Comment l'assemblée générale prend-elle ses décisions ?

Vote et prise de décision en AG

Dans toute copropriété, une assemblée générale doit être réunie au moins une fois par an. Tous les copropriétaires doivent être convoqués et sont à l'occasion de cette réunion invités à débattre et à voter sur les questions inscrites à l'ordre du jour. La majorité requise pour voter les décisions est fonction de l'importance des sujets sur lesquelles l'assemblée doit se prononcer.

Les copropriétaires qui votent contre une décision ou qui sont absents et non représentés bénéficient d'un recours. Ils peuvent agir en justice et demander la nullité d'une décision prise par l'assemblée lorsqu'ils estiment qu'elle est entachée d'une irrégularité, ou encore s'il s'agit d'une décision de travaux d'amélioration qui apparaît comme somptuaire. Habituellement, c'est le syndic qui se charge de la convocation. Mais dans certaines circonstances, le conseil syndical ou même un copropriétaire peut s'en charger. La convocation doit être faite selon une certaine procédure.

Le syndic convoque les copropriétaires à une assemblée générale au moins une fois par an. En dehors de cette assemblée obligatoire, le syndic peut convoquer les copropriétaires chaque fois qu'il le juge utile pour la bonne administration de l'immeuble. Le conseil syndical ou encore un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires peuvent demander la tenue d'une assemblée générale s'ils le souhaitent. Lorsqu'il n'existe pas de conseil syndical (bien que cet organe soit en principe obligatoire), tout copropriétaire peut alors prendre l'initiative de convoquer l'assemblée.Dans les toutes petites copropriétés ne comptant que deux copropriétaires, chacun peut convoquer l'autre à une AG en lui notifiant les points qu'il a prévus à l'ordre du jour.   

La demande doit alors être adressée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le syndic tarde trop à envoyer les convocations, une mise en demeure lui est adressée. Le syndic dispose alors de 8 jours pour convoquer l'assemblée. S'il n'obtempère pas, le président du conseil ou à défaut tout copropriétaire peut alors la provoquer.

La convocation à l'assemblée générale de copropriété est notifiée par écrit au dernier domicile des copropriétaires, soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par remise en mains propres contre récépissé ou émargement, soit par lettre recommandée électronique. Toutefois, le syndic ne peut vous adresser votre convocation par voie électronique que si vous lui avez donné préalablement votre accord.

La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée générale. Le décompte des 21 jours se calcule de la façon suivante, selon le type de transmission de la convocation à l'AG :

• si la convocation est faite par lettre RAR, le point de départ de ce délai est le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du copropriétaire ;
• Si la convocation est remise en main propre contre émargement, le délai court à compter du lendemain de la date de l'émargement ;
• si la convocation est adressée par lettre recommandée électronique, le point de départ court à compter du lendemain de la transmission de l'avis électronique vous informant d'un envoi électronique.

La convocation indique le jour, l'heure et le lieu de l'assemblée générale. Elle contient impérativement l'ordre du jour, et, en annexe, certains documents nécessaires au vote. La loi fixe en effet une liste de documents qui sont à adresser en même temps que la convocation à chacun des copropriétaires, en fonction des décisions portées à l'ordre du jour.

Parmi les documents que le syndic doit joindre à la convocation, pour permettre le vote des décisions, figurent par exemple le projet de budget avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, le projet de contrat de syndic si l'assemblée est chargée d'élire un nouveau syndic ou de réélire le syndic en place...

La convocation contient également un pouvoir qui vous permet d'être représenté par un autre copropriétaire ou l'un de vos proches si vous ne pouvez pas participer à l'assemblée générale des copropriétaires.

Depuis le 4 juillet 2020, toute convocation contient également un bulletin de vote par correspondance qui permet à tous les copropriétaires qui le souhaitent de voter par avance en renvoyant le bulletin complété au syndic.

