État des lieux de sortie : les erreurs à éviter (pour ne pas perdre d’argent)

1. Fixer clairement la date de départ

👉Si le locataire donne congé

• En principe, il indique dans son courrier la date à laquelle il quittera le logement.
• S’il ne précise rien, le préavis commence à la date de réception du congé (courrier RAR, remise en main propre contre signature ou acte de commissaire de justice).

👉Si c’est vous qui donnez congé

La date théorique de départ correspond au dernier jour du préavis légal mais sachez que dès qu’il a reçu le congé, le locataire peut partir à tout moment pendant le préavis, en vous prévenant un minimum ! Votre état des lieux de sortie peut donc avoir lieu plus tôt que prévu (beaucoup l’ignorent, mais c’est important).

Dans la pratique, la date se fixe souvent d’un commun accord (téléphone, mail, SMS…). La vraie référence : le jour où le locataire rend les clés.

2. Préparer un état des lieux en règle

Pour le jour « J » munissez-vous d’un modèle conforme (par exemple celui de PAP) : il contient déjà toutes les mentions indispensables. L’état des lieux doit :

• Être établi en deux exemplaires originaux ;
• Être contradictoire : les deux parties (ou leurs représentants) doivent être présentes.

Reprendre l’état des lieux d’entrée pour faire celui de sortie n’est pas forcément nul juridiquement, mais c’est confus et rarement à votre avantage.

3. Le jour « J » : inspecter le logement sans rien oublier

• Vérifiez murs, sols, plafonds, fenêtres, portes, équipements… ;
• Notez ce qui est en bon état, ce qui relève de l’usure normale, et ce qui est abîmé, cassé, manquant ou sale ;
• Relevez les compteurs (eau, gaz, électricité) ;
• Notez le nombre de clés remises ;

À la fin, l’état des lieux est daté et signé par les deux parties ; chacun conserve un exemplaire. En cas de désaccord (par exemple sur une dégradation), notez les réserves de chacun, mais signez tout de même. En cas de conflit important, vous pouvez ensuite faire intervenir un commissaire de justice qui établira un constat.

4. Comparer l’état des lieux d'entrée et de sortie

Il est essentiel de comparer point par point l’état du logement avec celui décrit dans l’état des lieux d’entrée. Pour décider des retenues éventuelles sur le dépôt de garantie, distinguez :

• La vétusté : usure normale liée au temps à la charge du propriétaire ;
• Le défaut d’entretien : manque de nettoyage, traces, saleté, joints noirs peut justifier des retenues ;
• La dégradation : casse, dommages anormaux, détérioration volontaire ou par négligence peut être facturée au locataire, sur la base de devis ou factures.

🤷‍♀️ Tout élément découvert après la signature de l’état des lieux de sortie n’est plus opposable au locataire. (C’est tant pis pour le propriétaire)

5. Chiffrer les retenues

Toute retenue doit être justifiée par un devis ou une facture (un seul suffit, mais il en faut au moins un). Rappels essentiels :

• Un propriétaire ne peut jamais facturer une valeur à neuf ;
• On doit toujours appliquer un coefficient de vétusté (usure normale avec le temps).

Pour aller plus vite, il existe des grilles de vétusté toutes faites. On peut en joindre une dès le départ au bail, tout le monde la signe… Et ensuite, on applique la grille, point barre. Par exemple, PAP édite une grille de vétusté utilisée par de nombreux bailleurs.

6. Restituer le dépôt de garantie (dans les délais)

Le propriétaire doit restituer le dépôt de garantie dans un délai qui court à partir de la restitution des clés :

• 1 mois : si aucune somme n’est à réclamer (état des lieux conforme) ;
• 2 mois : s’il y a des retenues (dégradations).

En cas de retenue, le propriétaire doit envoyer au locataire un courrier détaillant les sommes conservées et en joignant les justificatifs (devis, factures, décompte de charges, relevé des loyers…).

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