pour financer une application de gestion partagée des travaux.

👉 Une notification qui s’applique à toutes les communications

Le recours par défaut à la Lettre recommandée électronique (LRE) ne concerne pas uniquement les convocations à l’AG. Il s’applique aussi à toutes les notifications officielles : mises en demeure, rappels de charges, résumés des décisions… Cependant, certains textes réglementaires du décret de 1967 n’ont pas encore été mis à jour. Il est donc recommandé de continuer à s’y référer tant qu’ils ne contredisent pas la nouvelle loi.

ℹ️ Informer les copropriétaires, une obligation

Avant d’utiliser la voie électronique, le syndic doit impérativement informer les copropriétaires de ce changement. Cela passe souvent par un e-mail, mais aussi par une inscription à l’ordre du jour de l’AG.

Vous avez le droit de refuser le recommandé électronique

Chaque copropriétaire peut s’opposer à la notification électronique à tout moment, sans justificatif ni formalisme lourd. La loi est claire : un mail suffit, même s'il est conseillé une méthode plus formelle : un recommandé pour plus de sécurité par exemple. L'article 42-1 dit que les syndics doivent informer « les copropriétaires des moyens qui s'offrent à eux pour conserver un mode d'information par voie postale ».

👉 Si un copropriétaire a reçu une notification électronique malgré son choix contraire, il lui revient d'apporter la preuve qu'il avait fait état de son refus d'être notifié électroniquement au syndic.

Le syndic ne peut pas pénaliser ceux qui préfèrent le papier

Même si la lettre recommandée électronique coûte jusqu’à 4 fois moins cher que l’envoi papier, le syndic ne peut pas facturer plus aux copropriétaires qui refusent la dématérialisation. Tous les frais liés aux convocations sont mutualisés, selon la répartition des tantièmes.

👉 Les frais de port restent à la charge des copropriétaires, mais ils sont déjà intégrés dans les budgets annuels. Un syndic qui chercherait à faire payer davantage ceux qui demandent une convocation papier serait hors la loi.

Des risques juridiques à anticiper

Malgré les avantages de la dématérialisation, cette transition pose plusieurs problèmes pratiques. Que se passe-t-il si un copropriétaire ne reçoit pas la convocation ? Si l’adresse e-mail n’est pas à jour ? Si la convocation part dans les spams ?

👉 Ces situations peuvent mener à des contestations judiciaires, avec à la clé l’annulation de l’AG. Les syndics doivent donc faire preuve de vigilance, notamment lorsqu’il s’agit de convoquer des indivisions ou de mettre à jour les coordonnées électroniques.

En Conclusion

• La notification électronique est devenue automatique depuis le 11 avril 2024 ;
• Vous pouvez refuser à tout moment, sans avoir à vous justifier ;
• Le syndic ne peut pas vous faire payer plus si vous restez au format papier ;
• Tous les documents officiels peuvent désormais vous être transmis par voie électronique ;
• Une vigilance accrue est indispensable pour éviter les couacs juridiques.

👉 Une réforme qui modernise la copropriété, à condition que chacun (copropriétaires comme syndics) joue le jeu avec rigueur.