Pour en savoir plus : voter par correspondance aux AG de copropriété 

Le déroulement de l'assemblée générale

A leur arrivée, les copropriétaires signent une feuille de présence. S'ils ont reçu des pouvoirs d'autres copropriétaires, ils émargent également pour eux la feuille de présence. Les copropriétaires ou mandataires qui suivent l'assemblée à distance par un moyen de communication électronique sont juste mentionnés comme présents, ainsi que ceux qui ont voté par correspondance, mais ils n'ont pas à signer la feuille de présence a posteriori.

Les copropriétaires élisent ensuite le président de l'assemblée qui supervise les débats, ainsi qu'un ou plusieurs scrutateurs.

Pour finir, les copropriétaires désignent le secrétaire de l'assemblée générale en la personne du syndic. C'est lui qui se charge pendant la réunion d'en établir le compte rendu. Puis les questions sont soumises aux copropriétaires qui les votent selon les règles de majorité préétablies.

Si un copropriétaire arrive en retard ou part avant la fin de la séance, ses heures d'arrivée et de départ doivent être consignées sur la feuille de présence pour qu'il soit considéré comme défaillant pour les décisions votées avant son arrivée ou après son départ.

Qui vote à l'assemblée générale de copropriété ?

Tous les copropriétaires, qu'ils soient titulaires d'une cave ou d'un grand appartement, ont un droit d'accès aux assemblées générales de copropriété. Ils disposent d'un nombre de voix proportionnel aux tantièmes de copropriété afférents à leur(s) lot(s).

Pour exercer leur droit de vote, les participants doivent donc justifier d'un titre de propriété sur un lot de copropriété. Quand un bien a plusieurs propriétaires, un seul d'entre eux va prendre part au vote.

Qui vote quand les copropriétaires sont mariés ?

Lorsque les époux sont mariés sous le régime de la communauté, ils se mettent d'accord avant l'assemblée pour qu'un seul d'entre eux vote, même s'ils viennent ensemble à la réunion. En revanche, si l'un d'eux possède un bien propre (qu'il a, par exemple reçu en héritage), lui seul peut voter. Si les époux sont mariés sous le régime de la séparation, c'est à l'époux propriétaire du lot de voter. En revanche, s'ils possèdent un bien ensemble, ce sont les règles prévues pour l'indivision qui s'appliquent.

Qui vote si le bien est en indivision, ou partagé entre un nu-propriétaire et un usufruitier ?

La propriété d'un lot est parfois partagée entre plusieurs personnes. C'est le cas, en particulier lorsqu'un lot de copropriété est détenu :

- par des indivisaires : c'est le cas, par exemple, quand un couple achète un logement sans être ni marié ni pacsé et que les acheteurs ne prévoient pas de montage juridique particulier, ils achètent donc le bien en indivision. C'est aussi le cas pour un bien acheté par un couple pacsé, ou marié sous le régime de la séparation de biens. Chacun possède une quote-part indivise du bien. C'est aussi le cas des biens que reçoivent conjointement les héritiers. Chacun d'eux possède alors une quote-part indivise avec les autres héritiers d'un même bien.

- par un nu-propriétaire et un usufruitier : il s'agit d'un démembrement de propriété. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un parent fait donation de la nue-propriété à son enfant et en conserve l'usufruit, c'est-à-dire le droit d'utiliser le bien. Ce qui lui permet de louer le bien et de conserver les loyers.

Dans ces deux cas, les propriétaires doivent d'un commun accord désigner un « mandataire » pour assister et voter à l'assemblée. S'ils n'arrivent pas à se mettre d'accord :

• pour un bien détenu entre usufruitier et nu-propriétaire, c'est le nu-propriétaire qui doit les représenter ;
• pour un bien détenu en indivision, c'est au président du tribunal judiciaire saisi par l'un d'entre eux ou par le syndic de désigner le mandataire commun.

