Comment faire un état des lieux d'entrée et de sortie ?

L'état des lieux : mode d'emploi

L'état des lieux doit être établi lors de la remise des clés à l'entrée des lieux et au départ du locataire. Il est établi par le locataire et le propriétaire, mais le recours à un huissier est possible.

Ce constat, signé des deux parties, est destiné à faire la preuve, soit que le locataire a rendu les lieux en bon état, soit, au contraire, qu'il y a eu des dégradations ou des pertes survenues pendant la location. Pour les logements d’habitation loués en tant que résidence principale du locataire, la loi encadre les modalités d’établissement des états des lieux.

Faire une description minutieuse

L’état des lieux, c’est une description minutieuse par écrit de tout le logement et des éléments qu’il comporte. Il faut passer dans chacune des pièces du logement, y compris les pièces d’eau, cuisine, débarras… et décrire l’état de chaque élément : murs, sols, plafond, fenêtre, robinetterie, radiateurs, installation électrique, serrures. S’il y a, par exemple, une cuisine équipée, il faut préciser le type de chaque appareil et son état, et prendre le soin de vérifier que tout fonctionne.

Pour faire un état des lieux, le propriétaire et le locataire ont toujours intérêt à utiliser un modèle type comportant les mentions qui doivent impérativement figurer sur l’état des lieux. Il faut en faire un à l'entrée et un autre à la sortie du locataire, et utilisant, si possible, un modèle type semblable afin de permettre une bonne comparaison.

L'état des lieux en location meublée

Si le logement est équipé de meubles, une description précise de chaque équipement est nécessaire. L'état des lieux en location meublée rajoute à l'état du logement celui du mobilier présent dans le logement. Un inventaire de tous les meubles doit être joint au formulaire d'état des lieux. Il faut s'assurer que les meubles obligatoires sont bien présents dans le logement et préciser dans quel état ils sont au moment où l'état des lieux est réalisé.

Il est recommandé d'indiquer la marque et le prix des meubles lorsqu'ils appartiennent à une gamme élevée afin que si la question de la réparation ou du remplacement se posait il y ait une base d'évaluation.

Signer l'état des lieux pour qu'il soit contradictoire

Le bailleur et le locataire établissent ensemble l'état des lieux et doivent se mettre d’accord sur le contenu. Une fois la description complète effectuée, le bailleur et le locataire le signent tous deux et chacun en conserve un exemplaire. C’est ce que l’on appelle un état des lieux contradictoire établi amiablement.

C'est en le signant ensemble que le bailleur et le locataire reconnaissent être d’accord sur le contenu. C’est ce qui rend ce document utilisable, par la suite. Mais si l’état des lieux n’est signé que par le propriétaire ou que par le locataire, il n’est pas contradictoire, et n'a donc aucune valeur juridique.

A défaut, s’ils n’arrivent pas à se mettre d’accord pour rédiger l’état des lieux, le propriétaire ou le locataire peuvent alors faire appel à un huissier de justice qui va prendre le relais. Celui-ci doit convoquer le bailleur et le locataire au moins sept jours avant de venir réaliser l’état des lieux. Dans ce cas, les frais d'huissier sont partagés par moitié entre le bailleur et son locataire.

Illustrer l'état des lieux

Depuis le 1er juin 2016, il est possible de compléter les états des lieux par des photos. En effet, une photo est souvent bien utile pour mettre en évidence des : taches, trous, déchirure, traces... sur les murs, sols ou plafonds. Les photos vont vous permettre d’illustrer l’état des lieux, mais cela ne le remplace pas ! Si vous décidez de faire des photos, il faut les dater et préciser sur chacune d’elles à quelle pièce elle correspond et à quel endroit.

Ces photos peuvent être transmises par voie électronique. Dans ce cas, il est conseillé de les envoyer simultanément aux adresses mail du propriétaire et du locataire au moment où ils font l'état des lieux. Il est également possible d'annexer d'autres images : un plan par exemple, sur lequel on peut préciser plus facilement l'emplacement de ce que l'on constate.

Choisir une grille de vétusté

Au moment de la signature du contrat, les parties peuvent s'accorder sur le recours à une grille de vétusté. La grille choisie devra avoir fait l'objet d'un accord collectif de location. Cela peut être un accord collectif pour les logements à loyer modéré ou ceux conclus par des investisseurs institutionnels tels que les banques ou les assurances.

