Qu'est-ce qu'un syndic bénévole ?

Certaines copropriétés font le choix d'un syndic non professionnel dit aussi bénévole.  Avoir recours à un syndic bénévole revient donc à confier la gestion de la copropriété à l’un des copropriétaires, au lieu de mandater un syndic professionnel. 

Est-il obligatoire d'avoir un syndic de copropriété ?

La réponse est oui ! Toute copropriété, quelle que soit sa taille, est dans l’obligation de désigner un syndic. Mais si la gestion d'une résidence doit obligatoirement être assurée par un syndic, rien n'empêche les copropriétaires de la confier à un syndic coopératif ou bénévole. Mais attention, si passer par un syndic de copropriété bénévole s'avère plus économique et plus simple, cela suppose aussi que le mandataire ait une bonne connaissance de la réglementation et des rouages de la copropriété.  Et qu'il soit apprécié et proche des autres copropriétaires.

Quel est le rôle du syndic bénévole ?

Le syndic non professionnel remplit les mêmes fonctions qu'un syndic dit traditionnel. À l’instar de ce dernier, le syndic bénévole est chargé de la gestion des tâches administratives, procès-verbaux, les comptes, les salariés de l'immeuble et de veiller au bon entretien des parties communes. Il n'est toutefois pas soumis à la réglementation propre aux syndics professionnels (garantie financière, assurances.) 

Comment faire pour être syndic bénévole ?

Les copropriétaires souhaitant postuler pour être syndic bénévole ou coopératif lors de l’assemblée générale (AG), doivent remplir une seule condition exigée par la loi : être copropriétaire d’un ou plusieurs lots ou de fraction de lots.  La loi ne précise pas en revanche s’il s’agit d’un bien occupé à titre de résidence principale ou loué. Mais, compte tenu de l’implication nécessaire, mieux vaut être copropriétaire occupant.

Comment créer un syndic de copropriété bénévole ? 

Une élection à la majorité 

Les copropriétaires souhaitant adopter le syndic bénévole ou coopératif pour la gestion de leur copropriété devront voter une résolution dans ce sens en assemblée générale. 

Le syndic doit être élu par l’assemblée générale des copropriétaires. Il est désigné selon les mêmes modalités que le syndic professionnel : à la majorité des voix de tous les copropriétaires, c’est-à-dire la majorité absolue (article 25). Si cette majorité n’est pas atteinte, un second vote peut avoir lieu : il faut alors que le projet ait recueilli au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires. Le second vote se fait à la majorité de l’article 24, il s’agit cette fois de la majorité des copropriétaires présents à l’assemblée. Ce dispositif permet de lutter contre un éventuel blocage institutionnel. 

Quelle est la durée du mandat ?

Le syndic bénévole doit bénéficier d’un contrat d'une durée d'un an renouvelable. Une période suffisante pour évaluer ses capacités à gérer la copropriété. Comme pour tout syndic, la durée du mandat ne peut excéder trois ans. En général, il est nommé pour une année et renouvelé autant de fois que l’assemblée générale (et le syndic) le souhaite.

Existe-t-il un contrat type ?

Le législateur a défini un contrat type pour tous les syndics de copropriété.  Ce dernier comporte une douzaine de clauses concernant notamment la durée du mandat, les conditions d’exécution de la mission, mais également de sa rémunération. Mais depuis le 20 juillet 2020, les syndics bénévoles et coopératifs ne sont plus tenus de respecter le contrat type mis en œuvre dans le cadre de la Loi Alur.

Comment mettre en place un syndic bénévole ? 

S’il s’agit d’un changement de syndic

La question doit être portée à l’ordre du jour de l'AG par l’ancien syndic de la copropriété, qui peut avoir été un syndic professionnel. À l'élection du nouveau mandataire, le démissionnaire est tenu de lui transmettre, dans un délai d'un mois, l'ensemble des documents administratifs et comptables liés à la gestion de l'immeuble, et sous trois mois, l'état et le solde des comptes de la copropriété.

Modèle de lettre : Demande de convocation par le président du conseil syndical

S’il s’agit du premier syndic

Pour une nouvelle copropriété, c’est le promoteur qui va le désigner. Il n’y a en effet aucun syndic présent pour porter la question à l’ordre du jour. La désignation du syndic doit tout de même être validée par la première assemblée générale. Son contrat doit également être mis en concurrence. Le copropriétaire souhaitant défendre la candidature d’un syndic bénévole pour la gestion de sa copropriété doit être en mesure de convaincre les autres copropriétaires. 

