Quel est le rôle du syndic de copropriété ?

Est-il obligatoire d’avoir un syndic de copropriété ? La réponse est oui ! La loi du 10 juillet 1965 exige la désignation d’un syndic pour gérer votre copropriété. Ce dernier se charge de l’administration de votre immeuble, de l’exécution des décisions votées en assemblée générale. Il représente aussi le syndicat des copropriétaires regroupant tous les copropriétaires lors des actes judiciaires. Le syndic est élu à la majorité absolue (article 25) pour une durée maximale de trois ans par les copropriétaires, réunis en assemblée générale.

Le syndic prépare le budget prévisionnel

L’élaboration du budget. Le syndic prépare, en concertation avec le conseil syndical, le budget prévisionnel de la copropriété qui ventile les dépenses que vous paierez l’année prochaine en tant que copropriétaire. Ces charges communes générales concernent la consommation d’eau, l’électricité, les assurances… Ce budget prévisionnel est soumis au vote en assemblée générale. Dès qu’il est adopté, le syndic envoie aux copropriétaires les appels de fonds pour payer les charges trimestrielles selon les tantièmes détenus par chacun d’eux.

Bon à savoir : Le budget prévisionnel doit être évalué avec justesse. S’il est sous-estimé, le syndic n’aura pas assez d’argent pour payer vos fournisseurs. En cas de trésorerie insuffisante, le syndic doit convoquer une assemblée générale pour faire voter un appel de fonds de « solidarité ». Envoyé à l’ensemble des copropriétaires, cet appel de fonds permet de récupérer les sommes nécessaires au paiement de la facture. A l’inverse, si le budget prévisionnel est surestimé, les appels de fonds seront supérieurs aux dépenses réelles. Une fois les comptes approuvés lors de l’assemblée générale, vos charges sont régularisées et le trop-perçu restitué lors du prochain appel de charges.

Gérer les impayés. Les appels de fonds envoyés aux copropriétaires doivent être réglés soit par chèque, soit par virement, selon la date d’échéance indiquée sur le bordereau. Le syndic doit suivre avec rigueur leur paiement sous peine de payer avec retard les dépenses courantes (l’eau, l’électricité, etc) car il risque de ne pas avoir les sommes suffisantes. Pour recouvrer ses charges, le syndic peut mettre en demeure le copropriétaire-débiteur de payer ces dernières dans un délai de trente jours. Dans le cas où ce dernier ne fait rien, le tribunal peut être saisi.

Bon à savoir : le paiement des appels de fonds s’effectue habituellement chaque trimestre. Mais rien ne vous empêche d’adopter lors de l’assemblée générale une résolution instaurant la mensualisation de ces provisions. Une option qui vous permet, en outre, de mieux lisser cette dépense qui s’ajoute à l’électricité, la téléphonie… Dans certaines copropriétés, les appels de fonds sont même réglés par prélèvement sur le compte de chaque copropriétaire.

Le syndic signe les contrats des fournisseurs

La gestion de votre immeuble. Chargé de l’entretien de votre copropriété, le syndic signe au nom du syndicat des copropriétaires l’ensemble des contrats des prestataires de services : nettoyage des parties communes, entretien des espaces verts, nettoyage de la ventilation mécanique contrôlée (VMC) des appartements, fourniture d’eau, d’électricité, de gaz, assurance de l’immeuble…

Bon à savoir : les contrats de prestations doivent être remis en concurrence régulièrement par le syndic pour garantir un bon rapport qualité, prix. Si le syndic peut sélectionner des entreprises avec lesquelles il travaille, rien n’empêche le conseil syndical de présenter d’autres sociétés.

La gestion des sinistres. Les sinistres comme les infiltrations d’eau en toiture ou les fuites d’eau dans les caves peuvent survenir dans les copropriétés. Dès qu’un sinistre concerne une partie commune (hall, escaliers…), le syndic doit le déclarer à l’assureur de votre copropriété. Il doit être présent lors de la venue de l’expert de l’assurance.

Le syndic s’occupe des travaux

Si des travaux sont prévus dans votre copropriété, le syndic joue, là encore, un rôle central. En concertation avec le conseil syndical, il présente aux copropriétaires, réunis lors de l’assemblée générale, les devis des entreprises. Les sociétés choisies, le syndic de copropriété envoie les appels de fonds pour le paiement. Le suivi des travaux est également assuré par le syndic tout comme leur réception, une étape importante qui marque le début des garanties légales comme la décennale.

Bon à savoir : si des travaux classiques comme la peinture de la cage d’escalier peuvent être gérés sans difficultés par le syndic, la donne est différente lorsqu’il s’agit d’un projet plus conséquent. La rénovation énergétique de votre immeuble nécessite de solides compétences dont ne dispose pas le syndic, aussi expérimenté soit-il ! L’intervention d’un bureau d’études thermiques est indispensable pour définir les travaux à mener, sélectionner les entreprises et suivre le chantier.

Représentant légal des copropriétaires. Le syndic représente légalement les copropriétaires. A ce titre, il peut, en votre nom, saisir la justice en cas de contentieux avec une entreprise par exemple. Dans le cas d’une nouvelle copropriété créée lors de construction d’une résidence par un promoteur, le syndic doit veiller à la bonne exécution des garanties comme la décennale due par cette société pour la livraison des parties communes. Le syndic doit vérifier la conformité des parkings souterrains, des places extérieures de stationnement, de la voirie, des jardins à la notice descriptive.

Bon à savoir : le syndic chargé de la gestion de la résidence est nommé pour un an par le promoteur, un choix qui peut inciter le syndic à ne pas être trop exigeant sur la qualité des prestations livrées. Vous avez donc tout intérêt à choisir un nouveau syndic lors de la prochaine assemblée générale pour gérer au plus vite les malfaçons détectées. Ces dernières devant être déclarées dans les délais légaux pour être prises en charge par l’assureur du promoteur.

Comment créer un syndic bénévole ?

Si la plupart des copropriétaires font appel à un syndic professionnel pour gérer leur copropriété, rien ne vous empêche de choisir un syndic bénévole. Il suffit d’inscrire cette résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Le syndic bénévole qui doit être propriétaire d’un ou plusieurs lots devra être élu selon l’article 25. Ce copropriétaire remplit les mêmes missions que celle d’un syndic professionnel. Autre possibilité : un syndicat coopératif. Les copropriétaires élisent selon l’article 25 le conseil syndical qui élit parmi eux le syndic. Ce dernier devient de facto le président du conseil syndical et assume les missions traditionnelles du syndic.