Le rôle de la grille de vétusté est de définir pour les principaux éléments et équipements du logement une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels. Sur la base de ce barème, il sera possible de définir le prix des réparations locatives imputables au locataire en cas de dégradation de sa part. Nous vous proposons un modèle de grille de vétusté qui a l'avantage d'intégrer le mobilier dans son barème.

Qui peut assister à un état des lieux ?

Les parties au contrat de location : le locataire et le bailleur doivent assister à l'état des lieux pour que l'on puisse parler d'état des lieux contradictoire. Si l'une des parties n'était pas en mesure d'être là, il lui faudra donner une procuration à un tiers chargé de le représenter. Le mandataire devra être muni d'une procuration et d'une pièce d'identité. Sa signature engage bien le mandant qui ne pourra pas contester l'état des lieux ainsi réalisé.

A quel moment faut-il faire un état des lieux d'entrée ?

C’est à l’arrivée et au départ du locataire qu’il faut faire des états des lieux du logement et de ses annexes éventuelles.

L'état des lieux entrant

L'état des lieux est à faire au moment où le propriétaire remet les clés du logement au locataire. Cela permet de garder en mémoire l’état du logement à l’arrivée du locataire. C’est pourquoi le locataire ne doit accepter de le faire qu’au moment où il va réellement en prendre possession et donc devenir responsable de son entretien.

Il est toujours déconseillé de faire un état des lieux par anticipation, avant la date à laquelle le locataire doit rentrer dans les lieux. En effet, si des dégâts surviennent avant qu’il en ait reçu les clés alors que l’état des lieux d’entrée a déjà été fait, il pourrait se retrouver à devoir prendre en charge la réparation des dégâts.

La modification de l'état des lieux après signature

Une fois qu'il a signé l'état des lieux d'entrée, si le locataire constate dans les dix jours qu’il a omis d’y indiquer certaines observations, il peut demander au propriétaire de le compléter.

De même, si au cours du premier mois de la période de chauffe, il constate des dysfonctionnements, il peut également demander au bailleur de le compléter.

Quand faire l'état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie est à faire au moment où le locataire quitte le logement, donc au moment de la remise des clés au propriétaire. Cela permet d’avoir une description très précise de l’état du logement au départ du locataire. L'état des lieux de sortie constate si le locataire a laissé le logement et ses équipements en bon état de réparations.

L'état des lieux de sortie est-il obligatoire ?

L'état des lieux de sortie est obligatoire. Il peut arriver qu'il ne soit pas réalisé et dans ce cas cela a surtout une incidence pour le bailleur. En effet, en l'absence d'état des lieux de sortie,

L'état des lieux de sortie a une vraie importance pour le propriétaire. Si le propriétaire ne fait pas d'état des lieux de sortie, il ne pourra faire aucune retenue sur le dépôt de garantie du locataire. Le propriétaire absent et non représenté à l'état des lieux des sorties a tout à perdre surtout s'il constate après coup que le logement a été dégradé.

Quel délai pour l'état des lieux de sortie ?

Il n'y a pas de délais légaux pour faire l'état des lieux de sortie. Il se fait au moment de la restitution des clefs au bailleur. Il peut donc se faire à tout moment après que le préavis ait été donné à condition que le locataire prenne la peine de prévenir le bailleur de la date choisie. Par défaut il doit être fait au dernier jour du préavis de bail.

Noter que la réalisation d'un état des lieux avant la fin du préavis ne dispense pas le locataire de devoir s'acquitter de son loyer jusqu'au bout du préavis.

L'état des lieux peut être réalisé après la fin du préavis, dans ce cas c'est celui qui est responsable qui devra supporter le loyer des jours supplémentaires.

Il peut arriver que le locataire parte sans avoir fait l'état des lieux de sortie, dans ce cas le propriétaire peut encore faire réaliser un état des lieux avec le concours d'un huissier. S'il n'y a pas de délai légal pour le faire, il faut l'état des lieux soit réaliser dans un délai relativement court après le départ du locataire et avant que le logement ne soit de nouveau occupé pour éviter que une contestation du locataire sortant.