L'immatriculation de la copropriété 

C'est le rôle du syndic bénévole d'effectuer les démarches d'immatriculation du syndicat des copropriétaires auprès du registre national des copropriétaires. Le registre a été mis en place pour faciliter la connaissance par les pouvoirs publics de l’état des copropriétés et la mise en œuvre d'actions préventives à certains dysfonctionnements.

Comment créer un syndicat coopératif ? 

L’assemblée générale des copropriétaires peut aussi voter pour une forme coopérative. Une solution envisageable si le règlement de copropriété le permet expressément. 

Une élection au sein du conseil syndical 

Le syndic n’est plus élu par l’AG, mais au sein du conseil syndical par les membres de ce conseil. Il devient donc de facto le président du conseil syndical et assume les missions traditionnelles du syndic. Les membres du conseil syndical aident ensuite le Président. C’est une forme uniquement bénévole. La responsabilité est partagée entre tous les membres. Le syndic ne peut en aucun cas être rémunéré ou indemnisé de son temps.

Un syndic sans contrôle

Le syndic coopératif remplit les mêmes missions qu’un syndic professionnel : entretien et conservation de l’immeuble, souscription des contrats d’assurance, élaboration du budget provisionnel, recouvrement des charges… Si les décisions sont discutées par les membres du conseil syndical, c’est toujours le syndic coopératif qui tranche en dernier recours.

Comment gérer une copropriété en syndic coopératif ?

Contrairement à une copropriété gérée par un syndic professionnel où le conseil syndical contrôle l’action du premier, il n’y a aucune instance de contrôle ! Car c’est le conseil syndical qui gère l’immeuble, d’où un risque de dérive dans le fonctionnement de la copropriété. Il est alors indispensable de bien connaître les membres du conseil syndical avant de les élire. L’État a d’ailleurs imposé que le contrôle des comptes de la copropriété soit assuré par un copropriétaire ou un professionnel expérimenté pour garantir une certaine neutralité. 

Comment fonctionne un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole exerce les fonctions de syndic conformément au vote de l'assemblée générale.

Quelles sont les missions du syndic bénévole ?

Le syndic non professionnel a les mêmes missions et dispose des mêmes pouvoirs que son alter ego professionnel. Il représente le syndicat des copropriétaires dans la gestion courante de l’immeuble et peut être amené à le représenter en justice. Il veillera notamment au bon entretien de la copropriété. Il travaillera en étroite collaboration avec le conseil syndical pour définir l’ordre du jour de l’assemblée générale, préparer des travaux, mettre en concurrence les contrats des entreprises en charge du ménage, de l’entretien des espaces verts…

Un syndic tenu responsable 

Sa responsabilité peut être engagée au même titre qu’un syndic professionnel. Le syndic bénévole est également responsable de ses fautes de gestion. Cependant, sa responsabilité sera sanctionnée moins rigoureusement que s'il s'agissait d'un syndic professionnel. Force est de constater pour autant qu’il y a peu de cas de mise en responsabilité des syndics bénévoles.

Quelle assurance pour le syndic bénévole ?

Le syndic bénévole n’a pas obligation de disposer d’une garantie financière, ou de souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle, contrairement aux syndics traditionnels.  Il a pourtant tout intérêt à le faire afin de couvrir sa responsabilité. Si ce dernier peut se faire assister par des professionnels pour mener à bien ses missions, sa responsabilité peut également être engagée s’il ne les remplit pas.

Un compte bancaire à part 

Le syndic bénévole doit obligatoirement disposer d’un compte bancaire séparé. Il s’agit ici d’éviter toute confusion avec les fonds personnels du copropriétaire syndic bénévole. Ce compte doit être ouvert au nom du syndicat des copropriétaires. Cette règle ne connaît aucune exception. 

Est-ce que le syndic bénévole est rémunéré ? 

