Préparer l'assemblée générale

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Changement de syndic, approbation des comptes de la copropriété... L'assemblée générale des copropriétaires prend des décisions importantes pour le fonctionnement de la copropriété. Les conseils de Cécile Barnasson, présidente de Copro+.

« C'est un moment important ! » Pour Cécile Barnasson, présidente de Copro+, une société qui conseille les conseils syndicaux, l'assemblée générale est en effet le seul moment où l'ensemble des copropriétaires est réuni pour prendre différentes décisions concernant le fonctionnement de la copropriété.

L'ordre du jour de l'assemblée générale sera préparé conjointement par le conseil syndical et le syndic. Des copropriétaires peuvent également inscrire des questions en envoyant leurs demandes au syndic. Le président du conseil syndical devra préparer son rapport qui peut être joint à la convocation. Mandaté par l'ensemble des copropriétaires, ce dernier rappellera les actions qu'il a menées et les principaux événements qui ont marqué la vie de la copropriété. « Peu de conseils syndicaux joignent un rapport écrit à la convocation, déplore Cécile Barnasson. C'est pourtant un moyen d'informer les copropriétaires qui n'assistent pas à l'assemblée générale. Mais la rédaction de ce rapport nécessite du temps et une certaine aisance à communiquer à l'écrit. »

Les comptes de la copropriété contrôlés par le conseil syndical

Les comptes de la copropriété qui seront soumis à l'approbation des copropriétaires devront être arrêtés par le syndic. Les charges sont alors ventilées selon les clés de répartition afin de pouvoir affecter à chaque copropriétaire sa quote-part de charges. Le conseil syndical vérifiera les comptes, les factures et leur affectation mais aussi les autres éléments de la gestion (trésorerie, règlements fournisseurs, impayés copropriétaires...).

Elaborer le budget prévisionnel au plus juste

Le conseil syndical et le syndic devront élaborer le budget prévisionnel qui sera présenté lors de l'assemblée générale. « Il est très courant de réajuster le budget de l'année en cours, constate Cécile Barnasson. Il est en effet possible de diminuer ou d'augmenter certains postes compte tenu de certains événements. » Le budget prévu pour l'année suivante devra être élaboré au plus juste. « Effectuer des appels de fonds d'un montant trop important ne sert à rien car cela pèse sur le budget des copropriétaires, conseille Cécile Barnasson. A contrario, si les appels sont insuffisants, la copropriété aura des difficultés à fonctionner. Il faut toujours se laisser une marge de manoeuvre pour réagir face aux imprévus ».

Un contrat de syndic à renégocier

Autre point à préparer : le mandat du syndic. Si le mandat est renouvelé, il suffit de négocier le montant de ses honoraires avec le professionnel avant l'assemblée générale. Dans le cas où le conseil syndical souhaite changer de syndic, il faudra procéder à une consultation et choisir le cabinet dont le contrat sera soumis au vote lors de l'AG.

Préparer l'ordre du jour de l'assemblée générale

L'ordre du jour de l'assemblée, préparé par le syndic et le conseil syndical, réclame une attention particulière. En effet, l'assemblée ne peut se déterminer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Il est donc important de ne rien oublier. Le conseil syndical et le syndic passeront donc en revue la gestion courante, les éventuels travaux, les litiges (recouvrement d'impayés et autres)...

Dans certaines assemblées générales, il y a plus de chaises vides que de participants ! Pour augmenter le taux de participation des copropriétaires, le conseil syndical doit les informer régulièrement des actions menées et de la vie de la copropriété par mail, affichage ou par note dans les boîtes aux lettres. « Les copropriétaires ne doivent pas découvrir ce qui se passe dans leur copropriété en lisant la convocation à l'assemblée générale », explique Cécile Barnasson. Cet effort de communication est d'autant plus important que la plupart des copropriétaires n'ont pas conscience qu'en achetant un appartement en copropriété, ils acquièrent aussi une quote-part des parties communes. « Ces parties qu'ils doivent entretenir font pourtant partie de leur patrimoine », conclut Cécile Barnasson.

Pour aller plus loin...

Règlement de copropriété. Comment lire un règlement de copropriété, les parties communes, les parties privatives, charges spéciales, charges générales, copropriétaires, modification d'un règlement.