Immobilier
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Location vide : charges locatives réelles

La provision de charges

En location vide, les charges locatives sont obligatoirement récupérables pour leur montant réel. Comme ce montant n'est pas connu au jour le jour, le locataire verse tous les mois une provision de charges.

C'est l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 qui le prévoit. Rappelons qu'il s'agit de la loi qui donne le cadre juridique obligatoire pour les logements principaux d'habitation.

La provision est fixée au départ en fonction des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation des charges et, lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété par le budget prévisionnel. Grâce à ces élément comptables, le propriétaire calcule la part des charges qui sont récupérables sur son locataire pour le bien qu’il loue. Il établit ainsi un montant prévisionnel de charges récupérables pour l’année à venir, qu’il divise par 12 pour obtenir le montant de charges à demander au locataire chaque mois en même temps que le loyer. 

Ne sous-estimez pas la provision de charges. Vous risquez d'avoir de mauvaises surprises, et votre locataire également, ce qui peut être source de difficultés.

Le cas particulier de la colocation
Toutefois, si le logement est loué en colocation, le bailleur peut proposer, seulement dans cette hypothèse, un forfait de charges. Ce forfait est sensé couvrir l'ensemble des charges locatives et ne peut pas faire l'objet d'un régularisation par le bailleur.

Charges locatives : une régularisation annuelle

Une fois par an, le syndic arrête les comptes de la copropriété et adresse au propriétaire un relevé de comptes faisant apparaître les dépenses réelles de la copropriété. Le propriétaire régularise alors les charges de son locataire, puisqu'il est tenu d'y procéder une fois par an. 

Lorsqu'il reçoit son arrêté de charges de copropriété, le propriétaire fait donc les comptes et vérifie que la provision couvre bien les dépenses réelles. Pour cela, il compare le relevé de charges du syndic avec la liste de charges récupérables fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987 pour ne comptabiliser que les charges récupérables.

Certains syndics indiquent le caractère récupérable ou non des charges sur les relevés de comptes de copropriété qu'ils adressent aux copropriétaires, ce qui simplifie la tâche des bailleurs.

Un mois avant de procéder à son tour, à la régularisation des charges de son locataire, le bailleur lui adresse le décompte par nature de charges ainsi que le mode de répartition entre les locataires, et, le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude. A compter de l'envoi de ce décompte, le propriétaire doit tenir les pièces justificatives de charges à la disposition des locataires pendant six mois.

Si la provision est supérieure au montant réel des charges locatives, le bailleur rembourse au locataire le trop-perçu. Si elle est insuffisante, le propriétaire réclame le complément au locataire et peut réajuster la provision à la hausse en justifiant également du budget prévisionnel.

Concrètement, le bailleur doit établir et adresser au locataire un décompte de charges par voie postale.

Toutefois, depuis le 1er septembre 2015, le bailleur peut également transmettre au locataire le récapitulatif de ses charges par voie dématérialisée si ce dernier lui en fait la demande.

Si le bailleur omet de procéder chaque année à la régularisation des charges de son locataire et le fait plus d'un an après l'année à régulariser et que les comptes révèlent que les charges appelées ne couvrent pas les charges locatives, le locataire peut alors demander un paiement échelonné sur douze mois des charges de l'année en question réclamées par le bailleur.

Régularisation de charges locatives et départ du locataire

La loi fixe au propriétaire un délai de deux mois à compter de la remise des clés pour restituer le dépôt de garantie, à moins que l'état des lieux ne révèle aucune dégradation locative, auquel cas le bailleur doit le restituer dans un délai de un mois.

Cependant, les comptes de la copropriété étant annuels, les charges ne sont pas toujours arrêtées au jour du départ du locataire.

Votre locataire est parti en juin 2016. Si le syndic arrête les comptes au 31 décembre, le bailleur n'aura le relevé de comptes de la copropriété pour 2016 qu'au cours du second semestre 2017. Il ne peut donc pas régulariser les charges 2016 de son locataire au moment où il part.

Pour pallier cette difficulté, le propriétaire peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie au-delà du délai de restitution prévu pour ce dépôt de garantie et ne restituer le solde éventuellement dû, sans intérêts, qu'après l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble collectif. Dans ce cas, il doit procéder à la régularisation définitive définitive des charges du locataire et lui restituer le solde éventuel dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble.

Cependant, le bailleur et le locataire peuvent aussi s'entendre et convenir de solder immédiatement l'ensemble des comptes au départ du locataire sans attendre.


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