L'état daté informe l'acheteur du montant de ses futures charges

Marthe Gallois
Publié par Marthe Gallois
le 17 août 2023
Juriste chez PAP.fr

L'état daté est un document informatif, qui doit être présenté à l'acheteur avant de signer l'acte de vente définitif chez le notaire afin de l'informer, en particulier, sur ses futures charges de copropriété.

L'état daté permet à l'acheteur d'évaluer le montant des charges de la copropriété.
L'état daté permet à l'acheteur d'évaluer le montant des charges de la copropriété. © EzraBailey/GettyImages

Qu'est-ce qu'un état daté pour une vente en copropriété ?

L'état daté contient un ensemble d'informations dont la liste est fixée par décret, afin de renseigner au maximum l'acquéreur sur les charges, travaux, ou avances de trésorerie qu'il aura à régler dès qu'il aura acheté le logement. Il contient également le montant des charges qui resteraient dues par le vendeur au syndic.

👉 Ce document permet donc également au vendeur de savoir où il en est du paiement de ses charges au syndic.

L'état daté est-il obligatoire ou pas ?

Oui, ce document est à fournir obligatoirement à tout acquéreur qui achète un appartement ou un lot (cave, parking...) dans une copropriété. Cette obligation figure à l'article 5 du décret du 17 mars 1967 qui fixe un ensemble de règles en copropriété.

Il est important que l'acheteur soit informé sur ses futures charges, car lorsqu'on achète un appartement dans un immeuble collectif, il faut intégrer les charges et travaux de copropriété dans son budget.

Si la plupart des appartements sont situés dans des immeubles en copropriété (car c'est très rarement un seul propriétaire qui possède tout l'immeuble), c'est rarement le cas des maisons. Mais il y a parfois des maisons situées en copropriété « horizontale ». Dans ce cas, l'état daté est également à fournir.

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Quand fournir l'état daté ?

L'état daté est à fournir à l’acheteur avant la signature de l’acte authentique de vente chez le notaire. Il est donc à fournir entre la promesse et l'acte de vente. En pratique le notaire l'annexe à l'acte de vente.

L'acheteur n'obtient donc ces informations que tardivement, alors qu'il a déjà signé la promesse de vente et que son délai de rétractation est déjà dépassé. C'est pourquoi la loi Alur est venue renforcer l'information de l'acheteur en imposant de lui fournir également un pré-état daté, bien plus tôt dans le processus de vente.

Qui demande l'état daté ?

🙋‍♀️ C'est tantôt le vendeur, mais plus généralement le notaire chargé de la vente qui en fait la demande au syndic, car il doit s'assurer que le syndic lui a bien remis l'état daté avant la vente pour l'acheteur.

Qui doit payer l'état daté ?

C'est au syndic qui de se charger impérativement d'établir « l'état daté », contrairement au « pré-état-daté » qui pourrait être établi par le vendeur. Les honoraires du syndic pour l'établissement de l'état daté sont donc supportés par le seul copropriétaire concerné, c'est-à-dire le vendeur. Il est donc facturé au vendeur au tarif indiqué dans le mandat de syndic au titre des prestations particulières.

💰 Quel est le prix de l'état daté ?

Le coût de l'état daté est prévu dans le contrat de syndic dans la liste des prestations particulières. Lorsque les copropriétaires élisent leur syndic en assemblée générale, ils ont reçu en pièce annexe de la convocation à cette assemblée, le mandat de syndic complet.

Pour connaître le prix de cette prestation par votre syndic, il vous suffit donc de consulter le mandat du syndic en place. Vous pouvez également retrouver ce mandat dans l'espace extranet de la copropriété.

L'article 10-1 de la loi de 65 plafonne le coût de l'état daté

Le prix de l'état daté est plafonné à 380 € TTC depuis le 1er juin 2020. Même si la vente comprend plusieurs lots au sein de la même copropriété, le tarif facturé par le syndic au vendeur ne peut pas excéder ce prix.

⚠️ Toute facturation au-delà de ce montant pourrait donc être contestée par le vendeur qui pourrait demander au syndic de ramener le prix au montant plafond de 380 €.

Ce plafonnement est prévu par l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui encadre la copropriété et prévoit que : « Les honoraires et frais perçus par le syndic au titre des prestations qu'il doit effectuer pour l'établissement de l'état daté à l'occasion de la mutation à titre onéreux d'un lot, ou de plusieurs lots objets de la même mutation, ne peuvent excéder un montant fixé par décret ».

👉 Le décret en question a été publié le 21 février 2020 et s'applique depuis le 1er juin de la même année. Cela a permis d'harmoniser le prix de l'état daté. Car jusque-là, le coût pouvait dépasser 600 €.

Contenu de l'état daté : informations pour l'acheteur

Le contenu de l'état daté se décompose en 3 parties, et c'est la 3e qui intéresse tout particulièrement l'acquéreur. La 3e partie du document mentionne les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire, c'est-à-dire les sommes qui seront à la charge de l'acheteur après la vente. Cela lui permet de connaître :

  1. le montant des provisions sur charges prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété dont il aura à s'acquitter ;
  2. le montant des provisions restant à verser pour les travaux qui auraient déjà été votés, dont le paiement s'effectue au gré d'appels de fonds qui sont étalés dans le temps ;
  3. le montant approximatif des avances de trésorerie c'est-à-dire des fonds destinés par le règlement de copropriété ou l'assemblée générale à constituer des réserves.

