Charges locatives : comment ça marche ?

Cécile Nlend
Mis à jour par
le 12 juillet 2022
Juriste chez PAP.fr

C'est quoi les charges locatives ? Comment ça fonctionne : montant, paiement, régularisation ?

© katleho Seisa/Getty Images

Les charges locatives sont à ajouter au loyer dont le locataire doit s'acquitter auprès de son propriétaire à chaque échéance. Forfaitaires ou provisionnelles, elles visent le même but : faire supporter au locataire les frais occasionnés par son occupation du logement.

C'est quoi une charge locative ?

Les charges locatives sont des dépenses induites par l'occupation d'un logement notamment dans un immeuble collectif. Les immeubles collectifs se caractérisent par l'existence de parties communes qu'il est nécessaire d'entretenir et de maintenir en bon état et par des charges communes que les occupants de l'immeuble doivent se répartir entre eux.

Initialement payées par le propriétaire, elles sont récupérables sur le locataire sous forme de provision ou de forfait en même temps que le loyer. On parle le plus souvent de charges locatives ou charges récupérables lorsque le logement se trouve dans une copropriété, mais les logements individuels ne sont pas exclus, mais les charges y sont plus restreintes. Les charges locatives sont réparties par poste :

  • Les dépenses de personnel : employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (logé sur place)
  • Les frais inhérents à la présence d'un ascenseur ou monte-charge (électricité, exploitation de l'appareil, fourniture de produits ou petits matériels d'entretien, menues réparations de la cabine, etc.)
  • Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes (eau froide et chaude de l'ensemble des occupants, eau nécessaire à l'entretien des parties communes, eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs, menues réparations, etc.).
  • Les installations individuelles  : chauffage et production d'eau chaude, distribution d'eau dans les parties privatives (alimentation, entretien courant et menues réparation).
  • Parties communes intérieures (électricité, fourniture de produits d'entretien et de désinsectisation et désinfection, entretien tapis, vide- ordures, frais de personnel d'entretien).
  • Espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords des espaces verts).
  • Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage.

C'est le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui fixe la liste exhaustive des charges imputables au locataire.

Comment calcule-t-on les charges locatives ?

Les provisions de charge sont fixées sur la base des décomptes précédents ou sur la base du budget prévisionnel.

Au pourcentage pour les employés de l'immeuble : Le salaire perçu par l'employé d'immeuble, les charges sociales et fiscales qui en découlent sont récupérables à 100 % sur les locataires.

Pour le gardien ou concierge logé : le salaire, les charges sociales et fiscales sont récupérables pour 75 % de leur montant s'il assure le nettoyage des parties communes et sort les poubelles, 40 % s'il n'assure que l'une ou l'autre de ces deux tâches.

Une fois ce pourcentage établi, les montants calculés doivent être repartis entre les occupants, dont les locataires de l'immeuble.

La répartition selon les tantièmes ou les millièmes du lot : Selon les copropriétés, les charges locatives seront reparties selon les tantièmes ou millièmes de chaque lot. Pour l'eau chaude et le chauffage collectifs, il est obligatoire de préciser dans le contrat de bail le mode de répartition. Plus le lot sera grand, plus les tantièmes ou millièmes seront importants et les charges aussi.

Les relevés de compteurs : Lorsque les charges sont individualisées, on reporte simplement la consommation telle que relevée au compteur individuel du lot dans le décompte des charges. C'est le cas notamment pour la consommation d'eau.

Il faut noter que d'une copropriété à l'autre les charges ne seront pas les mêmes. Plus la copropriété aura des prestations (gardien, entretien des parties communes, espaces verts, ascenseurs, chauffage et eau chaude collectifs, etc.), plus l'enveloppe des charges de copropriété et donc les charges locatives seront importantes.

Il faut ainsi toujours prendre la mesure des prestations de l'immeuble dans lequel vous allez habiter. N'hésitez pas à vous poser la question de l'adéquation du montant des charges avec les prestations constatées. Il est possible de demander les décomptes des charges passés pour avoir une idée précise des charges et s'assurer que le montant des charges est en adéquation avec la réalité desdites charges.

Quand payer les charges locatives ?

Les charges sont payées d'avance en même temps que le loyer, sous forme de provision ou de forfait. Les provisions à la différence des charges peuvent faire l'objet d'une régularisation annuelle et être ajustées au besoin en cours de bail pour être conformes à la réalité des charges telles qu'établies par le décompte.

Pour les logements individuels, pour lesquels la liste des charges locatives est plus restreinte, elles se résument souvent à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ou de balayage, le contrat prévoit souvent qu'elles ne donnent pas lieu au versement d’une provision mensuelle, mais sont acquittées ponctuellement à la demande du bailleur sur justificatif des dépenses engagées.

C'est quoi une régularisation de charges locatives ?

  • La régularisation des charges pendant le bail

La périodicité

Lorsque le contrat de bail a opté pour des provisions de charges, les charges doivent être régularisées au moins une fois par an. la régularisation consiste à comparer le montant des provisions payées par le locataire par rapport au montant des charges récupérables acquittées par le propriétaire sur l'année précédente. C'est la différence qui donne lieu à une régularisation. Si le locataire a trop payé, il bénéficie d'un remboursement, s'il n'a pas assez payé c'est lui qui doit compléter les montants déjà versés au propriétaire.

Si l'écart était important, en défaveur du locataire, il peut demander un échelonnement par 12e et le propriétaire pourra réajuster le montant des provisions pour la suite.

Les justificatifs

Un mois avant la régularisation des charges effective, le propriétaire doit transmettre au locataire le décompte des charges locatives par postes de charges (eau, électricité, ascenseur, chauffage, etc.), le mode de répartition correspondant au lot loué et, le cas échéant, une note d'information sur le mode de répartition lié au chauffage et à la production d'eau chaude.

Sur demande du locataire, le propriétaire doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement.

Le propriétaire devra ensuite tenir le décompte à disposition du locataire jusque six mois après le lui avoir transmis. Si le propriétaire tarde à faire la régularisation : après la fin d'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire est en droit de demander un échelonnement sur 12 mois.

  • La régularisation des charges à la fin du bail

Il arrive qu'à la fin du bail, le décompte des charges ne soit pas disponible. Dans ce cas, la loi autorise le bailleur à conserver jusque 20 % du dépôt de garantie en attendant la clôture des comptes de copropriété. Dès la réception du décompte, le bailleur dispose d'un mois pour faire la régularisation avec le locataire.

Locataire et propriétaire disposent d'une alternative, ils peuvent d'un commun accord décider de se baser sur les données du précédent exercice pour faire les comptes.


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