Copropriété : le syndic peut convoquer et envoyer des documents par voie électronique

Pour convoquer les copropriétaires à l'assemblée générale ou encore leur envoyer le procès-verbal de cette réunion, le syndic avait la possibilité de le faire soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par télécopie avec récépissé jusqu'au 24 octobre. Depuis cette date, la possibilité de notifier des actes par télécopie a été supprimée et remplacée par la possibilité de le faire par lettre recommandée électronique. C'est le mode d'envoi prévu par la loi fixant les règles à suivre en copropriété pour toutes les notifications et mises en demeure.

Une autorisation à donner au syndic pour les notifications par voie électronique

Depuis le 24 octobre 2015, le syndic peut convoquer l'assemblée générale et en adresser les procès-verbaux aux copropriétaires par voie électronique. Il doit cependant recueillir l'accord préalable et écrit de chacun des copropriétaires qui sont prêts à l'accepter. Tout copropriétaire ne souhaitant pas opter pour ce mode d'envoi est donc libre de ne pas l'accepter.

Pour recevoir les notifications par voie électronique, les copropriétaires doivent donner leur autorisation au syndic :

• soit au cours d'une assemblée générale de copropriété : dans ce cas, l'accord du copropriétaire est noté dans le procès-verbal d'assemblée générale ;
• soit à tout moment, en écrivant au syndic et en lui adressant leur autorisation soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par lettre recommandée électronique (LRE).

Le syndic doit mentionner dans le registre des procès-verbaux de la copropriété chacune des autorisations qu'il a reçues.

Comment s'effectue un envoi par lettre recommandée électronique en copropriété ?

Le copropriétaire est informé qu'il va recevoir une LRE

Tout d'abord, le copropriétaire destinataire doit être informé par le tiers chargé de son acheminement qu'il va recevoir une lettre recommandée électronique (LRE) et qu'il peut l'accepter ou la refuser dans un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information. A ce stade, le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique.

Le copropriétaire reçoit le contenu par courrier électronique

Dès que le copropriétaire destinataire a accepté de recevoir la lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement envoie la lettre recommandée électronique à l'adresse électronique qui lui a été transmise par le syndic.

Date de réception de la lettre recommandée électronique

Le destinataire d'une LRE est réputé l'avoir reçue à compter du lendemain par le tiers chargé de son acheminement.

D'autres actes peuvent être adressés par voie électronique en copropriété

Par le syndic :

Depuis le 24 octobre 2015, c'est l'ensemble des notifications et mises en demeure prévues par la loi fixant les règles à suivre en copropriété qui peuvent être effectuées par voie électronique. Dès lors que les copropriétaires concernés ont donné leur accord pour recevoir toute notification ou mise en demeure par voie dématérialisée, le syndic peut leur adresser l'ensemble des actes pour lesquels le recommandé ou le fax étaient nécessaires jusque-là, outre les convocations et les procès-verbaux d'assemblée générale.

Par les copropriétaires :

Quant aux copropriétaires, ils peuvent aussi désormais, s'ils le souhaitent, adresser au syndic les demandes qu'ils étaient tenus d'effectuer jusqu'à présent par courrier recommandé avec accusé de réception, comme :

• leur demande de mettre une question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale ;
• pour les copropriétaires n'ayant pas voté pour la réalisation de travaux d'amélioration adoptés par les copropriétaires, leur demande d'échelonner leur paiement sur dix ans ;
  
• leur mise en demeure au syndic ou au Président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale...