Absents à l’assemblée générale de copropriété ? Voici ce que vous risquez !

Les copropriétaires reçoivent tous les ans une convocation pour participer à l'assemblée générale. Chaque copropriétaire est invité à y participer afin de voter les questions qui sont inscrites à l'ordre du jour. Indispensables à la bonne gestion de l'immeuble, les décisions prises par les copropriétaires lors de l'assemblée portent aussi bien sur la comptabilité, l'élection du syndic ou encore sur les différents travaux nécessaires à l'entretien de l'immeuble. Pourtant beaucoup de copropriétaires font l'impasse sur cette réunion. Heureusement il existe plusieurs moyens qui permettent aux copropriétaires de prendre les résolutions malgré tout.

Les solutions pour lutter contre l'absentéisme

Voter sans aller à l'assemblée générale de copropriété

Pour permettre aux copropriétaires de voter sans se rendre physiquement à l'assemblée générale, il existe désormais une palette de solutions. Vous pouvez voter sans être présent soit :

• en vous faisant représenter ;
• en votant par correspondance avant la tenue de l'AG. Ce nouveau moyen de vote permet à tout copropriétaire qui le souhaite de se prononcer sur les décisions sans assister à l'assemblée ;
• si les copropriétaires l'ont décidé en assemblée générale et que le syndic l'a mis en place, vous pouvez également assister à l'assemblée générale de copropriété par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique.

🗳️ Voter une deuxième fois les décisions en AG

Par ailleurs, pour permettre aux décisions d'avoir de meilleures chances d'être adoptées malgré l'absentéisme, un système de « passerelles » offre une deuxième chance à des décisions soumises à une majorité renforcée d'être prises. Lorsqu'elles n'ont pu être adoptées lors d'un premier vote, la plupart des décisions peuvent désormais être soumises à un deuxième vote au cours de la même assemblée générale, cette fois à une majorité moins contraignante.

Les différentes majorités pour voter une résolution

Pour bien comprendre le mécanisme et l'enjeu du vote en AG, voici les différentes majorités auxquelles sont soumises les décisions. Elles sont plus ou moins fortes selon leur importance. C'est la loi du 10 juillet 1965 qui fixe le cadre juridique de la copropriété qui détermine ces différentes majorités et les décisions qui doivent y être soumises.

👉 Majorité de l'article 24

Les décisions les plus courantes concernant, par exemple, l'administration courante ou l'entretien de l'immeuble sont prises à la majorité simple, c'est-à-dire à la majorité des voix exprimées des copropriétaires qui sont présents, représentés ou ayant voté par correspondance. On ne tient compte ni des abstentions ni des copropriétaires absents ou non représentés.

👉 Majorité de l'article 25

C'est la majorité des voix de tous les copropriétaires, qu'ils soient présents, absents, représentés, ou qu'ils votent à distance. Les décisions qui doivent être prises à cette majorité sont énumérées pour la plupart à l'article 25 . Il s'agit, par exemple, de la désignation ou de la révocation du syndic, de l'autorisation pour certains copropriétaires d'effectuer, à leurs frais, des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble...

👉 Majorité de l'article 26

Les décisions les plus importantes du syndicat sont prises à la majorité (article 26) de tous les copropriétaires représentant au moins deux tiers de voix (par exemple la modification du règlement de copropriété ; l'achat d'un lot privatif pour installer, par exemple, un ascenseur ou créer un local à vélos ; la vente de parties communes...). Il s'agit d'une double majorité, puisque c'est une majorité en nombre de copropriétaires et en voix. Pour que la décision soit prise, il faut donc à la fois que la majorité des copropriétaires votent pour et que le total de leurs voix représente au moins les deux tiers des voix de tous les copropriétaires présents ou non à l'assemblée.

👉 L'unanimité

Toutes les décisions concernant l'aliénation des parties communes dont la conservation est nécessaire au respect de la destination de l'immeuble ou entraînant une atteinte aux conditions de jouissance des parties privatives ne peuvent être prises qu'à l'unanimité des copropriétaires (articles 26).

