Préparer l'assemblée générale

Jérôme Augereau
Mis à jour par Jérôme Augereau
le 3 janvier 2022
Journaliste chez PAP.fr

Changement de syndic, approbation des comptes de la copropriété... L'assemblée générale des copropriétaires prend des décisions importantes pour le fonctionnement de la copropriété. Les conseils de Cécile Barnasson, présidente de Copro+.

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« C'est un moment important ! » Pour Cécile Barnasson, présidente de Copro+, une société qui conseille les conseils syndicaux, l'assemblée générale est en effet le seul moment où l'ensemble des copropriétaires est réuni pour prendre différentes décisions concernant le fonctionnement de la copropriété.

Un ordre du jour concerté. L'ordre du jour de l'assemblée générale sera préparé conjointement par le conseil syndical et le syndic. Des copropriétaires peuvent également inscrire des questions en envoyant leurs demandes au syndic. Le président du conseil syndical devra préparer son rapport qui peut être joint à la convocation. Mandaté par l'ensemble des copropriétaires, ce dernier rappellera les actions qu'il a menées et les principaux événements qui ont marqué la vie de la copropriété. « Peu de conseils syndicaux joignent un rapport écrit à la convocation, déplore Cécile Barnasson. C'est pourtant un moyen d'informer les copropriétaires qui n'assistent pas à l'assemblée générale. Mais la rédaction de ce rapport nécessite du temps et une certaine aisance à communiquer à l'écrit. »

Les comptes de la copropriété contrôlés par le conseil syndical

Des comptes à approuver. Les comptes de la copropriété qui seront soumis à l'approbation des copropriétaires devront être arrêtés par le syndic. Les charges sont alors ventilées selon les clés de répartition afin de pouvoir affecter à chaque copropriétaire sa quote-part de charges. Le conseil syndical vérifiera les comptes, les factures et leur affectation mais aussi les autres éléments de la gestion (trésorerie, règlements fournisseurs, impayés copropriétaires...).

Elaborer le budget prévisionnel au plus juste

Un budget prévisionnel à définir. Le conseil syndical et le syndic devront élaborer le budget prévisionnel qui sera présenté lors de l'assemblée générale. « Il est très courant de réajuster le budget de l'année en cours, constate Cécile Barnasson. Il est en effet possible de diminuer ou d'augmenter certains postes compte tenu de certains événements. » Le budget prévu pour l'année suivante devra être élaboré au plus juste. « Effectuer des appels de fonds d'un montant trop important ne sert à rien car cela pèse sur le budget des copropriétaires, conseille Cécile Barnasson. A contrario, si les appels sont insuffisants, la copropriété aura des difficultés à fonctionner. Il faut toujours se laisser une marge de manœuvre pour réagir face aux imprévus ».

Un contrat de syndic à renégocier

Autre point : le mandat du syndic. Si le mandat est renouvelé, il suffit de négocier le montant de ses honoraires avec le professionnel avant l'assemblée générale. Dans le cas où le conseil syndical souhaite changer de syndic de copropriété, il faudra procéder à une consultation et sélectionner les entreprises dont les contrats seront soumis au vote lors de l'AG.

Préparer l'ordre du jour de l'assemblée générale

L'ordre du jour de l'assemblée, préparé par le syndic et le conseil syndical, réclame une attention particulière. En effet, l'assemblée ne peut se déterminer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Il est donc important de ne rien oublier. Le conseil syndical et le syndic passeront donc en revue la gestion courante, les éventuels travaux, les litiges (recouvrement d'impayés et autres)...

Assemblée générale : pratique
Si l'assemblée générale de la copropriété ne peut pas se tenir physiquement dans un local, le vote par correspondance permet cependant aux copropriétaires d'adopter les comptes, définir le budget prévisionnel, d'élire les membres du conseil syndical.


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