Changer de syndic de copropriété

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Vous n'êtes plus satisfait des services de votre syndic de copropriété. Vous souhaitez en changer. C'est possible à condition de respecter certaines règles.

Chaque copropriété est gérée par un syndic, le plus souvent professionnel. Désigné par les copropriétaires, il est le mandataire du syndicat des copropriétaires, chargé d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, de faire respecter le règlement de copropriété, d'exécuter les décisions de l'assemblée générale, et de représenter le syndicat.

On reproche parfois aux syndics leur manque de dynamisme ou le prix de leurs honoraires. Si vous souhaitez vous séparer de votre syndic, assurez-vous que la majorité des copropriétaires entend effectivement en changer.

Préparez la séparation

Si vous souhaitez changer de syndic, contactez plusieurs entreprises .Jusqu'à  présent, la loi obligeait le conseil syndical à mettre en concurrence le syndic tous les trois ans même si rien n'était reproché au syndic. Cette obligation a disparue depuis le 1er juin 2020. Désormais, la mise en concurrence de plusieurs syndics se fait uniquement lors de l' assemblée générale chargée d'élire ou réélire le syndic . Cependant, l'assemblée générale peut dispenser le conseil syndical de mettre le syndic en concurrence par un vote à la majorité de l'article 25 lors d'une précédente assemblée.

Attention! l'obligation de mise en concurrence ne s'impose pas quand il n'y a pas de conseil syndical élu ce qui est souvent le cas dans les petites copropriétés.

Les critères à prendre en compte :

  • le sérieux. Renseignez-vous auprès des copropriétés qu'il gère déjà. Le taux de satisfaction est un signe. S'il s'occupe de nombreux immeubles, il risque d'être moins disponible.
  • les prestations. Vérifiez l'étendue des prestations proposées dans le contrat. Voyez ce qu'il apporte en plus par rapport aux obligations légales.
  • les honoraires. Ils sont libres et négociables. A vous de jouer car une fois acceptés, ils le sont pour toute la durée du mandat.Ils se décomposent en deux volets : les prestations courantes  incluses dans forfait de base (tarification annuelle et forfaitaire selon le nombre de lots) et les tâches particulières (celles qui n'entrent pas dans la gestion courante). Il appartient aux conseillers  syndicaux d'examiner en profondeur et de comparer les contrats.  Sachez que désormais, les honoraires peuvent aussi être renégociés lors du renouvellement du mandat de votre syndic.

Pour changer de syndic, deux solutions. Soit vous attendez l'expiration du mandat et l'assemblée générale de copropriété vote contre son renouvellement. Soit vous décidez de le révoquer sur le champ.

Ne pas renouveler le mandat de votre syndic n'est possible qu'à l'échéance du contrat. Généralement, les mandats sont consentis pour une année ( mais un an est insuffisant pour prendre en main la gestion), parfois 15 mois mais ne peuvent en aucun cas dépasser 36 mois (article 28 du décret du 17 mars 1967). A vous de vérifier sa durée.

Un mandat ne se renouvelle jamais tacitement. Il faut obligatoirement, avant l'échéance, une décision d'assemblée générale pour décider du sort du syndic. C'est au cours de l'assemblée générale que vous prendrez cette décision à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965).

La convocation à l'assemblée générale et l'ordre du jour

Le syndic prévoit toujours son renouvellement mais jamais l'élection d'un nouveau syndic s'il n'est pas réélu. Ce qui se comprend aisément. Il faut donc que soit inscrit à l'ordre du jour: "désignation du syndic" . Il est conseillé d'anticiper et de demander au syndic suffisamment tôt et nécessairement avant la convocation d'inscrire cette question. Lorsqu'un nouveau syndic est désigné, le syndic en place est automatiquement révoqué à compter de la prise de fonction du nouveau syndic.

Le jour de l'assemblée

Pour obtenir son renouvellement, le syndic doit obtenir la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Si cette majorité n'est pas obtenue, un second vote peut intervenir sur le champ ou ultérieurement. Lors du second vote, la majorité des voix des seuls copropriétaires présents ou représentés est suffisante (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). Si cette dernière majorité n'est pas obtenue, le syndic n'est pas renouvelé dans ses fonctions. Mais comme vous avez tout prévu, il ne vous reste plus qu'à élire le nouveau syndic au cours de cette même assemblée.

Attention : votre syndic doit convoquer l'assemblée suffisamment tôt. Si la majorité requise n'est pas recueillie lors de la première assemblée, il doit encore être en fonction pour convoquer la deuxième. Si son mandat est expiré, il n'a plus de pouvoir pour réunir valablement la deuxième assemblée et la copropriété se retrouve alors sans syndic.

 Syndic de propriété : gérer la passation de pouvoir

En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Il remet, dans le délai d'un mois à compter de la même date, l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés mentionnés à l'alinéa 11 du I de l'article 18, dans un format téléchargeable et imprimable. Dans l'hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture.

Rétention de documents par l'ancien syndic : que faire ?