Assemblée générale : comment se faire représenter ?

Au cours de l'assemblée générale sont prises des décisions relatives à l'entretien courant de l'immeuble, mais aussi des décisions plus importantes. Or, si un copropriétaire est absent et n'a pas pris le soin de se faire représenter à l'assemblée générale, ni d'envoyer son vote par correspondance à temps, son vote risque de cruellement faire défaut. Cela peut empêcher certaines décisions d'être prises par manque de voix, alors que ce n'était pas l'intention du copropriétaire absent. C'est pourquoi il est très important de se faire représenter.

👉Désigner un mandataire qui votera en votre nom

Si vous ne pouvez pas participer à une assemblée générale et que vous ne votez pas par correspondance, vous pouvez demander à un copropriétaire qui doit assister à l'assemblée s'il peut vous y représenter. C'est la solution la plus courante. Mais vous pouvez aussi choisir une personne extérieure à la copropriété, parmi vos proches, par exemple, car vous êtes libre de désigner la personne : le « mandataire » de votre choix. Il vous suffit d'en indiquer le nom, sur le mandat ou « pouvoir » que vous trouverez parmi les annexes de la convocation à l'assemblée générale.

👉 Votre choix est libre mais ne peut cependant pas porter sur le syndic et son entourage, sous peine de nullité de la décision prise. Il en est ainsi :

• du syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité et de son concubin ;
• des ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;
• des préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité et de leur concubin ;
• des ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.

⚠️ Le mandataire ne peut recevoir qu'un nombre limité de pouvoirs

Si les copropriétaires peuvent librement choisir leur mandataire, chaque représentant ne peut, quant à lui, cumuler plus de trois délégations de vote, sauf exception ci-dessous. Cette mesure vise à empêcher qu'une seule personne n'influe trop lourdement sur les décisions de l'assemblée.

Ainsi, un administrateur de biens gérant plusieurs appartements dans un même immeuble ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Cela évite qu'un gérant ne se retrouve, grâce aux nombreux mandats de gestion qu'il détient dans un immeuble, à cumuler plus de trois pouvoirs ou 10 % (ou 15 %) des votes à lui seul.

👉 Par exception, le mandataire peut recevoir plus de trois mandats

Dans deux cas, le mandataire a le droit de recevoir plus de trois pouvoirs :

1. lorsque la somme des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants ne représente pas plus de 10% des voix de tous les copropriétaires (100 millièmes, par exemple). Ce taux est cependant porté à 15 % entre le 1er juin 2020 et le 31 juillet 2022 pour encourager les copropriétaires à voter en délégant leur vote dans un contexte de pandémie ;
2. si un syndicat secondaire est constitué et que les copropriétaires de ce syndicat secondaire sont convoqués à l'assemblée générale du syndicat principal : l'un d'entre eux peut alors détenir un nombre illimité de mandats des membres de ce syndicat secondaire pour les représenter à l'assemblée générale du syndicat principal.

Éviter de donner un pouvoir « en blanc »

Mieux vaut éviter de remettre un pouvoir en blanc au syndic, car il ne peut ni choisir un représentant ni voter en votre nom. La loi lui impose désormais de transmettre ces mandats au président du conseil syndical ou, à défaut, au président de séance. S’il n’y a pas de président, un membre du conseil syndical en reçoit la charge. Vous l'aurez compris, il est toujours mieux de désigner soi-même une personne à qui confier votre pouvoir. Mais il y a d'autres moyens de participer au vote sans être présent :

• soit de voter par avance par correspondance au moyen d’un formulaire établi : ce formulaire est joint à la convocation à l'assemblée générale et vous devez le renvoyer dûment complété avec toutes vos intentions de vote au syndic afin qu'il le réceptionne au plus tard trois jours francs avant la date de cette réunion. Pour être sûr que votre formulaire arrive à temps, vous pouvez répondre par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic. Dans ce cas, votre formulaire est présumé réceptionné le jour même où vous l'envoyez ;
• soit de participer à distance à l'assemblée générale.

