État des lieux perdu : refuser une copie au locataire peut vous coûter cher

Le locataire a perdu son état des lieux

La loi du 6 juillet 1989 impose d'établir l'état des lieux en autant d'exemplaires que de parties, remis à chacune au moment de sa réalisation. Une fois cette formalité accomplie, aucun texte n'oblige le propriétaire à en reproduire un exemplaire si le locataire perd le sien par la suite.

Vous n'êtes donc pas tenue de répondre à cette demande. Mais rien ne vous l'interdit non plus, et c'est là que la réflexion doit se poursuivre : refuser par principe n'a, en réalité, aucun intérêt pour vous, et peut même se révéler contre-productif.

👉Une copie a la même valeur qu'un original

Contrairement à une idée reçue, une copie de l'état des lieux transmise par le propriétaire n'a pas une valeur juridique amoindrie par rapport à l'original. Un scan ou une photocopie, envoyé par mail ou par courrier, constitue une preuve tout aussi recevable devant un juge en cas de litige.

Refuser de transmettre ce document ne protège donc rien : vous conservez de toute façon votre propre exemplaire, qui reste la pièce de référence pour justifier une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie. Le document original reste chez vous ; seule une reproduction est envoyée au locataire.

Le propriétaire refuse de lui délivrer une copie

C'est le point clé à comprendre. Si un désaccord survient sur la restitution du dépôt de garantie, et que le locataire n'a plus aucun moyen de vérifier vos déductions faute de document, un juge peut interpréter votre refus comme un signe de mauvaise foi, même si aucune règle ne vous obligeait formellement à transmettre une copie.

📌Le cas de Mme Lefranc, propriétaire à Rennes

Mme Lefranc loue un studio meublé. À la sortie de son locataire, elle constate une tache sur la moquette et retient 150 € sur le dépôt de garantie. Deux mois plus tard, l'ex-locataire, ayant perdu son exemplaire, lui demande une copie pour vérifier les mentions de l'état des lieux d'entrée et de sortie. Mme Lefranc refuse, estimant ne rien devoir.

👉Le locataire saisit la commission départementale de conciliation : n'ayant aucun moyen de comparer les deux documents, il obtient gain de cause sur le principe, la propriétaire ne pouvant démontrer sa bonne foi. Un simple envoi par mail lui aurait évité cette procédure.

Ce que risque un bailleur selon son choix

Le propriétaire a perdu son exemplaire d'état des lieux

La situation se complique si le bailleur ne retrouve plus son propre exemplaire. Dans ce cas, aucune des deux parties ne peut prouver le contenu exact des états des lieux.

👉Pour le locataire, cela n'est pas dramatique : à défaut d'état des lieux de sortie, la loi présume que le logement a été rendu en bon état, et le dépôt de garantie doit alors être intégralement restitué, sauf preuve contraire apportée par d'autres moyens (photos datées, témoignages, échanges de mails). C'est donc surtout le propriétaire qui a intérêt à conserver précieusement ces documents.

🙋‍♀️En résumé

Rien n'oblige légalement un bailleur à fournir un duplicata de l'état des lieux de sortie à un locataire qui l'a perdu. Mais ce refus n'apporte aucune protection réelle, puisque le bailleur conserve son propre exemplaire faisant foi. À l'inverse, transmettre une copie renforce la position du propriétaire en cas de litige et évite tout soupçon de mauvaise foi devant un juge ou une commission de conciliation.