Un état des lieux de sortie pour comparer l'état du logement à l'arrivée et au départ du locataire

C’est la comparaison entre l’état des lieux effectué à l’entrée et celui effectué à la sortie qui permet de mettre en évidence l'évolution de l'état de chaque pièce et partie du logement, et si, par exemple, des dégâts sont survenus pendant la location. Dans ce cas, si les dégâts sont imputables au locataire et non à la vétusté, le bailleur pourra retenir une somme correspondant à la remise en état sur le dépôt de garantie que le locataire lui a versé à son arrivée. En revanche, ce qui est dégradé du seul fait de l'usure normale du temps reste à la charge du propriétaire. C'est pourquoi on applique un taux de vétusté au montant imputable au locataire en fonction de l'ancienneté de l'équipement.

Si le propriétaire a laissé un logement impeccable au locataire et que celui-ci a installé sur l’un des murs une importante bibliothèque et laisse à son départ de très nombreux trous à cet emplacement, cela permet au propriétaire de facturer au locataire la réparation du mur.

Pour dénombrer les clés et bips

On doit également indiquer sur les états des lieux le nombre et la destination de chaque clé, bip ou télécommande permettant l’accès au logement, à la boite aux lettres et aux annexes (parking, cave, remise.). S'il en manque au départ du locataire, à lui de les remplacer. Dans certaines hypothèses, le propriétaire voudra un remplacement de la serrure plutôt qu'une réfection des clefs, lorsqu'il estime que garder la même serrure présenterait une insécurité pour le nouveau locataire.

Pour connaître la nouvelle adresse du locataire

Sur l'état des lieux de sortie, il faut préciser l'adresse du nouveau domicile du locataire ou son lieu d'hébergement afin de permettre au bailleur de lui restituer le dépôt de garantie ou le solde du montant versé avec le détail des sommes retenues si nécessaire. Si le montant du dépôt de garantie ne couvre pas les réparations locatives, le bailleur peut aussi le poursuivre en paiement.

Modèle de lettre : Restitution partielle du dépôt de garantie en cas de dégradations

Qu'est-ce qu'un état des lieux non conforme ?

Un état des lieux non conforme c'est celui qui fait apparaître des disparités entre l'état du logement à l'entrée et à la sortie. Il faut comprendre qu'on parle de dégradations, transformations non autorisées du logement, disparitions d'équipements qui étaient présents lors de l'entrée dans les lieux. Ceci n'est pas à confondre avec la simple usure du temps.

Qu'est-ce qui se passe si le propriétaire ne fait pas d'état des lieux ?

A la fin du bail c'est le propriétaire qui a un réel intérêt à réaliser un état des lieux. S'il ne s'y soumet pas, on considère par défaut que le logement a été remis en bon état de réparations . Aucune retenue ne peut dont être faite sur le dépôt de garantie du locataire.

Que faire en cas de désaccord ?

Il est fréquent que les parties ne soient pas d'accord sur l'état des lieux de sortie. L'état des lieux peut se révéler litigieux, parce que les parties ne s'accordent pour sur la qualification des dégradations. Le locataire conteste ou minimise les dégradations énoncées par le propriétaire en mettant en avant la vétusté là où le propriétaire lui parle de dégradations.

Il peut en résulter qu'une des parties souvent le locataire ne signe pas l'acte. En cas de désaccord, le seul moyen que le bailleur a c'est de faire appel à un huissier de justice afin qu'il réalise l'état des lieux qui s'impose au locataire.

Tout autre litige résultant de l'état de lieux (délais de restitution, montant des retenues, etc.) pourra être tranché par la Commission départementale de conciliation et si une des parties est en désaccord avec la décision de cette commission, elle devra saisir le tribunal judiciaire pour demander qu'un juge tranche le litige.

Quel est le prix d'un état des lieux ?

Le coût d'un état des lieux fait sans intermédiaire

L'état des lieux fait de manière amiable en l'absence de tout litige est gratuit lorsqu'il est fait entre le propriétaire et le locataire.

Le prix d'un état des lieux amiable fait par un intermédiaire

Si le propriétaire a recours à un intermédiaire, un professionnel pour réaliser l'état des lieux d'entrée, la facturation imputable au locataire ne peut excéder 3 €/m² de surface du logement. A condition que le locataire ne paie pas plus que le propriétaire.

Une des parties (souvent le bailleur) peut mandater un huissier pour réaliser cet état des lieux amiable. Dans ce cadre, ses tarifs sont libres.