Assemblée générale : quelles conséquences pour le copropriétaire absent ?

Accepter les décisions prises en assemblée

Les décisions de l’assemblée portent sur la désignation du syndic, le conseil syndical, le budget prévisionnel et les travaux. Une fois votées, elles s’appliquent à tous. Un copropriétaire absent ou non représenté peut ainsi découvrir trop tard qu’un budget travaux important a été adopté. Il devra y contribuer selon sa quote-part, même s’il les juge inutiles ou aurait préféré les reporter, comme pour la peinture de la cage d’escalier.

Demander un paiement échelonné

Seuls les copropriétaires opposés aux travaux d’amélioration ou absents/non représentés peuvent demander un étalement du paiement sur 10 ans. Ils devront régler chaque année 1/10e de leur quote-part, majoré du taux d’intérêt légal. Si la copropriété a contracté un emprunt, les intérêts seront inclus. La demande doit être adressée au syndic dans les 2 mois suivant la notification du PV d’AG, de préférence par lettre recommandée avec AR, bien que la loi n’impose pas de forme spécifique.

Contester une décision d'assemblée générale

Les copropriétaires absents ou opposants peuvent contester une assemblée générale uniquement en cas d’irrégularité. Cette action nécessite un avocat et se porte devant le tribunal judiciaire. Mieux vaut anticiper en consultant l’ordre du jour dès réception de la convocation et en votant à distance ou en se faisant représenter pour éviter toute mauvaise surprise.

Une réglementation contre l'absentéisme à l'assemblée générale

Les différentes majorités de vote en assemblée générale de copropriété sont prévues aux articles 24, 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 qui fixe le cadre législatif de la copropriété. C'est pourquoi on parle de vote : à la majorité de l'article 24, à la majorité de l'article 25, à la double majorité de l'article 26 ou enfin à l'unanimité. Pour éviter qu'un certain nombre de décisions ne puissent être votées du fait de l'absentéisme, la loi a prévu un système de passerelles. Cela concerne les décisions pour lesquelles l'ensemble des voix des copropriétaires sont prises en compte pour le calcul des majorités à obtenir, y compris, donc, celle des absents non représentés. Il s'agit donc des décisions soumises aux majorités prévues aux articles 25 et 26.

👉 Le système des passerelles

Le décompte des voix des résolutions soumises aux majorités des articles 25 et 26 ou à l'unanimité de l'article 26 se calcule donc sur l'ensemble des voix de tous les copropriétaires, y compris ceux qui sont absents et non représentés. Par leur absence, les copropriétaires qui ne se sont pas faits représenter risquent donc de bloquer la prise de décisions de toutes les résolutions soumises à ces majorités.

👉 Pour contrer cela, la loi a prévu des passerelles en permettant aux copropriétaires, au cours de la même assemblée, de voter une deuxième fois à une majorité assouplie une décision soumise à une majorité plus forte. Pour cela, lors du premier vote, la décision doit avoir obtenu un certain nombre de voix.

Pas besoin de passerelle pour les décisions soumises à majorité de l'article 24

Rappelons qu'une décision soumise à cette majorité est adoptée si elle remporte la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. On ne tient pas compte des abstentions, ni des copropriétaires absents et non représentés. L'absentéisme n'empêche donc pas que la décision soit prise par les copropriétaires impliqués dès lors qu'elle remporte la majorité.

Cette majorité dite simple est requise, par exemple, pour les travaux d'entretien courant de l'immeuble, pour les travaux d'accessibilité aux parties communes des personnes handicapées ou à mobilité réduite qui n'affectent pas la structure de l'immeuble, ou encore pour décider d'équiper les emplacements de stationnement individuels de bornes de recharge pour véhicules électriques et hybrides rechargeables...