Ce n'est pas l'appât du gain qui doit motiver le candidat. Le syndic bénévole n'est généralement pas rémunéré.  Le syndic bénévole sera seulement défrayé pour les dépenses faites dans le cadre de sa gestion (remboursement des frais). Il peut cependant demander à être indemnisé pour une partie du temps consacré à la gestion de la copropriété, en plus des défraiements. Dans ce cas, le contrat présenté en AG devra préciser clairement les modalités de cette indemnisation.

Quels sont les atouts d'un syndic bénévole ?

Le syndic coopératif et le syndic bénévole offrent plusieurs avantages aux copropriétaires.
Une économie d’abord, car ces copropriétaires engagés dans la gestion ne sont pas payés contrairement à un syndic professionnel ! Si de nombreuses réunions doivent être prévues entre le syndic bénévole et le conseil syndical, aucun honoraire ne sera facturé !

Les petites copropriétés qui comptent moins de 30 lots optent souvent pour le syndic bénévole pour réaliser des économies, car les charges augmentent lourdement comme les honoraires des syndics professionnels. Le gain peut facilement atteindre 20 %. Le suivi régulier des différents contrats (assurance, entretien, ascenseurs, etc.) et la remise en concurrence périodique sont aussi une autre source importante d’économies. 

Une gestion plus réactive

Les copropriétaires souhaitent souvent une gestion de leur copropriété plus réactive de la part du syndic. Ce qui n'est pas toujours le cas avec des syndics professionnels. Il existe des liens plus étroits entre les copropriétaires et le syndic « bénévole », une meilleure prise en compte des problèmes, ce qui est de nature à favoriser les solutions rapides et adaptées, 

Quelles sont les limites du syndic bénévole ? 

Si le syndic bénévole est une formule plus avantageuse que celle d'un syndic professionnel, encore faut-il trouver le bon candidat ! Le profil idéal ? Un copropriétaire impliqué, doté d'une culture de la copropriété et prêt à s'investir, car il devra se former régulièrement, les législations évoluant rapidement.  Sa présence aux assemblées générales et sa participation au conseil syndical sont aussi indispensables.  

Une bonne connaissance de la copropriété

Complexe, la gestion d'une copropriété peut nécessiter une formation spécifique pour se familiariser avec les appels d'offres, la comptabilité, la gestion des impayés qui peuvent devenir le lot quotidien du syndic bénévole.  D’où la nécessité parfois de recourir à des professionnels (juristes, avocats, bureaux d’études) quand les décisions requièrent une expertise que l’on ne possède pas. Ces dépenses seront prises en charge par les copropriétaires.

Une gestion impartiale obligatoire

L’affect peut aussi entraver des décisions dans certains domaines comme la gestion des impayés.  Le syndic bénévole ou le syndic coopératif peut hésiter entre deux solutions. Soit il décide de ne pas lancer de procédure contre un copropriétaire pour recouvrir les fonds, car il le connaît bien. Soit il souhaite récupérer la somme nécessaire au bon fonctionnement de la copropriété. Mais le conseil syndical ne peut pas jouer les bons samaritains au nom de la copropriété. Il doit avant tout préserver l’intérêt général !

Le syndic bénévole peut-il démissionner ?

Le syndic bénévole peut démissionner en adressant une lettre recommandée avec avis de réception aux membres du syndicat de copropriété. Il peut justifier ses actes en expliquant les raisons de sa décision, mais il n’y est pas obligé. Les conditions de démission du syndic peuvent être également prévues dans le règlement de copropriété.

Dans le cas d’une démission à effet immédiat, si le syndic sortant n’a pas convoqué une Assemblée générale pour pourvoir à son remplacement ou si à l’issue de l’Assemblée générale aucun syndic n’est désigné, une requête peut être adressée au président du Tribunal de Grande Instance par n’importe quel copropriétaire pour qu’un administrateur provisoire soit nommé. Attention, si la démission du syndic est brutale, elle peut être considérée comme abusive par les tribunaux.

Le syndic bénévole peut-il être révoqué ?

L’assemblée générale des copropriétaires peut également décider de révoquer le syndic bénévole avant le terme de son contrat. La révocation doit être justifiée par des motifs sérieux, c’est-à-dire des actes graves ou des fautes répétées : faute de gestion, non-exécution d’une décision de l’assemblée générale. La révocation doit faire l’objet d’un vote en AG à la même majorité que celle de sa nomination, autrement dit à la majorité de l’article 25.