La facturation d'un état des lieux non amiable fait par huissier

La question du prix et de la facturation de l'état des lieux se pose plus au moment de la sortie du logement. Lorsque, suite à un désaccord, voire un litige entre les parties, il est nécessaire de faire intervenir un huissier. La partie qui souhaite faire intervenir un huissier doit prévenir l'autre minimum une semaine avant la date de la tenue de l'état de lieux, par courrier recommandé avec accusé de réception.

La tarification des actes d'huissier a été réglementée par un décret et un arrêté du 28 février 2020. Le coût de l'état des lieux varie selon la surface du logement et sa localisation, il faut y rajouter des frais liés au courrier de convocation et des frais de déplacement.

• Pour un logement dont la surface est inférieure à 50 m², le coût de l'état des lieux sera de : 158,58 € en Métropole, 171,25 € en Martinique et Guadeloupe, 157,05 € en Guyane, 180,76 € à la Réunion et 160,33 € à Wallis et Futuna, Saint-Pierre-et-Miquelon, Mayotte.
• Pour un logement dont la surface est comprise entre 50 et 150 m², le coût de l'état des lieux sera de 180,28 € en Métropole, 196,56 € en Martinique et Guadeloupe, 180,02 € à la Guyane, 207,65 € à La Réunion et 183,85 € Wallis et Futuna, Saint-Pierre-et-Miquelon, Mayotte.
• Pour un logement dont la surface est supérieure à 150 m², le coût de l'état des lieux sera de 256,89 € en Métropole, 285,92 € en Guadeloupe et Martinique, 261,1 € en Guyane, 302,55 € à La Réunion et 266,843 € à Wallis et Futuna, Saint-Pierre-et-Miquelon, Mayotte.

Quelles sont les dégradations imputables au locataire ?

Lors de la remise des clés, le locataire se doit de restituer le logement en bon état de réparations. Le mauvais état initial noté dans l'état des lieux d'entrée est pris en pour apprécier l'évolution de l'état des équipements et du logement au moment de la sortie. Pour que la comparaison soit aisément faite, il est recommandé d'utiliser le même modèle d'état à l'entrée et à la sortie quoiqu'en ayant des documents distincts.

La vétusté est d'emblée à écarter des dégradations imputables au locataire, elle est toujours supportée par le propriétaire. Sont imputables au locataire : les dégradations survenues du fait de sa négligence (trous dans les murs , tâches, moquette et parquet abîmés, équipements cassés ou abîmés, etc.). Le locataire a une obligation d'entretenir le logement, donc les manques d'entretien constatés à la sortie sera à sa charge : manque d'entretien de la chaudière, des espaces extérieurs, etc.

Est-ce que le locataire doit refaire les peintures ?

Le locataire n'a pas une obligation de refaire les peintures, surtout lorsque la réfection est rendue nécessaire par le temps. Par contre s'il a causé des dégradations sur les peintures il doit y remédier ou alors le propriétaire sera en droit de considérer qu'il y a dégradations et lui faire une retenue sur le dépôt de garantie. La retenue devra prendre en compte l'état d'usage.

Qu'est-ce que le propriétaire peut retenir sur la caution ?

Le propriétaire, à l'issue de l'état des lieux de sortie, a le droit de retenir :

• le montant des réparations de dégradations notées dans l'état des lieux de sortie justifié par des devis ou des factures ;
• le coût des remplacements d'équipements manquants (clefs, meubles, etc.). Le remplacement doit être d'une gamme équivalente à l'équipement d'origine. Par exemple vous n'allez pas remplacer un meuble de luxe par un meuble en kit, ou une clé de haute sécurité par une simple clef, etc. ;
• les impayés au jour de la fin du contrat de location tels que impayés de loyers ;
• la régularisation des charges non faite au moment de la fin du contrat (au maximum 20 % du dépôt de garantie) ;
• les entretiens non réalisés (entretien annuel de la chaudière, entretien des jardins et équipements extérieurs, etc.).

Le délai de restitution court à partir de la date de signature de l'état des lieux de sorties. Le propriétaire dispose d'un mois en l'absence de dégradations et deux mois lorsque des dégradations ont été notées, pour restituer le dépôt de garantie après la tenue de l'état des lieux de sortie.