L'ordre du jour d'une assemblée générale

Les copropriétaires réunis en assemblée ainsi que ceux qui y participent à distance par visioconférence (ou autre moyen électronique quand cette possibilité a été consacrée par l'AG des copropriétaires) vont se prononcer sur toutes les questions portées à l'ordre du jour et exclusivement sur celles figurant sur la convocation. A leur vote s'ajoute désormais celui des copropriétaires qui votent par correspondance.

Assez régulièrement les copropriétaires sont sollicités sur des questions ne figurant pas à l'ordre du jour, le plus souvent en fin de réunion. Dans ce cas, l'assemblée générale ne peut qu'en discuter, mais jamais prendre de décisions sur ces questions.

Les modalités de vote en assemblée générale de copropriété

Lorsque les assemblées générales ont lieu en présence des copropriétaires, le vote se fait traditionnellement à main levée.

Comment voter par correspondance ?

Les copropriétaires qui votent par correspondance vont utiliser le bulletin qu'ils ont reçu pour cela en même temps que la convocation à l'assemblée générale. Car désormais, que l'assemblée générale soit prévue en présence des copropriétaires ou pas, ceux-ci reçoivent systématiquement un bulletin de vote par correspondance comportant les différentes intentions de vote pour chaque résolution.

Les copropriétaires qui ne participent pas à l'assemblée générale peuvent donc, s'ils le souhaitent, voter par correspondance. Il leur suffit de compléter le document avec leurs intentions de vote pour chacune des questions et de le renvoyer au syndic afin qu'il le reçoive au moins trois jours avant l'AG. Leur vote sera pris en compte au même titre que les autres dans le décompte des voix de chaque résolution au cours de l'assemblée générale.

Comment voter à une assemblée générale en visioconférence ?

En temps normal, c'est l'assemblée générale des copropriétaires qui doit décider des moyens et supports techniques utilisés pour ce type d'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique afin qu'il permette l'identification des copropriétaires ainsi que la transmission de leurs voix. Temporairement, du fait de la pandémie, le syndic peut, seul, en décider.

Les majorités requises lors d'une assemblée générale

Les décisions sont votées à des majorités plus ou moins fortes selon leur importance. Les différentes majorités sont précisées par les articles 24, 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 qui fixe le cadre juridique des immeubles en copropriété. C'est pourquoi il est indiqué sous les différentes questions portées à l'ordre du jour le type de majorités prévues pour qu'elles soient adoptées.

Majorité de l'article 24

Les décisions les plus courantes (travaux d’entretien) sont prises à la majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, c'est-à-dire à la majorité des voix exprimées des copropriétaires qui sont présents, représentés ou ayant voté par correspondance. C'est pourquoi on la qualifie de majorité simple. Les abstentions ne sont pas prises en compte dans le calcul des majorités, et les copropriétaires absents, non représentés et n'ayant pas voté par correspondance ne sont pas considérés comme opposants. La loi prévoit une liste non exhaustive des décisions qui sont prises à cette majorité simple.

Sont votés, par exemple, à la majorité de l'article 24 : les travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble ainsi qu'à la préservation de la santé et de la sécurité physique des occupants ; les travaux d'accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite, sous réserve qu'ils n'affectent pas la structure de l'immeuble ou ses éléments d'équipement essentiels ; la décision d’engager un diagnostic technique global, de supprimer les vide-ordures pour des impératifs d'hygiène, de donner une autorisation permanente à la police ou à la gendarmerie de pénétrer dans les parties communes. Mais aussi : les travaux rendus obligatoires ; la décision d'équiper les emplacements de stationnement de bornes de recharge pour véhicules électriques ou encore les adaptations du règlement de copropriété...

