Assemblée générale : comment se faire représenter ? | De Particulier à Particulier

Au cours de l'assemblée générale sont prises des décisions relatives à l'entretien courant de l'immeuble, mais aussi des décisions plus importantes. Or, si un copropriétaire est absent et n'a pas pris le soin de se faire représenter pour l'assemblée générale, son vote risque de cruellement faire défaut. Cela ne peut empêcher certaines décisions d'être prises par manque de voix, alors que ce n'était pas l'intention du copropriétaire absent. C'est pourquoi il est très important de se faire représenter.

1ère solution : désigner un mandataire qui votera en votre nom

Si vous ne pouvez pas participer à une assemblée générale, vous pouvez demander à un copropriétaire qui doit assister à l'assemblée s'il peut vous y représenter. Mais vous pouvez aussi choisir une personne extérieure à la copropriété, car vous êtes libre de désigner la personne : le « mandataire » de votre choix. Il vous suffit d'en indiquer le nom, sur le mandat ou « pouvoir » que vous trouverez parmi les annexes de la convocation à l'assemblée générale.

En revanche, certaines personnes ne peuvent recevoir de mandat sous peine de nullité de la décision prise. Il en est ainsi :

du syndic,
du conjoint ou partenaire pacsé,
du préposé du mandant.

Une fois signé, vous remettez ce mandat à la personne désignée qui va à son tour le remettre au syndic en début d'assemblée générale. A l'occasion de chacune des questions, elle votera à votre place selon vos instructions de vote.

Il est toujours conseillé de faire part au mandataire de vos intentions de vote. Vous trouverez un document prérempli permettant de le faire en annexe de la convocation à l'assemblée générale, avec le mandat. Il vous suffit d'y indiquer, pour chaque question listée, si vous y êtes favorable ou non.

Le mandataire ne peut recevoir qu'un nombre limité de pouvoirs

Si les copropriétaires peuvent librement choisir leur mandataire, chaque représentant ne peut, quant à lui, cumuler plus de trois délégations de vote. Cette mesure vise à empêcher qu'une seule personne n'influe trop lourdement sur les décisions de l'assemblée.

Ainsi, un administrateur de biens gérant plusieurs appartements dans un même immeuble ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Cela évite qu'un gérant ne se retrouve, grâce aux nombreux mandats de gestion qu'il détient dans un immeuble, à cumuler plus de trois pouvoirs ou 5 % des votes à lui seul.

Par exception, le mandataire peut recevoir plus de trois mandats

Dans deux cas, le mandataire a le droit de recevoir plus de trois pouvoirs :

lorsque la somme de ces mandats ne représente pas plus de 5 % des voix de tous les copropriétaires (50 millièmes, par exemple) ;
si un syndicat secondaire est constitué et que tous les copropriétaires du syndicat secondaire participent à l'assemblée générale du syndicat principal : l'un d'entre eux peut alors détenir un nombre illimité de mandats pour les représenter à l'assemblée générale du syndicat principal.

2ème solution : donner un pouvoir « en blanc »

On peut souhaiter se faire représenter sans savoir à qui donner son pouvoir. C'est possible car il n'est pas obligatoire d'indiquer le nom d'un mandataire dans le pouvoir que l'on doit signer pour se faire représenter. Il s'agit alors d'un mandat en blanc.

Le syndic ne pouvant vous représenter, il va remettre votre pouvoir à l'un des copropriétaires présents à l'assemblée, au hasard, après s'être assuré qu'il ne cumule pas plus de trois mandats.

Un tel pouvoir n'est pas sans risque, car vous ne savez pas si la personne à laquelle le syndic va remettre le pouvoir partage réellement votre point de vue. Or votre voix peut suffire dans certains cas à faire « basculer l'équilibre », et obtenir la majorité requise de décisions qui peuvent s'avérer lourdes de conséquences.

Alors, pensez toujours à joindre vos consignes de vote au mandat, et en particulier quand vous donnez un mandat en blanc !