Copropriétaires : comment utiliser votre extranet ?

Publié par le

Économie de papier, écologie respectée, gain de temps, immédiateté, autonomie : l'extranet est un bel outil. Encore faut-il savoir l'utiliser. Voyage au cœur de la dématérialisation !

 

Vous ne le savez pas toujours mais depuis le 1er janvier 2015 (loi Alur), tous les syndics professionnels sont tenus de proposer en assemblée générale un « accès en ligne sécurisé » (autrement dit un extranet), permettant de trouver certains documents dits dématérialisés (par opposition au support papier). Vous pourrez à partir de votre extranet consulter, télécharger ou imprimer ces documents.

Comment accéder à votre extranet ?

Vous devez en tout premier lieu vous rendre sur la page internet de votre syndic. Puis vous vous laissez guider jusqu'à ce que vous y trouviez : Activation de votre compte ou Création de votre compte ou tout autre formulation similaire.

Un fois sur cette page, vous aurez besoin d'un identifiant et de votre code d’activation. Ces éléments sont  indiqués sur vos appels de fonds que vous recevez chaque trimestre. Une fois votre compte activé, vous pourrez accéder à votre extranet.

Attention ! Certains copropriétaires n’auront pas accès à cet extranet car une dispense, prise à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires) est possible. Si lors d’une assemblée générale cette décision a été adoptée, vous en serez démuni.

Quels sont les documents obligatoires dans l’extranet ?

Depuis le 1er juillet 2020, les syndics de copropriété doivent respecter la liste minimale des documents à mettre à disposition des copropriétaires via l’extranet sécurisé.

Documents accessibles à tous les copropriétaires

  • Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés 
  • La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic
  • Le carnet d'entretien de l'immeuble
  • Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité 
  • Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité 
  • L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat 
  • Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours 
  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées 
  • Le contrat de syndic en cours

Documents accessibles au seul copropriétaire

  • Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle 
  • Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire 
  • Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle 
  • Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Important : Les documents sont mis à jour à disposition dans l’extranet au minimum une fois par an, dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle.

A savoir : S’agissant d’une liste minimale, rien n’empêche le syndic d’aller plus loin.

Quand accéder à ces documents ?

Convocation à l’assemblée générale 

En effet, la mise à disposition des documents dans l’extranet peut se substituer à l’envoi d'un courrier, sous réserve que le copropriétaire ait donné son accord (article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965). L’accord du copropriétaire peut être formulé soit au cours de l’assemblée générale, soit à tout moment au syndic. De la même manière, le copropriétaire peut retirer son accord, qui prendra alors effet le lendemain du huitième jour suivant la réception par le syndic.

Important : La convocation précise alors expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition sauf dispense.

La vente du bien 

Dans le cadre de la vente d’un logement en copropriété, certains documents et informations doivent être remises à l’acheteur. Il s’agit de ce que l’on appelle le pré-état daté.

Le pré-état daté comporte notamment :

  • le montant des charges courantes et des travaux payés par le vendeur pendant les deux exercices comptables antérieurs à la vente 
  • le montant de la part de fonds de travaux rattachée au lot principal vendu 
  • le montant de la dernière cotisation versée par le vendeur pour ce fonds ainsi que les sommes que l’acheteur est susceptible de devoir au syndicat de copropriété et celles dont le vendeur serait débiteur à l’égard du syndicat 
  • l’état global des éventuels impayés de charges au sein de la copropriété.

Il peut être fourni soit par le syndic, soit par le vendeur et là, l’extranet peut être d’un très grand secours. Le notaire en charge de la vente ne peut exiger que le pré-état daté soit communiqué par le syndic.

Dernières actualités

Copropriétaires : comment utiliser votre extranet ?

19 Octobre 2020

Comment accéder à votre extranet ? Quels sont les documents présents sur l'extranet ? Comment les...


IRL du 3e trimestre 2020 : le loyer des logements augmente de 0,46 % sur un an

15 Octobre 2020

L'indice de référence des loyers (IRL) du 3e trimestre 2020 est paru le 15 octobre 2020 ; il...


Copropriété : travaux d’accessibilité touchant les parties communes

14 Octobre 2020

A partir du 31 décembre 2020, tout copropriétaire pourra faire réaliser, à ses frais, des travaux...


MaPrimeRénov' : quelle aide pour vos travaux ?

12 Octobre 2020

puis le 1er octobre, tous les propriétaires peuvent bénéficier de MaPrimeRénov', l'aide financière...