Les avances versées par le vendeur au syndic doivent lui être remboursées lors d'une vente, et c'est alors à l'acheteur de « reconstituer » cette avance. De plus, pour permettre à l'acheteur d'avoir une vue plus globale des charges et travaux sur plusieurs exercices, le syndic doit également indiquer ce qu'a dû régler le vendeur pour les 2 exercices précédents dans le budget prévisionnel et dans le total des dépenses hors budget prévisionnel (travaux...).

👉 En annexe, ce document doit également mentionner, s'il y en a l'état des procédures en cours dans lesquelles la copropriété est partie.

L'état daté : informations sur l'état des comptes du vendeur

L'état daté permet également au vendeur de faire le point sur l'état de ses comptes avec la copropriété. Ce document doit préciser les informations suivantes relatives à l'état des comptes du vendeur :

  • dans la première partie, le syndic indique d'une manière approximative et sous réserve d'apurement des comptes, les sommes restant dues par le vendeur à la date de la vente. Cela comprend les éventuels impayés des exercices antérieurs ;
  • en revanche, la deuxième partie concerne les sommes que le syndicat est susceptible de devoir au copropriétaire vendeur.

🙋‍♀️ Cela permet au vendeur de se mettre à jour avec le syndic, le cas échéant, avant la vente.

Le pré-état daté : un document à fournir aussi à l'acheteur

Outre l'état daté fourni au plus tard au moment de la signature de l'acte de vente, le futur acquéreur reçoit également un document que tout le monde s'accorde à désigner : le « pré-état daté ».

Le pré-état daté est-il obligatoire ?

Pour permettre au futur acquéreur d'être informé dès qu'il s'apprête à acheter un appartement dans une copropriété, la loi Alur impose que la plupart des informations soient fournies en amont : avant la signature du compromis de vente sous la forme de ce que l'on désigne le plus souvent comme un « pré-état daté ».

📄 Ce document est à remettre par le vendeur à son acheteur pour tout lot de copropriété. Cela concerne donc tous les appartements situés en immeubles collectifs. Le « pré-état daté » a été créé par la loi Alur pour renforcer la protection de l'acheteur dès la signature de la promesse de vente.

Le « pré-état daté » : qu'est-ce que c'est ?

C'est un ensemble d'informations financières à fournir par le vendeur à l'acheteur avant la signature du compromis de vente. Elles sont destinées à lui permettre de s'engager dans l'achat en connaissant ses futures charges de copropriété. Généralement, le vendeur fait appel au syndic pour préparer ces informations, mais il pourrait se charger de les rassembler lui-même s'il est diligent. Le « pré-état daté » comporte :

  • d'une part, le montant des charges courantes et des travaux payés par le vendeur pendant les deux exercices comptables antérieurs à la vente ;
  • d'autre part, si le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot principal vendu et le montant de la dernière cotisation versée par le vendeur pour ce fonds ;
  • enfin, les sommes que l'acheteur est susceptible de devoir au syndicat de copropriété ainsi que celles dont le vendeur serait débiteur à l'égard du syndicat et l'état global des éventuels impayés de charges au sein de la copropriété.

ℹ️ Ces informations financières à communiquer à l'acheteur doivent être à jour des informations soumises à l'assemblée générale annuelle chargée d'approuver les comptes précédant la signature de la promesse de vente.

Où trouver les informations à indiquer dans le pré-état daté ?

Un vendeur diligent peut, a priori, trouver lui-même ces informations dans les documents transmis par le syndic pour la dernière assemblée générale. Car contrairement à l'état daté, la loi n'impose pas de recourir au syndic pour l'établir. Cela a été confirmé par une réponse ministérielle. Pour autant, en pratique, les notaires sollicitent toujours de préférence les syndics pour l'établir conformément à une trame type qu'ils ont élaborée.

Les documents sont en ligne sur l'extranet de la copropriété

Ces documents sont en principe accessibles sur l'espace extranet de la copropriété. Les copropriétaires de l'immeuble peuvent accéder aux informations essentielles qui concernent la gestion de l'immeuble, avec un accès en ligne sécurisé sur cet espace extranet. Ils peuvent y trouver entre autres :

  • les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ;
  • le règlement de copropriété qui détaille les règles de fonctionnement de l'immeuble ;
  • le carnet d'entretien de l'immeuble ;
  • les diagnostics techniques des parties communes ;
  • le contrat du syndic en cours...

👩‍💻 Les données à transmettre se trouvent donc dans les éléments que le vendeur possède.

Outre ces informations, le vendeur devra également fournir à l'acheteur plus tard dans le processus de vente : au moment de la signature de l'acte de vente définitif, un état daté. Bien que beaucoup des informations qu'il contient ont déjà été fournies à l'acheteur, ce document est aussi obligatoire !

Le certificat du syndic : un document indispensable pour la vente

La demande de certificat du syndic avant la vente est un passage obligé pour le vendeur. Si le vendeur n'est pas à jour de ses charges ou travaux, il risque de ne pas pouvoir encaisser le prix de vente de son bien. En effet, avant la signature de la vente de tout lot de copropriété, le notaire vérifie auprès du syndic que le vendeur est à jour de ses paiements. Pour cela il lui demande un « certificat ».

👉 Le syndic doit adresser au notaire un certificat ayant moins d'un mois de date attestant que les comptes du vendeur sont à jour et qu'il n'a aucune dette à l'égard du syndicat des copropriétaires.

Pas de dette au syndic quand on vend !

Si le vendeur n'est pas à jour de ses comptes et que le certificat révèle qu'il a des dettes avec le syndicat des copropriétaires, le notaire doit adresser une notification de la vente au syndic qui dispose alors de 15 jours pour faire opposition sur le prix de vente.

⚠️ Comme vous le voyez, mieux vaut régler ce problème avant la vente.


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