État des lieux : attention à qui signe à la place du locataire ! (on vous dit pourquoi)

Une décision de justice récente rappelle que le propriétaire d'un logement doit faire attention aux signataires de l'état des lieux de sortie. Si la personne qui représente le locataire absent n'a pas été mandatée, l'état des lieux peut être remis en cause... Ainsi que les retenues sur le dépôt de garantie qui vont avec !

État des lieux de sortie : il faut contrôler les signataires

À défaut de locataire présent ou dûment représenté, seul le recours à un commissaire de justice (ex-huissier) permet au propriétaire d'avoir un état des lieux valable.

👉L'état des lieux de sortie réalisé entre particuliers

Dans la quasi-totalité des cas, l'état des lieux « est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles » (article 3-2 de la loi de 1989). L'état des lieux s'effectue donc le plus souvent en présence du propriétaire (ou de son représentant) et du ou des (co)locataires.

👉En cas d'absence d'un (co)locataire

Il arrive qu'un des (co)locataires soit absent et laisse les autres (co)locataires signer pour lui ou demande à un proche de le représenter. Dans ce cas, le propriétaire considère généralement qu'il y a un mandat tacite* entre le présent et l'absent et qu'il n'y donc a pas à formaliser la chose. Erreur ! S'il ne s'en suit que très rarement une contestation, lorsqu'elle arrive le juge sanctionne durement la légèreté du propriétaire !

👉Exemple d'état des lieux de sortie jugé sans valeur

🗣️ Pour la justice, dans cette affaire ni l'identité du signataire ni la preuve du mandat reçu du locataire ne sont établies. En conséquence, « l'état des lieux de sortie n'a pas été établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles, de sorte que le recours à un commissaire de justice était obligatoire. Le document produit ne peut faire la preuve, qui incombe au propriétaire, de dégradations locatives ».

💡Conseil de PAP pour un état des lieux de sortie réussi

Même s'il existe un climat de confiance, même si la personne présente est un très proche du locataire, il est toujours recommandé d'exiger que cette personne soit munie d'une procuration datée/signée et de la photocopie de sa pièce d'identité et de celle du locataire. A minima, il faut exiger du locataire absent qu'il adresse au propriétaire un mail dans lequel il déclare se faire représenter par X pour l'établissement et la signature de l'état des lieux de sortie.

L’état des lieux de sortie par commissaire de justice (ex-huissier)

Si l’état des lieux ne peut être établi contradictoirement et amiablement par les parties, il doit être établi par un commissaire de justice sur l’initiative de la partie la plus diligente. Il en est de même si la personne qui prétend représenter le locataire n'a pas été mandatée pour le faire.

L'état des lieux de sortie contradictoire est impossible

😤Si le locataire refuse tout rendez-vous d'état des lieux de sortie ou si, une fois sur place, il refuse de signer l'état des lieux de sortie, inutile d'établir un état des lieux signé seulement par le propriétaire ; il serait non contradictoire et n'aurait donc aucune valeur ! Seule solution pour pallier la défaillance du locataire : recourir aux services d'un commissaire de justice.

👉L'état des lieux de sortie est possible mais au moins un des locataires est absent

Si l'état des lieux amiable est possible mais ne s'effectue pas en la présence de tous les (co)locataires, il faut impérativement s'assurer que la ou les personnes présentent ont bien été mandatées pour le signer. Cela s'impose même si :

• La personne présente est un des (co)locataires ;
• La personne présente est de la famille du locataire absent. Le fait d'être le père ou la mère du locataire absent ne dispense pas d'être valablement mandaté (sauf dans l'hypothèse d'un locataire mineur).

À défaut le recours au commissaire de justice s'impose. 

État des lieux de sortie : indispensable pour retenir des sommes sur le dépôt de garantie

⚠️ L'existence d'un état des lieux de sortie valable est la condition indispensable pour retenir des sommes sur le dépôt de garantie en cas de dégradation ou de pertes imputables au locataire en fin de bail. En l'absence d'un tel état des lieux, toute retenue est précaire, hautement contestable... Et souvent contestée !

👉Contenu de l'état des lieux de sortie

L'état des lieux de sortie, c'est pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être noté les évolutions constatées depuis l'établissement de l'état des lieux d'entrée.

📷 L'état des lieux de sortie peut être complété d'observations ou de réserves et illustré de photos. L'état des lieux de sortie doit comporter au moins les informations suivantes :

• Date d'établissement de l'état des lieux de sortie ainsi que celle de l'état des lieux d'entrée
• Adresse du logement
• Nom des parties et le domicile ou le siège social du propriétaire
• Adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire
• Nom et domicile des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux de sortie
• Relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie
• Détail et destination des clés ou de tout autre moyen d'accès au logement/parties communes
• Signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux

👉 Les états des lieux d'entrée et de sortie peuvent être réalisés sous la forme d'un document unique ou de documents distincts ayant une présentation similaire.

🤳Vidéo : 3 erreurs (fatales) à éviter lors de l'état des lieux de sortie