En cas d’absence de transmission des pièces, au-delà d’un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard seront imputées sur les honoraires de base du syndic dont le montant minimal a été fixé par le décret n° 2019-503 du 23 mai 2019. Il prévoit que la pénalité applicable à défaut de transmission par le syndic de certaines pièces relatives à la gestion du syndic et, de manière générale, à l'administration de la copropriété, est fixée au minimum à 15 euros par jour de retard, au-delà du délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical.

Révoquer le syndic

La révocation ne peut intervenir qu'au cours d'une assemblée générale. Les copropriétaires peuvent soit attendre l'assemblée annuelle, soit demander à ce que soit tenue une assemblée spéciale. Pour tous les contrats conclus ou renouvelés avant le 1er juin 2020, on parle de" motifs légitimes". Or pour tous ceux postérieurs au 1er juin , il faut invoquer une "inexécution suffisamment grave".

Ont été reconnus comme des motifs légitimes de révocation d'un syndic :

  • le fait de ne pas exécuter les décisions prises en assemblée générale ;
  • le fait de ne pas avoir fait le nécessaire pour recouvrer les impayés, ayant ainsi porté gravement atteinte à la copropriété ;
  • les fautes de gestion.
  • Une révocation abusive ouvre droit à des dommages et intérêts au profit du syndic.
  • La révocation requiert un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires. A défaut de l'obtenir, une seconde assemblée peut statuer à la majorité des seuls copropriétaires présents ou représentés.

Il faudra attendre les décisions des tribunaux pour avoir en lumière ce que l'on entend par  "l’inexécution suffisamment grave". On sent immédiatement la faute très grave ( détournement  de fonds etc...°)

Les effets de la révocation du syndic

Depuis le 1er juin 2020: Si l'assemblée générale votre la résiliation du contrat, celle-ci prendra effet au plus tôt un jour franc après la tenue de l'AG. Et au cours de cette assemblée est de fait désigner le successeur, généralement un syndic bénévole. En cas de rupture abusive, le syndic pourra tenter de demander des dommages et intérêts. Depuis juin 2020, la loi prévoit une procédure évinçant  le paiement d'indemnité (article 18.VII loi de 1965). En effet, lorsqu'une partie ne souhaite pas conclure un nouveau contrat de syndic avec le même cocontractant, il peut y être mis fin sans indemnité, dans les conditions suivantes.

Les questions de la désignation d'un nouveau syndic ainsi que de la fixation d'une date anticipée de fin de contrat sont portées à l'ordre du jour d'une assemblée générale tenue dans les trois mois précédant le terme du contrat. Lorsque l'initiative émane du syndic, celui-ci informe le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard trois mois avant la tenue de cette assemblée générale. L'assemblée générale désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de prise d'effet du nouveau contrat, qui interviennent au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée."

 Changer pour un syndic bénévole

Le syndic bénévole est élu dans les mêmes conditions qu'un syndic professionnel et a les mêmes obligations.Toutefois, il n'est pas obligé d'avoir une carte professionnelle, de justifier d'une formation ou d'une expérience particulière, d'une garantie financière ou d'une assurance de responsabilité civile. Il doit souscrive une assurance responsabilité et doit avoir certaines compétences techniques, juridiques et comptables ainsi qu'une grande disponibilité. La loi exige que la personne soit propriétaire d'au moins un lot ou d'une fraction de lot dans la copropriété pour pouvoir en assurer la gestion.

La rémunération

Le syndic bénévole représente en principe pour la copropriété une économie d'honoraires car il ne perçoit généralement pas de rémunération. Bien qu'il ait la possibilité de toucher des appointements, le plus souvent, il exerce sa fonction gratuitement, et demande juste le remboursement de ses frais (téléphone, courrier, photocopies...). S'il se fait rémunérer, les modalités de sa rémunération doivent être précisées dans son contrat. Il est probable qu'un syndic non professionnel ait plus souvent besoin de conseils de professionnels qu'un syndic bénévole. La consultation de ces professionnels peut représenter un certain coût.

La gestion

La gestion d'une copropriété n'est pas une chose simple. Il faut réunir et tenir les assemblées générales, commander les devis, surveiller les travaux, s'occuper du personnel, établir une comptabilité, procéder aux appels de fonds, etc. et avec cela affronter les éventuelles critiques !

Conseil : pour assumer toutes ses fonctions, le syndic non professionnel doit avoir une certaine disponibilité et réunir des qualités de diplomatie, d'organisation et parfois d'autorité !

Si le syndic bénévole remplit sa tâche avec tout le sérieux requis, les avantages sont nombreux, outre l'économie réalisée :

  • d'une part, souvent plus d'implication pour l'entretien et la mise en valeur de l'immeuble qu'un syndic professionnel ;
  • d'autre part, un suivi très attentif des travaux ou encore des dépenses d'énergie, d'eau, de chauffage, de jardinage, etc.

Exercer les missions de syndic demande du temps et des compétences. C'est la raison pour laquelle on ne rencontre habituellement les syndics « bénévoles » que dans les petites copropriétés n'excédant guère une dizaine d'appartements.

 

Pour aller plus loin...

Les copropriétaires opposants ou absents lors de l'assemblée peuvent engager une action en nullité de l'assemblée générale lorsqu'une irrégularité a été commise.

Les charges et les travaux dont vous devrez vous acquitter.