Assemblée générale : comment se faire représenter ?

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Au cours de l'assemblée générale sont prises des décisions relatives à l'entretien courant de l'immeuble, mais aussi des décisions plus importantes. Or, si un copropriétaire est absent et n'a pas pris le soin de se faire représenter à l'assemblée générale, ni d'envoyer son vote par correspondance à temps, son vote risque de cruellement faire défaut. Cela peut empêcher certaines décisions d'être prises par manque de voix, alors que ce n'était pas l'intention du copropriétaire absent. C'est pourquoi il est très important de se faire représenter.

Désigner un mandataire qui votera en votre nom

Si vous ne pouvez pas participer à une assemblée générale et que vous ne votez pas par correspondance, vous pouvez demander à un copropriétaire qui doit assister à l'assemblée s'il peut vous y représenter. C'est la solution la plus courante. Mais vous pouvez aussi choisir une personne extérieure à la copropriété, parmi vos proches, par exemple, car vous êtes libre de désigner la personne : le « mandataire » de votre choix. Il vous suffit d'en indiquer le nom, sur le mandat ou « pouvoir » que vous trouverez parmi les annexes de la convocation à l'assemblée générale.

Votre choix est libre mais ne peut cependant pas porter sur le syndic et son entourage, sous peine de nullité de la décision prise. Il en est ainsi :

  • du syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité et de son concubin ;
  • des ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;
  • des préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité et de leur concubin ;
  • des ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.

Une fois que vous avez indiqué le nom de votre mandataire et avez signé le pouvoir, vous remettez ce mandat à la personne qui y est désignée. Elle va à son tour le remettre au syndic en début d'assemblée générale. A l'occasion de chacune des questions, elle votera à votre place selon vos instructions de vote.

Il est toujours conseillé de faire part au mandataire de vos intentions de vote. Vous trouverez un document prérempli permettant de le faire en annexe de la convocation à l'assemblée générale, avec le mandat. Il vous suffit d'y indiquer, pour chaque question prévue à l'ordre du jour, si vous y êtes favorable ou non.

Le mandataire ne peut recevoir qu'un nombre limité de pouvoirs

Si les copropriétaires peuvent librement choisir leur mandataire, chaque représentant ne peut, quant à lui, cumuler plus de trois délégations de vote, sauf exception ci-dessous. Cette mesure vise à empêcher qu'une seule personne n'influe trop lourdement sur les décisions de l'assemblée.

Ainsi, un administrateur de biens gérant plusieurs appartements dans un même immeuble ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Cela évite qu'un gérant ne se retrouve, grâce aux nombreux mandats de gestion qu'il détient dans un immeuble, à cumuler plus de trois pouvoirs ou 10% (ou 15 %) des votes à lui seul.

Par exception, le mandataire peut recevoir plus de trois mandats

Dans deux cas, le mandataire a le droit de recevoir plus de trois pouvoirs :

  • lorsque la somme des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants ne représente pas plus de 10% des voix de tous les copropriétaires (100 millièmes, par exemple). Ce taux est cependant porté à 15 % entre le 1er juin 2020 et le 1er juillet 2021 pour encourager les copropriétaires à voter en délégant leur vote dans un contexte de pandémie ;
  • si un syndicat secondaire est constitué et que les copropriétaires de ce syndicat secondaire sont convoqués à l'assemblée générale du syndicat principal : l'un d'entre eux peut alors détenir un nombre illimité de mandats des membres de ce syndicat secondaire pour les représenter à l'assemblée générale du syndicat principal.

Eviter de donner un pouvoir « en blanc »

On peut souhaiter se faire représenter sans savoir à qui donner son pouvoir et remettre alors un pouvoir en blanc au syndic. Cela est vraiment déconseillé car le syndic n'a pas le droit de choisir lui-même la personne qui va vous représenter, et encore moins de voter en votre nom. Or il ne peut théoriquement pas non plus conserver inutilement ce pouvoir. Plutôt que de rester dans cette impasse, la loi lui impose désormais de remettre les mandats en blanc qu'il a reçus au président du conseil syndical ou, à défaut, au président de séance. Si le conseil syndical n'a pas de président, le mandat est remis à un membre du conseil syndical.

Vous l'aurez compris, il est toujours mieux de désigner soi-même une personne à qui confier votre pouvoir.

Mais il y a d'autres moyens de participer au vote sans être présent :

    • soit de voter par avance par correspondance au moyen d’un formulaire établi : ce formulaire est joint à la convocation à l'assemblée générale et vous devez le renvoyer dûment complété avec toutes vos intentions de vote au syndic afin qu'il le réceptionne au plus tard trois jours francs avant la date de cette réunion. Pour être sûr que votre formulaire arrive à temps, vous pouvez répondre par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic. Dans ce cas, votre formulaire est présumé réceptionné le jour même où vous l'envoyez ;
    • soit de participer à distance à l'assemblée générale.

Ponctuellement, depuis le 1er juin 2020 et jusqu'à un mois après la fin de l'état d'urgence sanitaire, soit jusqu'au 1er juillet 2021, le syndic peut décider que l'assemblée générale se fera par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ou, si cela n'est pas possible, uniquement en votant par correspondance.

Au-delà de cette date, pour consacrer la possibilité de participer aux assemblées générales par visioconférence, il faudra que les copropriétaires en aient accepté les conditions lors d'un vote en assemblée générale.
En revanche, le vote par correspondance est désormais possible pour toute AG. Toutes les convocations aux AG depuis le 4 juillet 2020 doivent contenir un bulletin de vote par correspondance. Cela permet aux copropriétaires de voter malgré tout, sans avoir la contrainte d'être présents, ni celle de trouver un mandataire. La majorité des syndics propose cette solution en cette période de pandémie, mais le recours au vote par correspondance devrait redevenir marginal en temps normal. Car l'intérêt des réunions de copropriétaires en assemblée générale, c'est de pouvoir débattre des résolutions. Et le vote par correspondance ne le permet pas, même si, pour compenser ce manque, beaucoup de syndics proposent aux copropriétaires de dialoguer sur les forums de discussion mis à leu disposition sur leur site. 

Pour en savoir plus :

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