Majorité de l'article 25

Les décisions prises à la majorité de l'article 25 sont adoptées si elles remportent les voix de tous les copropriétaires. La majorité se calcule donc sur la totalité des voix des copropriétaires de l'immeuble, qu'ils soient présents, absents, représentés ou pas, qu'ils aient voté par correspondance ou pas. C'est pourquoi on la qualifie de majorité absolue. Les décisions qui doivent être prises à cette majorité sont énumérées pour la plupart à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

Sont votés, par exemple, à la majorité de l'article 25 : la désignation ou la révocation du syndic et des membres du conseil syndical ; l'autorisation pour certains copropriétaires d'effectuer, à leurs frais, des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble ; les travaux d'économies d'énergie ou de réduction des émissions de gaz à effet de serre ; les modalités d'ouverture des portes d'accès aux immeubles ; tous les travaux comportant transformation, addition ou amélioration ; l'installation de compteurs d'eau froide divisionnaires...

Pour éviter que l'absentéisme n'entrave la prise de décision des questions soumises à la majorité absolue, la loi a prévu un système de passerelle qui permet de passer de la majorité absolue à la majorité simple. Une décision qui n'a pas pu être adoptée à la majorité absolue prévue à l'article 25 peut être soumise une deuxième fois au vote au cours de la même assemblée si elle a obtenu au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Cette fois, la résolution est adoptée si elle obtient la majorité simple de l'article 24, qui ne tient compte que des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.

Majorité de l'article 26

Les décisions les plus importantes sont prises à la majorité des membres du syndicat représentant au moins deux tiers de voix. C'est donc une double majorité : la décision est adoptée si la majorité des copropriétaires votent pour et que le total de leurs voix représente au moins les deux tiers des voix de tous les copropriétaires. Pour comptabiliser le nombre de copropriétaires et le nombre de voix, on tient compte de l'ensemble des copropriétaires et de leurs voix, qu'ils soient présents ou non à l'assemblée, représentés ou pas.

Sont votés, par exemple, à la double majorité de l'article 26 :

Les décisions les plus importantes telles que : l'achat ou la vente de biens immobiliers, notamment l'achat d'un lot privatif pour installer un ascenseur, aménager un local à vélos, ou la vente de parties communes telle qu'un bout de pallier cédé à un copropriétaire (sous réserve que cette vente ne porte pas atteinte au respect de la destination de l'immeuble) ; la modification du règlement de copropriété dans la mesure où il concerne la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes ; la suppression du poste de concierge ou de gardien et la vente du logement affecté au concierge ou au gardien lorsqu'il appartient au syndicat.

Un système de passerelle permet aussi désormais à toutes les décisions qui relèvent de la double majorité de l'article 26, qui n'ont pas été adoptées d'être à nouveau soumises au vote si elles ont recueilli l'approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Les copropriétaires peuvent alors voter immédiatement une deuxième fois la même résolution, cette fois à la majorité des voix de tous les copropriétaires, c'est-à-dire la majorité de l'article 25.

L'unanimité de l'article 26

Toutes les décisions entraînant une modification des conditions d'utilisation des parties privatives telles qu'elles sont définies dans le règlement de copropriété, ou supprimant un élément d'équipement commun  (par exemple la suppression d'une installation de chauffage collectif) ne peuvent être prises qu'à l'unanimité. Sont également prises à l'unanimité les décisions qui modifient les dispositions du règlement de copropriété relatives à la destination de l'immeuble, ou encore la vente de parties communes dont la conservation est nécessaire au respect de la destination de l'immeuble.  

Le procès-verbal d'assemblée générale

Au cours de l'assemblée générale, le secrétaire (le syndic) établit le procès-verbal en inscrivant le résultat des votes sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour. Il indique aussi le nom et le nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et de ceux qui se sont abstenus.

Le procès-verbal est ensuite signé par le président, le secrétaires et les scrutateurs.

Le procès-verbal d'assemblée générale doit être notifié par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, par acte d’huissier ou par lettre recommandée électronique aux copropriétaires défaillants ou opposants dans un délai d'un mois à compter de la tenue de l'assemblée.

L'envoi en recommandé électronique est réservé aux copropriétaires qui ont accepté expressément ce type d'envoi.